公司證件與簽章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證件與簽章的管理，規(guī)范證件與簽章的使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）定義1.公司證件：指由公司依法申請(qǐng)、登記、頒發(fā)的各類證照，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、許可證等。2.公司簽章：指公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等具有法律效力的印章。二、證件管理（一）證件的申請(qǐng)與領(lǐng)取1.各部門因工作需要申請(qǐng)公司證件時(shí)，應(yīng)填寫《公司證件申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)證件的名稱、用途、申請(qǐng)理由等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部。2.行政部對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部負(fù)責(zé)辦理證件的申請(qǐng)、領(lǐng)取等相關(guān)事宜。4.證件領(lǐng)取后，行政部應(yīng)及時(shí)登記《公司證件登記表》，記錄證件名稱、領(lǐng)取日期、領(lǐng)取人等信息，并將證件原件交由專人妥善保管。（二）證件的使用1.因工作需要使用公司證件原件時(shí)，使用人應(yīng)填寫《公司證件使用申請(qǐng)表》，注明使用證件的名稱、用途、使用期限等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部。2.行政部對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，使用人方可從行政部領(lǐng)取證件原件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。4.使用人在使用證件原件過程中，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀或丟失。如因保管不善導(dǎo)致證件原件丟失或損壞，使用人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）證件的年檢與換證1.行政部應(yīng)定期關(guān)注公司證件的年檢與換證時(shí)間，提前做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。2.在證件年檢或換證前，行政部應(yīng)通知相關(guān)部門提交所需資料，并對(duì)資料進(jìn)行審核。3.審核通過后，行政部負(fù)責(zé)辦理證件的年檢或換證手續(xù)，并及時(shí)更新《公司證件登記表》。（四）證件的作廢與銷毀1.公司證件因過期、變更、注銷等原因不再使用時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)辦理作廢手續(xù)，并在《公司證件登記表》中注明作廢日期。2.作廢的公司證件應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)填寫《公司證件銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政部會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。三、簽章管理（一）簽章的刻制與啟用1.公司因工作需要刻制新的簽章時(shí)，由行政部提出申請(qǐng)，填寫《公司簽章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明簽章名稱、用途、刻制數(shù)量等，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。2.新簽章刻制完成后，行政部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并在《公司簽章登記表》中注明簽章名稱、啟用日期、保管人等信息。3.簽章啟用前，行政部應(yīng)將簽章樣本留存一份，并分發(fā)給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及需要使用簽章的人員。（二）簽章的保管1.公司公章、法定代表人章由行政部專人保管，合同專用章由法務(wù)部專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部專人保管。2.保管人應(yīng)妥善保管簽章，不得隨意放置或交予他人代管。如因特殊原因需要委托他人代管，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)委托手續(xù)。3.保管人應(yīng)建立簽章使用登記制度，對(duì)每次簽章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括使用日期、使用人、使用事由、蓋章文件名稱等。（三）簽章的使用1.使用公司簽章時(shí)，應(yīng)填寫《公司簽章使用申請(qǐng)表》，注明使用簽章的名稱、用途、使用期限等，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至簽章保管人。2.簽章保管人對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，簽章保管人方可在規(guī)定的文件或資料上加蓋簽章，并做好使用記錄。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公司簽章。如因工作需要確需提前加蓋簽章，應(yīng)在蓋章后及時(shí)填寫文件內(nèi)容，并由專人負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)。（四）簽章的停用與銷毀1.公司簽章因變更、注銷等原因不再使用時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)，并在《公司簽章登記表》中注明停用日期。2.停用的公司簽章應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)填寫《公司簽章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政部會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部應(yīng)定期對(duì)公司證件與簽章的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括證件與簽章的保管、使用、登記等情況。2.檢查人員應(yīng)填寫《公司證件與簽章管理檢查記錄表》，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行記錄，并提出整改意見。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或其他相關(guān)部門有權(quán)對(duì)公司證件與簽章的管理情況進(jìn)行不定期抽查。2.抽查人員應(yīng)填寫《公司證件與簽章管理抽查記錄表》，對(duì)抽查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行記錄，并反饋給行政部。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用公司證件與簽章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.