醫院采購與質量管理制度一、總則1.目的為加強醫院采購管理，確保采購物資及服務的質量，保障醫院醫療工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于醫院各部門所有物資及服務的采購活動，包括但不限于醫療設備、藥品、醫用耗材、辦公用品、后勤物資等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產品，確保所采購物資及服務符合醫院實際需求和質量標準。公開透明原則：采購過程應公開、公正、公平，接受醫院內部和外部的監督。成本效益原則：在保證質量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。廉潔自律原則：參與采購活動的人員應嚴格遵守廉潔紀律，杜絕不正當交易行為。二、采購組織與職責1.采購管理委員會組成：由醫院領導、相關職能部門負責人、臨床專家等組成。職責審議醫院采購工作的重大政策、制度和規劃。審定年度采購預算和采購計劃。對重大采購項目進行決策，包括采購方式、供應商選擇等。監督采購工作的執行情況，協調解決采購過程中的重大問題。2.采購部門職責貫徹執行國家有關采購的法律法規和醫院的采購制度。根據醫院需求，編制采購預算和采購計劃，并組織實施采購活動。負責供應商的開發、評估、選擇和管理，建立供應商檔案。組織采購談判、合同簽訂等工作，確保采購合同的合法性、完整性和有效性。協調采購過程中的相關事宜，跟蹤采購進度，及時解決采購過程中出現的問題。負責采購文件的整理、歸檔和保管工作。3.需求部門職責根據本部門業務需求，提出物資及服務的采購申請，詳細說明采購物品的名稱、規格、數量、質量要求、用途等。參與采購項目的技術評估和商務談判，提供專業意見和建議。負責驗收所采購的物資及服務，確保符合本部門需求和質量標準，并及時反饋使用過程中出現的問題。三、采購預算與計劃1.采購預算編制各需求部門應根據年度業務發展計劃和實際工作需要，于每年[具體時間]前向采購部門提交下一年度的采購預算申請。采購部門匯總各需求部門的采購預算申請后，結合醫院財務狀況和資金安排，編制醫院年度采購預算草案，報采購管理委員會審議通過。采購預算一經確定，應嚴格執行，原則上不得隨意調整。如因特殊情況確需調整，應按規定程序報采購管理委員會審批。2.采購計劃制定采購部門根據批準的采購預算，結合庫存情況和實際需求，按月或按季度制定采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規格、數量、采購時間、預計到貨時間等。采購計劃應具有前瞻性和合理性，避免因計劃不周導致物資短缺或積壓。同時，應根據市場變化和醫院業務發展情況，及時對采購計劃進行調整和優化。四、采購方式1.公開招標適用范圍：單項或批量采購金額達到規定標準以上的物資及服務采購項目，應采用公開招標方式。招標程序采購部門發布招標公告，邀請潛在供應商參加投標。招標公告應在指定媒體上發布，公告內容包括招標項目名稱、招標內容、投標人資格要求、投標截止時間、開標時間及地點等。對投標人進行資格預審，審查其營業執照、資質證書、業績、信譽等情況，確定合格投標人名單。發售招標文件，向合格投標人提供詳細的招標要求和技術規格等文件。組織開標、評標和定標。開標應在規定時間和地點公開進行，由投標人或其代表檢查投標文件的密封情況，當眾拆封唱標。評標委員會按照招標文件規定的評標標準和方法進行評標，推薦中標候選人。采購部門根據評標委員會的推薦意見確定中標人，并向中標人發出中標通知書。簽訂合同。中標人應在規定時間內與采購部門簽訂采購合同，合同內容應與招標文件和投標文件一致。2.邀請招標適用范圍：具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的物資及服務采購項目；采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的采購項目。邀請程序采購部門根據采購項目特點和需求，從符合相應資格條件的供應商中選擇不少于三家的供應商，向其發出投標邀請書。后續招標程序與公開招標基本相同，包括資格預審、發售招標文件、開標、評標、定標和簽訂合同等環節。3.競爭性談判適用范圍：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。談判程序采購部門成立談判小組，由三人以上單數組成，其中專家人數不得少于成員總數的三分之二。談判小組負責制定談判文件，確定談判程序、談判內容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。發布談判公告或邀請供應商參加談判。談判公告或邀請書應明確談判項目的名稱、內容、供應商資格要求、談判時間及地點等。與供應商進行談判。談判小組與符合資格條件的供應商就采購項目的技術、價格、服務等方面進行談判，要求供應商在規定時間內提交報價文件和響應文件。談判小組可以根據談判情況要求供應商進行多次報價，以確定最終成交價格。確定成交供應商。談判小組根據談判文件規定的評定成交標準，從符合要求的供應商中確定成交供應商，并向其發出成交通知書。簽訂合同。成交供應商應在規定時間內與采購部門簽訂采購合同。4.單一來源采購適用范圍：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。采購程序采購部門提出單一來源采購申請，說明采購項目的名稱、內容、申請單一來源采購的理由等，并附上相關證明材料。采購管理委員會對單一來源采購申請進行審核，必要時組織相關專家進行論證。審核通過后，批準單一來源采購方式。采購部門與單一供應商進行談判，確定采購價格、交貨時間、質量標準等合同條款，并簽訂采購合同。5.詢價采購適用范圍：采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。詢價程序采購部門向不少于三家的供應商發出詢價通知書，詢價通知書應包括采購項目的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間、報價要求等內容。