wps制作行政管理制度總則制度宗旨本管理制度旨在通過規范公司行政事務流程，利用WPS辦公軟件提升行政工作效率與質量，確保公司各項行政工作有序、高效開展，為公司整體運營提供堅實支持與保障。適用范圍本制度適用于公司全體員工及涉及公司行政事務的外部合作單位和個人。基本原則1.合法性原則：各項行政管理制度符合國家法律法規及相關政策要求。2.實用性原則：緊密結合公司實際情況，確保制度切實可行，能有效解決實際問題。3.規范性原則：行政事務處理流程、文檔格式等遵循統一規范，保證制度執行的一致性和嚴肅性。4.效率原則：以提高行政工作效率為導向，精簡不必要的環節，合理利用WPS工具優化工作流程。行政辦公設備與用品管理辦公設備采購1.需求申報：各部門根據工作需要，填寫《辦公設備采購申請表》，詳細說明設備名稱、型號、數量、用途及預計采購時間等信息，并經部門負責人簽字確認后提交至行政部。2.審核與審批：行政部對采購申請進行初步審核，評估其合理性與必要性。對于預算內、需求明確的常規設備采購申請，由行政部經理審批；對于價值較高、涉及特殊用途或超出部門預算的采購申請，需報公司分管領導及總經理審批。3.采購執行：經審批通過后，行政部負責按照公司采購流程進行采購。優先選擇與公司有合作協議的供應商，通過比較產品質量、價格、售后服務等因素確定最終供應商。采購過程中應留存相關采購合同、發票等憑證，并使用WPS表格進行采購記錄的詳細登記，包括供應商信息、采購日期、設備名稱、規格型號、數量、金額等。4.驗收與入庫：辦公設備到貨后，行政部組織相關使用部門進行驗收。驗收內容包括設備外觀、數量、規格型號、配置、功能等是否與采購合同一致。驗收合格后填寫《辦公設備驗收單》，由驗收人員簽字確認，設備方可辦理入庫手續。入庫后，行政部在WPS資產管理系統中更新設備信息，建立資產檔案。辦公設備使用與維護1.使用規范：行政部制定各類辦公設備的使用操作手冊，并發放至各部門。員工應按照操作手冊正確使用辦公設備，嚴禁違規操作。如因操作不當導致設備損壞，由責任人負責維修或賠償。2.定期維護：行政部定期安排專業人員對辦公設備進行維護保養，確保設備正常運行。維護內容包括設備清潔、硬件檢查、軟件升級、故障排查與修復等。每次維護后，維護人員應在WPS文檔中記錄維護時間、內容、發現問題及處理結果等信息。3.故障報修：員工在使用辦公設備過程中發現故障，應及時填寫《辦公設備故障報修單》，注明設備名稱、型號、故障現象及所在部門等信息，提交至行政部。行政部根據報修情況安排維修人員進行維修，并跟蹤維修進度，及時反饋給報修人。維修完成后，維修人員應在《辦公設備故障報修單》上填寫維修結果，經報修人簽字確認后歸檔。辦公用品管理1.采購計劃：行政部每月末根據各部門辦公用品消耗情況及庫存數量，制定下月辦公用品采購計劃。采購計劃應明確辦公用品的種類、規格、數量、預計采購時間等，并經行政部經理審核后報公司分管領導審批。2.采購實施：行政部按照審批后的采購計劃進行辦公用品采購。采購過程中應嚴格把控質量，選擇正規供應商，確保所采購辦公用品符合公司使用要求。采購完成后，行政部負責將辦公用品驗收入庫，并在WPS庫存管理表格中更新庫存信息，記錄入庫日期、辦公用品名稱、規格、數量、供應商等。3.領用發放：員工因工作需要領用辦公用品時，應填寫《辦公用品領用申請表》，注明領用辦公用品的名稱、規格、數量及用途等信息，經部門負責人簽字后到行政部領取。行政部根據申請表發放辦公用品，并在庫存管理表格中記錄領用日期、領用人、部門、辦公用品名稱及數量等信息，同時更新庫存余額。對于限量發放的辦公用品，如重要文件紙張、墨盒等，行政部應嚴格控制領用數量，并做好相應登記。4.庫存盤點：行政部定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點工作應至少每季度進行一次，盤點結束后，編制《辦公用品庫存盤點表》，詳細記錄盤點日期、實際庫存數量、賬面庫存數量、盤盈或盤虧情況及原因分析等信息。如發現賬實不符，應及時查明原因并進行調整，同時報告公司分管領導。