寫字樓銷售合同管理制度一、總則1.目的為加強公司寫字樓銷售合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司寫字樓銷售業務中涉及的各類合同，包括但不限于銷售合同、租賃合同、合作協議等。3.基本原則依法合規原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應符合國家法律法規及相關政策的規定。公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方合法權益。風險防控原則：加強合同風險評估與防控，確保公司利益不受損失。統一管理原則：合同管理實行統一領導、分級負責、歸口管理。二、合同簽訂管理1.合同主體資格審查銷售部門在與客戶洽談合同前，應對客戶的主體資格進行審查，包括營業執照、法定代表人身份證明、授權委托書等相關證明文件。對于新客戶或資信狀況不明的客戶，應通過工商登記信息查詢、實地考察、第三方信用評估等方式，全面了解其經營狀況、財務狀況、信用記錄等，確保客戶具備簽訂合同的能力和信用。2.合同條款擬定銷售部門負責根據業務實際情況擬定合同條款，合同內容應明確、具體、完整，包括但不限于寫字樓基本信息、價格、付款方式、交付時間、違約責任等。在擬定合同條款時，應充分考慮公司利益和風險防范，對于重要條款和特殊要求，應與法務部門、財務部門等相關部門進行溝通協商，確保條款合法合規、公平合理。3.合同審批流程合同初稿擬定后，銷售部門應填寫《合同審批表》，詳細說明合同背景、主要條款、預計金額等內容，并提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將合同審批表及合同初稿依次提交法務部門、財務部門、分管領導、總經理審批。法務部門重點審查合同的合法性、合規性，對合同條款提出法律意見和風險防范建議；財務部門審核合同的付款方式、結算條款等是否符合公司財務管理制度，并對合同的財務風險進行評估；分管領導從業務角度對合同進行審核，提出意見和建議；總經理根據各部門審核意見，對合同進行最終審批。經各級審批通過的合同，由銷售部門負責與客戶簽訂。三、合同履行管理1.合同執行跟蹤合同簽訂后，銷售部門應指定專人負責合同的履行跟蹤，及時掌握合同執行情況，確保合同各項條款得到有效落實。定期與客戶溝通，了解客戶需求和意見，協調解決合同履行過程中出現的問題，如交付時間變更、付款延遲等。建立合同履行臺賬，詳細記錄合同簽訂時間、履行進度、付款情況、交付情況等信息，以便及時掌握合同動態，進行分析和管理。2.交付管理按照合同約定的交付時間和標準，組織寫字樓的交付工作。交付前，應確保寫字樓達到交付條件，包括房屋質量驗收合格、相關配套設施完善等。向客戶提供詳細的交付資料，如房屋使用說明書、質量保證書等，并協助客戶辦理交付手續。在交付過程中，如發現客戶對寫字樓存在疑問或異議，應及時解答和處理，確保交付工作順利進行。3.付款管理嚴格按照合同約定的付款方式和時間，督促客戶按時足額支付款項。對于逾期付款的客戶，應按照合同約定追究其違約責任。財務部門負責對合同款項的收付進行審核和管理，定期與銷售部門核對收款情況，確保款項及時、準確入賬。如客戶提出付款方式變更或延期付款等申請，銷售部門應及時與財務部門溝通，并按照合同審批流程進行審批，經批準后方可辦理相關手續。四、合同變更管理1.變更情形在合同履行過程中，如因市場變化、客戶需求調整、不可抗力等原因，需要對合同條款進行變更的，應及時辦理變更手續。常見的合同變更情形包括寫字樓面積調整、價格變更、交付時間變更、付款方式變更等。2.變更申請與審批如需變更合同條款，由銷售部門填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內容、對合同金額及履行期限的影響等，并提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將合同變更申請表及相關證明材料依次提交法務部門、財務部門、分管領導、總經理審批。各部門按照職責對合同變更申請進行審核，重點審查變更的必要性、合法性、合理性以及對公司利益的影響。經各級審批通過后，方可辦理合同變更手續。3.變更合同簽訂合同變更申請經批準后，銷售部門負責與客戶協商簽訂變更協議。變更協議應明確變更的具體內容、生效時間、雙方權利義務等條款，并作為原合同的補充文件。變更協議簽訂后，應及時將變更情況通知相關部門，確保各部門掌握合同變更信息，調整工作安排。五、合同解除管理1.解除情形在合同履行過程中，如出現以下情形之一的，可解除合同：雙方協商一致同意解除合同；因不可抗力致使合同無法履行；一方嚴重違反合同約定，致使合同目的無法實現；法律規定的其他可解除合同的情形。2.解除申請與審批如需解除合同，由銷售部門填寫《合同解除申請表》，詳細說明解除原因、解除時間、對公司利益的影響等，并提交部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將合同解除申請表及相關證明材料依次提交法務部門、財務部門、分管領導、總經理審批。各部門按照職責對合同解除申請進行審核，重點審查解除的合法性、合理性以及對公司利益的影響。經各級審批通過后，方可辦理合同解除手續。3.解除合同后續處理合同解除后，銷售部門應及時與客戶辦理相關手續，如退還已收取的款項、收回交付的寫字樓等。財務部門負責對合同解除后的財務事項進行清理和結算，確保公司財務狀況清晰準確。對合同解除過程中涉及的資料、文件等進行整理歸檔，以備后續查閱。六、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，銷售部門應及時將合同原件及相關附件、審批文件、往來信函等資料收集齊全，并移交公司檔案管理部門。檔案管理部門應對接收的合同檔案進行核對和登記，確保檔案資料完整、準確。2.檔案整理與歸檔檔案管理部門按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類整理，編制檔案目錄，便于查閱和管理。將整理好的合同檔案按照檔案管理規定進行歸檔，存放于專門的檔案柜或電子存儲設備中，并建立相應的索引和檢索系統。3.檔案查閱與借閱公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等，經部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。如需借閱合同檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經部門負責人、分管領導批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。檔案查閱和借閱人員應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、轉借合同檔案，確保檔案安全。七、合同監督與考核1.監督檢查公司定期對合同簽訂、履行、變更、解除等情況進行監督檢查，確保合同管理制度的有效執行。法務部門負責對合同的合法性、合規性進行監督檢查，及時發現和糾正合同管理中的問題和風險。財務部門負責對合同款項的收付情況進行監督檢查，確保資金安全和財務數據準確。銷售部門負責對合同履行情況進行自查自糾，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。2.考核評價建立合同管理考核評價機制，對合同管理工作進行量化考核。考核指標包括合同簽訂的及時性、準確性，合同履行的完整性、合規性，合同變