供應商在規定時間內提交報價文件，采購部門對各供應商的報價進行比較，選擇報價最低且符合要求的供應商作為成交供應商。與成交供應商簽訂采購合同。五、供應商管理1.供應商開發采購部門應建立供應商信息收集渠道，通過市場調研、行業推薦、供應商自薦等方式，廣泛收集潛在供應商信息。對收集到的供應商信息進行整理和分析，篩選出符合醫院采購要求的供應商，并對其進行初步評估。評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。對于初步評估合格的供應商，采購部門應組織實地考察，了解其實際情況，包括生產經營場所、生產設備、質量管理體系等。實地考察結束后，形成考察報告，作為是否選擇該供應商的重要依據。2.供應商評估與選擇采購部門定期對供應商進行評估，評估周期一般為每年一次。評估內容包括供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務、合同履行情況等方面。建立供應商評估指標體系，采用定量與定性相結合的方法對供應商進行綜合評估。評估指標體系應根據不同采購項目的特點和要求進行設置，確保評估結果客觀、準確。根據供應商評估結果，對供應商進行分類管理。對于評估優秀的供應商，給予優先合作機會；對于評估不合格的供應商，及時采取整改措施或淘汰處理。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的評估結果、產品質量、價格、信譽等因素，選擇最適合醫院采購需求的供應商。3.供應商檔案管理采購部門應為每個供應商建立檔案，檔案內容包括供應商基本信息、資質證明文件、評估報告、合作記錄、投訴處理情況等。供應商檔案應及時更新，確保檔案信息的準確性和完整性。采購部門應定期對供應商檔案進行整理和歸檔，便于查詢和管理。4.供應商關系維護采購部門應與供應商保持密切溝通，定期召開供應商會議，及時傳達醫院采購需求和政策要求，了解供應商的生產經營情況和市場動態。對于供應商在供貨過程中出現的問題，采購部門應及時與供應商溝通協商，督促其采取有效措施解決問題。同時，應建立供應商投訴處理機制，及時處理供應商的投訴和建議，維護良好的供應商關系。采購部門應根據供應商的表現，適時給予供應商獎勵或懲罰。對于表現優秀的供應商，可給予增加采購份額、延長合作期限等獎勵；對于表現不佳的供應商，應減少采購份額或終止合作關系。六、采購流程1.采購申請需求部門根據實際工作需要，填寫采購申請表。采購申請表應包括采購物品的名稱、規格、數量、質量要求、用途、預算金額、預計到貨時間等內容，并由部門負責人簽字確認。采購申請表經需求部門負責人審核后，提交至采購部門。采購部門對采購申請表進行初步審核，審核內容包括采購申請的合理性、必要性、預算金額的準確性等。2.采購審批采購部門將審核通過的采購申請表提交至采購管理委員會進行審批。采購管理委員會根據醫院采購政策和預算安排，對采購申請進行審批。對于金額較大或重要的采購項目，采購管理委員會可組織相關專家進行論證，確保采購決策的科學性和合理性。采購申請經采購管理委員會審批通過后，采購部門方可組織實施采購活動。3.采購實施采購部門根據采購審批結果，按照選定的采購方式組織實施采購活動。在采購過程中，采購部門應嚴格按照采購程序和相關法律法規要求進行操作，確保采購活動的合法性、公正性和透明度。采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解采購進度和質量情況，協調解決采購過程中出現的問題。4.合同簽訂采購項目確定成交供應商后，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品的名稱、規格、數量、質量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。采購合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交至醫院法務部門進行審核，確保合同的合法性和有效性。采購合同經雙方簽字蓋章后生效，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門，作為執行和監督的依據。5.驗收采購物品到貨后，采購部門應及時通知需求部門進行驗收。需求部門應組織相關人員按照采購合同和質量標準對采購物品進行驗收。驗收內容包括采購物品的數量、規格、型號、質量、外觀等方面。驗收合格后，需求部門應填寫驗收報告，并簽字確認。對于驗收不合格的采購物品，需求部門應及時通知采購部門與供應商協商解決。如協商不成，可按照合同約定進行處理，包括退貨、換貨、索賠等。6.付款采購部門根據采購合同和驗收報告，按照醫院財務制度辦理付款手續。付款申請應附采購合同、驗收報告、發票等相關憑證。財務部門對付款申請進行審核，審核通過后按照合同約定的付款方式和時間進行付款。采購部門應及時跟蹤付款情況，確保供應商按時收到款項，維護良好的供應商關系。七、采購質量控制1.質量標準制定采購部門應根據醫院需求和相關法律法規要求，制定采購物資及服務的質量標準。質量標準應明確采購物品的規格、型號、性能、材質、安全要求等方面的內容。對于醫療設備、藥品、醫用耗材等特殊物資，質量標準應符合國家相關標準和行業規范。采購部門應及時關注國家政策法規的變化，對質量標準進行調整和更新。2.供應商質量控制采購部門應要求供應商提供產品質量證明文件，如產品合格證、質量檢驗報告、醫療器械注冊證等。對供應商提供的質量證明文件進行審核，確保其真實性和有效性。采購部門應定期對供應商的質量管理體系進行評估，要求供應商建立完善的質量管理體系，并提供相關認證文件。對于質量管理體系不完善或不符合要求的供應商，采購部門應督促其進行整改，整改仍不合格的，應終止合作關系。在采購過程中，采購部門應加強對供應商產品質量的抽檢。對于抽檢不合格的產品，應及時要求供應商采取整改措施或停止供貨，并按照合同約定進行處理。3.驗收環節質量控制需求部門應嚴格按照質量標準對采購物品進行驗收。驗收人員應具備相應的專業知識和技能，熟悉采購物品的質量要求和驗收方法。驗收過程中，應采用適當的檢測工具和方法，對采購物品的質量進行全面檢查。對于重要物資或關鍵設備，可邀請專業機構或專家進行驗收。