會議管理會議分類1.公司級會議：包括公司年度會議、季度會議、月度會議等，由公司高層領導主持，各部門負責人及相關人員參加，主要傳達公司戰略規劃、總結工作進展、部署下一階段工作任務等。2.部門會議：由各部門自行組織召開，部門負責人主持，部門全體員工參加，用于本部門內部工作溝通、任務分配、問題討論及工作進展匯報等。3.專項會議：針對公司特定項目或專項工作召開的會議，如項目啟動會、項目進度匯報會、問題解決會等，由相關項目負責人或專項工作牽頭部門組織，涉及項目相關人員參加。會議組織與安排1.會議發起：發起會議的部門或個人提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員范圍、會議議程等信息，經部門負責人簽字后提交至行政部。行政部對會議申請進行審核，確保會議安排合理，不與其他重要工作沖突。如涉及跨部門會議，行政部負責協調參會部門時間，確定最終會議時間和地點，并發送會議通知。2.會議通知：行政部通過WPS郵件、即時通訊工具等方式向參會人員發送會議通知。會議通知應包含會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程及相關準備事項等內容。對于重要會議，應提前提醒參會人員做好充分準備。3.會議準備：行政部負責會議場地的預定、布置及會議設備的調試等工作。根據會議類型和規模，準備相應的會議資料，如會議議程、報告文件、演示文稿等，并確保資料準確、完整。對于需要進行文件發放的會議，行政部提前將文件打印并放置在會議桌上。會議記錄與紀要1.會議記錄：指定專人負責會議記錄，會議記錄人員應提前準備好會議記錄本，并使用WPS文字進行實時記錄。記錄內容應包括會議時間、地點、主持人、參會人員、會議議程、會議討論內容、決議事項及責任人等信息，確保記錄準確、全面、客觀。2.會議紀要：會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議記錄，編寫會議紀要。會議紀要應突出會議重點、決議事項及工作要求，語言簡潔明了，條理清晰。會議紀要經會議主持人審閱后，通過WPS郵件發送給參會人員及相關部門，并在公司內部辦公平臺上發布，以便全體員工查閱和了解會議精神。會議跟進與落實1.決議跟蹤：各部門及相關責任人應按照會議決議事項認真執行，并及時反饋執行進度。行政部負責對會議決議事項的執行情況進行跟蹤檢查，定期收集各部門的執行情況報告，確保決議事項得到有效落實。2.問題協調：在會議決議執行過程中，如遇問題或困難，相關部門應及時溝通協調，共同商討解決方案。對于涉及多個部門的問題，行政部負責牽頭組織協調會議，推動問題解決。協調情況及結果應記錄在案，作為后續工作的參考依據。文件管理文件分類1.公司紅頭文件：以公司名義印發的具有正式法律效力的文件，如公司規章制度、重要決策文件、對外函件等。2.部門文件：各部門自行制定和印發的與本部門工作相關的文件，如工作計劃、工作總結、業務流程文件等。3.外來文件：公司接收的外部單位發來的文件，如政府部門文件、合作單位文件、行業協會文件等。文件起草與審批1.文件起草：文件起草部門或個人應根據工作需要，按照公司文件格式和內容要求起草文件。文件內容應準確、清晰、邏輯嚴謹，確保文件的合法性、合規性和有效性。起草過程中可參考WPS模板庫中的相關模板，確保文件格式規范統一。2.文件審核：文件起草完成后，由起草部門負責人進行初步審核，審核內容包括文件內容的準確性、完整性、格式規范性等。審核通過后，將文件提交至相關審核部門或領導進行進一步審核。審核部門或領導應重點對文件涉及的業務內容、政策法規依據、審批權限等進行審核，提出修改意見和建議。3.文件審批：根據文件性質和審批權限，由相應的領導進行審批。審批人應認真審閱文件內容，簽署審批意見。對于重要文件，需經多級領導審批，確保文件決策的科學性和嚴謹性。文件審批通過后，方可進行印發或存檔。文件印發與存檔1.文件印發：行政部負責文件的印發工作。根據文件審批結果，對文件進行排版、校對、印刷等操作，確保文件質量。