住院日常用品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司住院日常用品的管理，規(guī)范用品的采購(gòu)、使用、保管等流程，確保用品的合理配置與有效利用，保障員工在住院期間的基本生活需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.保障需求原則：根據(jù)員工住院的實(shí)際情況，提供必要的日常用品，滿(mǎn)足員工住院期間的基本生活需要。2.規(guī)范管理原則：對(duì)住院日常用品的采購(gòu)、發(fā)放、使用、回收等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理，確保流程清晰、責(zé)任明確。3.節(jié)約實(shí)用原則：倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)，合理配置用品，避免浪費(fèi)，選擇實(shí)用、質(zhì)量可靠的用品。4.統(tǒng)一調(diào)配原則：對(duì)住院日常用品進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配，提高用品的使用效率。二、管理職責(zé)（一）人力資源部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善住院日常用品管理制度。2.統(tǒng)計(jì)員工住院信息，根據(jù)制度審核并安排用品的發(fā)放。3.定期對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行處理。（二）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)住院日常用品的采購(gòu)、保管和庫(kù)存管理。2.根據(jù)人力資源部門(mén)的安排，及時(shí)將用品發(fā)放給相關(guān)員工。3.建立用品采購(gòu)渠道，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保用品質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核住院日常用品的采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。2.對(duì)用品管理過(guò)程中的費(fèi)用支出進(jìn)行核算和監(jiān)督。（四）使用部門(mén)及員工1.使用部門(mén)應(yīng)配合人力資源和行政部門(mén)做好員工住院信息的收集和反饋工作。2.員工應(yīng)按照制度規(guī)定正確使用住院日常用品，妥善保管，如需轉(zhuǎn)借他人需提前申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.行政部門(mén)定期統(tǒng)計(jì)各類(lèi)住院日常用品的庫(kù)存數(shù)量和使用情況，結(jié)合過(guò)往員工住院數(shù)據(jù)及未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)預(yù)計(jì)的住院人數(shù)，提前[X]個(gè)月制定采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核預(yù)算。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等方面進(jìn)行評(píng)估。2.優(yōu)先選擇具有良好口碑、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。每年至少對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次綜合評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整合作供應(yīng)商。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)審核通過(guò)后，行政部門(mén)向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確用品的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等條款。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照約定的時(shí)間和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn)和發(fā)貨。3.行政部門(mén)在收到供應(yīng)商發(fā)來(lái)的貨物后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，直至驗(yàn)收合格。（四）采購(gòu)合同管理1.對(duì)于金額較大或采購(gòu)頻次較高的住院日常用品采購(gòu)，行政部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本交財(cái)務(wù)部門(mén)備案。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定進(jìn)行付款審核和支付操作。3.行政部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)。如供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施追究其責(zé)任。四、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存設(shè)置1.行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的住院日常用品倉(cāng)庫(kù)，用于存放采購(gòu)回來(lái)的各類(lèi)用品。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，具備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.根據(jù)用品的類(lèi)別和使用頻率，對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行分區(qū)管理，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于物品的存放和查找。（二）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)住院日常用品進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤(pán)點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)時(shí)應(yīng)確保賬實(shí)相符，如發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。2.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)情況、盤(pán)盈盤(pán)虧數(shù)量及原因分析等內(nèi)容。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)備案。（三）庫(kù)存安全管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的安全設(shè)備，如滅火器、防盜報(bào)警器等，確保庫(kù)存用品的安全。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉(cāng)庫(kù)管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。下班前應(yīng)檢查門(mén)窗、水電等設(shè)施是否關(guān)閉，確保倉(cāng)庫(kù)安全。3.定期對(duì)庫(kù)存用品進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、過(guò)期或變質(zhì)的用品，應(yīng)及時(shí)清理并按照規(guī)定進(jìn)行處理。