oem代工采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司OEM代工采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保證采購物資的質量，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有OEM代工采購活動，包括原材料、零部件、成品等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.公平公正原則：在采購過程中，應公平對待所有供應商，確保競爭的公正性。3.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保采購物資符合公司要求。4.成本效益原則：在保證質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。5.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購部門及職責（一）采購部門設置公司設立采購部，負責OEM代工采購的具體工作。采購部設采購經理一名，采購專員若干。（二）采購部職責1.采購計劃制定根據公司生產計劃和銷售預測，制定OEM代工采購計劃，明確采購物資的種類、數量、規格、交貨時間等要求。定期對采購計劃進行評估和調整，確保采購計劃的合理性和準確性。2.供應商開發與管理負責供應商的開發、篩選、評估和選擇，建立供應商檔案。定期對供應商進行考核和評價，根據考核結果調整供應商合作策略。維護與供應商的良好合作關系，協調解決采購過程中的問題。3.采購執行根據采購計劃，組織實施采購活動，與供應商簽訂采購合同。跟蹤采購訂單的執行情況，及時協調解決采購過程中的交貨延遲、質量問題等。負責采購物資的驗收工作，確保采購物資符合合同要求。4.采購成本控制進行市場調研，了解采購物資的價格行情，分析價格走勢，為采購決策提供依據。通過談判、招標等方式，爭取有利的采購價格和條件，降低采購成本。對采購成本進行分析和核算，定期向上級匯報采購成本控制情況。5.采購信息管理建立采購信息管理系統，及時錄入采購訂單、供應商信息、采購合同等相關數據。定期整理和分析采購數據，為采購決策提供支持。負責采購文件的整理、歸檔和保管工作。三、采購流程（一）采購申請1.生產部門申請生產部門根據生產計劃和庫存情況，填寫《OEM代工采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規格、數量、需求時間等信息。將申請表提交給生產部門負責人審核簽字后，報采購部。2.其他部門申請其他部門如有采購需求，應填寫《OEM代工采購申請表》，經部門負責人審核簽字后，報采購部。（二）采購審批1.采購部初審采購部收到采購申請表后，對申請內容進行初審，核實采購物資的必要性、規格型號、數量等信息是否準確。如申請內容不符合要求，采購部應及時與申請部門溝通，要求其補充或修改相關信息。2.上級審批初審通過后，采購部將采購申請表提交給采購經理審批。采購經理根據公司采購政策和實際情況，對采購申請進行審批。對于金額較大或重要的采購申請，采購經理應提交公司領導審批。（三）供應商選擇1.供應商篩選采購部根據采購物資的類別和要求，從供應商檔案中篩選出潛在的供應商。對于新的采購項目，采購部應通過多種渠道尋找供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.供應商評估采購部對篩選出的供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面。采購部可以通過實地考察、問卷調查、樣品檢驗、參考其他客戶評價等方式對供應商進行評估。3.供應商選擇根據評估結果，采購部選擇合適的供應商，并與其進行溝通和洽談。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的各項因素，確保選擇的供應商能夠滿足公司的采購需求。采購部與選定的供應商簽訂《采購合同》，明確雙方的權利和義務。（四）采購訂單下達1.合同簽訂后采購部根據采購合同，填寫《采購訂單》，明確采購物資的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點等信息。將采購訂單發送給供應商，并要求供應商簽字確認。2.訂單跟蹤采購部應定期跟蹤采購訂單的執行情況，及時了解供應商的生產進度、發貨情況等。如發現供應商存在交貨延遲、質量問題等情況，采購部應及時與供應商溝通，要求其采取措施解決問題。（五）采購物資驗收1.到貨通知采購物資到貨前，供應商應提前通知采購部。采購部根據到貨時間安排驗收人員進行驗收。