文件印刷完成后，按照文件發放范圍進行分發，并做好發放記錄，記錄發放日期、文件名稱、發放部門、發放份數等信息。2.文件存檔：行政部負責對公司各類文件進行存檔管理。文件存檔應按照文件分類和編號規則進行整理，建立電子檔案和紙質檔案。電子檔案應存儲在公司指定的服務器存儲空間中，并定期進行備份，確保文件數據的安全性和完整性。紙質檔案應按照檔案管理要求進行裝訂、分類存放，便于查閱和檢索。文件查閱與借閱1.文件查閱：公司員工因工作需要查閱文件時，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱原因等信息，經部門負責人簽字后到行政部查閱。行政部負責提供文件查閱服務，并在查閱登記本上記錄查閱日期、查閱人、文件名稱等信息。查閱人員應在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出辦公區域，不得涂改、損壞文件。2.文件借閱：因特殊情況需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，詳細說明借閱文件的名稱、文號、借閱期限、借閱用途等信息，經部門負責人及文件管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向文件管理部門申請，并說明原因。借閱人員應妥善保管借閱文件，不得轉借他人，不得在文件上進行任何標記或損壞，借閱期滿后應及時歸還文件。檔案管理檔案分類1.行政檔案：包括公司行政管理制度、會議記錄、文件資料、辦公設備采購及維護記錄、辦公用品管理記錄等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續、勞動合同、薪酬福利記錄、績效考核檔案等。3.財務檔案：公司財務報表、會計憑證、稅務資料、審計報告等。4.業務檔案：公司各類業務項目的相關資料，如項目合同、項目方案、項目進度報告、客戶資料等。檔案收集與整理1.檔案收集：各部門按照檔案管理要求，定期將本部門產生的各類檔案資料進行收集整理，并移交至行政部檔案管理部門。行政部負責對各部門移交的檔案資料進行統一接收，并核對檔案資料的完整性和準確性。2.檔案整理：行政部檔案管理人員按照檔案分類標準對收集到的檔案資料進行分類整理。對于每份檔案資料，應進行編號、編目、裝訂等操作，確保檔案資料的整齊有序。同時，建立檔案目錄索引，便于快速查閱和檢索檔案資料。檔案保管與存儲1.檔案保管：行政部設立專門的檔案保管庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案資料的安全存放。檔案管理人員應定期對檔案庫房進行巡查，檢查檔案資料的保管情況，發現問題及時采取措施處理。2.檔案存儲：檔案資料應按照電子檔案和紙質檔案分別進行存儲。電子檔案應存儲在公司服務器的專用存儲空間中，并按照檔案分類建立文件夾結構，確保電子檔案的分類清晰、便于查找。同時，定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質應異地存放，以防止數據丟失。紙質檔案應按照檔案類別和年度順序進行存放，并在檔案柜上標明檔案類別和年度，便于快速定位和查找。檔案查閱與利用1.檔案查閱：公司內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、名稱、查閱原因等信息，經部門負責人簽字后提交至行政部檔案管理部門。檔案管理部門根據申請內容進行審核，審核通過后為查閱人員提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點，不得在檔案上進行涂改、標記等行為。2.檔案利用：對于涉及公司商業秘密、重要業務信息等敏感性檔案，在查閱和利用過程中應嚴格遵守公司保密制度，限制查閱范圍和使用權限，防止檔案信息泄露。如需復印、拍照或摘錄檔案內容，應事先征得檔案管理部門同意，并按照規定辦理相關