五、發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.員工住院后，所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)將住院信息通知人力資源部門(mén)。人力資源部門(mén)根據(jù)員工的職位、住院預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等情況，按照本制度確定應(yīng)發(fā)放的日常用品清單。2.人力資源部門(mén)將用品發(fā)放通知發(fā)送給行政部門(mén)。行政部門(mén)根據(jù)通知要求，在[X]個(gè)工作日內(nèi)準(zhǔn)備好相應(yīng)的住院日常用品，并通知員工所在部門(mén)派人領(lǐng)取。3.員工所在部門(mén)指定專(zhuān)人到行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取用品，領(lǐng)取時(shí)需填寫(xiě)用品領(lǐng)取登記表，注明用品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取人等信息。領(lǐng)取人簽字確認(rèn)后，行政部門(mén)留存登記表副本。（二）特殊情況處理1.如員工因特殊原因無(wú)法親自領(lǐng)取用品，可書(shū)面委托他人代領(lǐng)。代領(lǐng)人需持員工本人簽字的委托書(shū)及有效身份證件到行政部門(mén)領(lǐng)取用品。2.對(duì)于緊急住院情況，行政部門(mén)應(yīng)在接到人力資源部門(mén)通知后的[X]小時(shí)內(nèi)將用品發(fā)放到員工手中或直接送往醫(yī)院。（三）發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.員工住院期間，根據(jù)住院預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)，按照以下標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放日常用品：預(yù)計(jì)住院時(shí)長(zhǎng)在[X]天以?xún)?nèi)（含[X]天）的，發(fā)放基本住院用品套裝，包括牙刷、牙膏、毛巾、香皂、拖鞋、水杯等。預(yù)計(jì)住院時(shí)長(zhǎng)在[X]天至[X]天之間的，除基本套裝外，增加洗發(fā)水、沐浴露、衛(wèi)生紙等用品。預(yù)計(jì)住院時(shí)長(zhǎng)超過(guò)[X]天的，根據(jù)實(shí)際情況，酌情增加其他必要的生活用品。具體增加品類(lèi)和數(shù)量由人力資源部門(mén)會(huì)同行政部門(mén)根據(jù)員工需求確定。2.對(duì)于因病情特殊需要額外用品的員工，由員工本人或其家屬提出申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部門(mén)審核批準(zhǔn)后，行政部門(mén)予以發(fā)放。六、使用管理（一）員工責(zé)任1.員工應(yīng)妥善使用住院日常用品，不得隨意損壞或丟棄。如因個(gè)人原因造成用品損壞或丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。2.員工在住院期間如需轉(zhuǎn)借用品給他人，應(yīng)提前向所在部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部門(mén)批準(zhǔn)后方可轉(zhuǎn)借。轉(zhuǎn)借期限不得超過(guò)借用者的住院期限，轉(zhuǎn)借結(jié)束后，轉(zhuǎn)借人應(yīng)及時(shí)歸還用品，并確保用品完好無(wú)損。（二）監(jiān)督檢查1.人力資源部門(mén)和行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)員工住院日常用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括用品的使用狀況、是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象、轉(zhuǎn)借是否符合規(guī)定等。2.對(duì)違反使用管理規(guī)定的員工，人力資源部門(mén)將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)教育、警告或處罰。處罰措施包括但不限于要求賠償損失、在績(jī)效考評(píng)中扣分等。七、回收管理（一）回收流程1.員工出院后，應(yīng)及時(shí)將剩余的住院日常用品清理干凈，并歸還至所在部門(mén)。所在部門(mén)負(fù)責(zé)將回收的用品集中整理后交還給行政部門(mén)。2.行政部門(mén)對(duì)回收的用品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查用品的完好程度、數(shù)量等是否與領(lǐng)用記錄相符。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與員工所在部門(mén)溝通核實(shí)。3.對(duì)于可繼續(xù)使用的回收用品，行政部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)整理后，重新入庫(kù)備用；對(duì)于損壞或無(wú)法使用的用品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。（二）報(bào)廢處理1.對(duì)于達(dá)到使用年限、損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)或因其他原因無(wú)法繼續(xù)使用的住院日常用品，行政部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)報(bào)廢申請(qǐng)表，注明用品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的用品，應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)或低值易耗品報(bào)廢處理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置，如集中銷(xiāo)毀、變賣(mài)等。在報(bào)廢處理過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，確保報(bào)廢流程合規(guī)、透明。八、費(fèi)用管理（一）預(yù)算管理1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司以往住院日常用品的使用情況及未來(lái)發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合當(dāng)年預(yù)計(jì)的住院人數(shù)，編制年度住院日常用品費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)及金額上限。2.年度預(yù)算經(jīng)公司管理層審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行申請(qǐng)和審批。（二）報(bào)銷(xiāo)管理1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理住院日常用品采購(gòu)過(guò)程中的發(fā)票、清單等報(bào)銷(xiāo)憑證，并按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度的要求填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單。2.報(bào)銷(xiāo)單經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)審核報(bào)銷(xiāo)憑證的真實(shí)性、合法性、