辦公室文件存檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室文件的規(guī)范化管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在日常辦公過程中形成的各類文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理各類文件存檔工作，確保文件管理的一致性和規(guī)范性。2.分類管理原則：根據(jù)文件的性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，便于文件的查找和使用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保文件的安全，防止文件泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則：在確保文件安全保密的前提下，充分考慮文件的利用需求，提高文件的查閱效率。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、決定、決議等。2.人事文件：涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、薪酬福利、勞動(dòng)合同等方面的文件。3.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、資金管理等文件。4.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、業(yè)務(wù)報(bào)表等。5.會(huì)議文件：各類會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、議程、報(bào)告、發(fā)言稿等。6.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如介紹信、證明信、榮譽(yù)證書等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：文件編號(hào)采用“年份+部門代碼+文件類別代碼+順序號(hào)”的格式。例如，2023年行政部發(fā)布的第5號(hào)文件，編號(hào)為“2023XZ05”。2.部門代碼：根據(jù)公司組織架構(gòu)確定各部門的代碼，如行政部為“XZ”，人事部為“RS”，財(cái)務(wù)部為“CW”等。3.文件類別代碼：按照文件分類確定各類文件的代碼，如行政文件為“01”，人事文件為“02”，財(cái)務(wù)文件為“03”等。4.順序號(hào)：同一部門、同一類別文件按發(fā)布時(shí)間順序依次編號(hào)。三、文件存檔流程（一）文件形成1.各部門在工作過程中產(chǎn)生的文件，由文件起草人負(fù)責(zé)及時(shí)整理和完善。2.文件起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、格式規(guī)范，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。（二）文件收集1.文件審批通過后，由文件起草人或相關(guān)責(zé)任人將文件原件及電子文檔收集齊全。2.對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)確保各相關(guān)部門均留存一份原件。（三）文件整理1.收集后的文件按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，去除無關(guān)的附件和重復(fù)內(nèi)容。2.對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行編號(hào)、裝訂，確保文件順序整齊、牢固。3.電子文件應(yīng)按照命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的文件夾中。（四）文件審核1.文件整理完成后，由部門負(fù)責(zé)人對(duì)文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性進(jìn)行審核。2.審核通過后的文件方可提交至公司辦公室進(jìn)行存檔。（五）文件存檔1.公司辦公室收到各部門提交的文件后，進(jìn)行再次審核，并按照編號(hào)順序進(jìn)行存檔。2.紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照類別和年份進(jìn)行分類存放。3.電子文件應(yīng)備份存儲(chǔ)在服務(wù)器和外部存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找。四、文件查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱文件的，可向公司辦公室提出申請(qǐng)。2.查閱涉及公司機(jī)密的文件，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱人填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《文件查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至公司辦公室。3.公司辦公室根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后安排查閱，并做好查閱記錄。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱文件的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交至公司辦公室。3.公司辦公室根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后將文件借給借閱人，并做好借閱登記。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或丟失。如因保管不善造成文件損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、文件保管與維護(hù)（一）保管環(huán)境1.公司辦公室應(yīng)設(shè)置專門的文件檔案室，保持檔案室的清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合文件保管要求。2.文件檔案室應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文件的安全。（二）定期盤點(diǎn)1.公司辦公室應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行盤點(diǎn)，確保文件的數(shù)量、種類與存檔記錄一致。2.盤點(diǎn)過程中如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）文件維護(hù)1.對(duì)紙質(zhì)文件應(yīng)定期進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。2.對(duì)電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行殺毒處理，確保文件的安全性。六、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、多余、錯(cuò)誤的文件。3.涉及公司機(jī)密且已不再需要的文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.由公司辦公室定期清理需銷毀的文件，并填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交至公司辦公室。3.公司辦公室安排專人負(fù)責(zé)文件銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。4.文件銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保文件信息無法恢復(fù)。七、保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件予以保密。2.文件管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件的保密管理，確保文件在存檔、查閱、借閱等過程中的安全。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并設(shè)置訪問權(quán)限。2.在文件查閱、借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，不得將文件內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。3.禁止在非保密場(chǎng)所談?wù)撋婕肮緳C(jī)密的文件內(nèi)容。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)員工違反保密規(guī)定，泄露公司機(jī)密文件的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因文件