2.驗收標準采購部應制定采購物資的驗收標準，明確驗收的內容、方法、合格標準等。驗收標準應符合國家法律法規、行業標準以及公司的相關要求。3.驗收程序驗收人員按照驗收標準對采購物資進行驗收，檢查物資的數量、規格、質量等是否符合要求。對于需要進行檢驗檢測的物資，驗收人員應將物資送相關檢測機構進行檢測。驗收合格后，驗收人員填寫《采購物資驗收單》，并簽字確認。（六）采購付款1.發票審核采購部收到供應商開具的發票后，應及時進行審核。審核內容包括發票的真實性、合法性、準確性等。如發現發票存在問題，采購部應及時與供應商溝通，要求其重新開具發票。2.付款申請采購部根據采購合同和驗收單，填寫《采購付款申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規格、數量、金額、付款方式等信息。將申請表提交給采購經理審核簽字后，報財務部門。3.付款審批財務部門收到采購付款申請表后，對申請內容進行審核，核實采購業務的真實性、發票的合法性等。財務部門根據公司資金狀況和付款政策，對付款申請進行審批。對于金額較大的付款申請，財務部門應提交公司領導審批。4.付款執行審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間，向供應商支付貨款。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險市場價格波動、原材料供應短缺等因素可能導致采購成本上升或采購物資無法按時供應。2.供應商風險供應商信譽不佳、生產能力不足、質量控制不嚴等可能導致采購物資質量不合格、交貨延遲等問題。3.合同風險采購合同條款不明確、合同執行過程中出現糾紛等可能給公司帶來經濟損失。4.法律風險采購活動違反國家法律法規，可能導致公司面臨法律責任。（二）風險評估1.風險發生的可能性評估根據歷史數據、市場情況、供應商狀況等因素，對風險發生的可能性進行評估，分為高、中、低三個等級。2.風險影響程度評估評估風險發生后對公司生產經營、財務狀況等方面的影響程度，分為重大、較大、一般三個等級。3.風險矩陣確定根據風險發生的可能性和影響程度，繪制風險矩陣，確定不同風險的等級。（三）風險應對措施1.市場風險應對建立市場價格監測機制，及時了解市場價格動態，合理安排采購時機。與供應商簽訂長期合作合同，鎖定采購價格。建立原材料安全庫存，降低供應短缺風險。2.供應商風險應對加強供應商管理，定期對供應商進行考核和評價，淘汰不合格供應商。與供應商簽訂質量保證協議，明確質量責任。增加供應商數量，降低單一供應商風險。3.合同風險應對制定規范的采購合同模板，明確合同條款，避免合同漏洞。在合同執行過程中，加強與供應商的溝通和協調，及時解決合同糾紛。建立合同檔案管理制度，妥善保管合同文件。4.法律風險應對加強采購人員法律法規培訓，提高法律意識。在采購活動中，嚴格遵守國家法律法規，確保采購行為合法合規。聘請法律顧問，為采購活動提供法律支持。五、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本實際采購價格與預算價格的差異率。采購成本降低率。2.采購質量采購物資的合格率。因采購物資質量問題導致的損失金額。3.采購交貨期采購訂單按時交貨率。采購物資延遲交貨天數。4.供應商管理供應商滿意度。新供應商開發數量。（二）評估方法1.定期評估采購部每月對采購績效進行一次自我評估，填寫《采購績效評估表》。每季度由采購經理組織相關部門對采購績效進行綜合評估。2.數據分析通過采購信息管理系統收集采購數據，對采購成本、采購質量、采購交貨期等指標進行數據分析。根據數據分析結果，評估采購績效。3.問卷調查向公司內部相關部門發放《供應商滿意度調查問卷》，了解供應商對采購部工作的滿意度。根據問卷調查結果，評估供應商管理績效。（三）評估結果應用1.績效獎勵對于采購績效優秀的采購人員，給予相應的獎勵，如獎金、晉升、榮譽證書等。2.績效改進對于采購績效較差的采購人員，采購經理應與其進行溝通，分析原因，制定改進措施。將采購績效評估結果作為采購人員績效考核的重要依據。3.流程優化根據采購績效評估結果，對采購流程進行優化，提高采購效率和質量。六、監督與檢查（一）內部監督1.審計部門監督公司審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。審計部門發現問題后，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.紀檢監察部門監督公司紀檢監察部門對采購活動中的違規違紀行為進行監督檢查，嚴肅查處采購人員的違法違紀行為。（二）外部監督1.政府部門監督接受政府相關部門對公司采購活動的監督檢查，積極配合政府部門