上市公司采購部管理制度一、總則（一）目的為加強上市公司采購部的管理，規范采購工作流程，提高采購效率，降低采購成本，確保公司生產經營活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于上市公司采購部及其工作人員，涵蓋采購部負責的所有物資采購、服務采購等相關活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定，確保采購行為合法合規。2.效益原則：在保證物資質量和服務水平的前提下，追求采購成本的最小化，實現公司經濟效益最大化。3.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監督和相關部門的審計。4.誠實守信原則：與供應商建立良好的合作關系，誠實守信，履行合同約定。二、采購部職責與崗位設置（一）采購部職責1.制定采購計劃：根據公司生產經營計劃，結合庫存情況，制定合理的采購計劃，確保物資供應的及時性和準確性。2.供應商管理：開發、評估、選擇合格供應商，建立供應商檔案，維護良好的合作關系，定期對供應商進行考核評價。3.采購執行：按照采購計劃和審批流程，組織實施物資采購和服務采購，確保采購任務按時完成。4.采購成本控制：通過市場調研、談判、招標等方式，降低采購成本，提高采購資金使用效益。5.合同管理：簽訂采購合同，跟蹤合同執行情況，及時處理合同變更、違約等問題，確保合同有效履行。6.質量控制：參與采購物資的質量檢驗和驗收工作，確保采購物資符合公司質量要求。7.信息管理：收集、整理、分析采購相關信息，為公司決策提供支持。（二）崗位設置1.采購部經理負責采購部的全面管理工作，制定部門工作計劃和目標，并組織實施。協調與公司其他部門的關系，確保采購工作與公司整體運營相銜接。審核采購計劃、合同等重要文件，對采購工作中的重大事項進行決策。監督采購流程的執行情況，定期對采購工作進行總結和評估，提出改進措施。2.采購主管協助采購部經理開展工作，負責采購業務的具體組織和實施。制定采購工作流程和規范，指導采購人員開展工作。參與供應商的開發、評估和選擇工作，建立供應商數據庫。跟蹤采購合同的執行情況，協調解決合同執行過程中的問題。定期對采購數據進行統計和分析，為采購決策提供依據。3.采購專員根據采購計劃，負責具體的物資采購和服務采購工作。收集市場信息，尋找合適的供應商，進行詢價、比價、議價等工作。協助采購主管進行合同起草、簽訂和執行工作，確保合同條款符合公司要求。參與采購物資的驗收工作，對不合格物資及時與供應商溝通處理。負責采購文件的整理和歸檔工作。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據生產經營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、需求時間等信息，并提交至本部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請的必要性、合理性進行審核，簽字確認后提交至采購部。（二）采購審批1.采購部收到采購申請后，由采購主管對申請內容進行初步審核，審核通過后提交至采購部經理審批。2.采購部經理根據公司采購政策、預算等情況，對采購申請進行審批。對于金額較大或重要的采購項目，需提交公司相關領導審批。（三）采購計劃制定1.采購部根據審批通過的采購申請，結合庫存情況，制定詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、采購時間、采購方式等內容。2.采購計劃經采購部經理審核后，報公司分管領導備案。（四）供應商選擇與評估1.采購專員根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業執照、資質證書、產品質量認證、業績情況等相關資料，建立供應商信息檔案。3.采購部組織相關人員對符合條件的供應商進行實地考察或評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務、信譽等方面。4.根據評估結果，選擇確定合格供應商，并與其簽訂《供應商合作協議》，明確雙方的權利和義務。（五）采購實施1.采購專員根據采購計劃和審批結果，向選定的供應商發送《采購訂單》，明確采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點等具體要求。2.供應商收到采購訂單后，應及時確認并按照訂單要求組織生產或提供服務。采購專員負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量交貨。3.在采購過程中，如遇特殊情況需要變更采購訂單，采購專員應及時與供應商協商，并按照公司內部審批流程辦理變更手續。（六）驗收與付款1.采購物資到貨后，采購部應及時通知質量檢驗部門、使用部門等相關人員進行驗收。驗收人員應按照合同要求和相關標準對采購物資的數量、質量、規格型號等進行檢驗，填寫《驗收報告》。2.對于驗收合格的物資，使用部門應在《驗收報告》上簽字確認。采購專員根據驗收結果，辦理入庫手續，并將相關單據提交至財務部門。3.財務部門根據采購合同、驗收報告、發票等相關資料，審核無誤后按照公司付款流程辦理付款手續。四、采購成本控制（一）成本分析與預算編制1.采購部定期對采購成本進行分析，包括采購價格、運輸成本、倉儲成本、質量成本等方面，找出成本控制的關鍵點和存在的問題。2.根據公司生產經營計劃和采購需求，結合市場價格走勢，編制采購成本預算。采購成本預算應明確各項采購費用的控制目標，并分解到具體的采購項目和時間段。（二）價格談判與招標采購1.在采購過程中，采購專員應充分利用市場信息，與供應商進行價格談判，爭取最優惠的采購價格。談判前應做好充分準備，了解供應商的成本結構、市場價格水平等情況，制定合理的談判策略。2.對于金額較大、采購頻率較高的物資或服務，應根據公司相關規定，采用招標采購方式。招標采購應嚴格按照公司招標流程進行，確保招標過程的公開、公平、公正。（三）成本監控與持續改進1.采購部建立采購成本監控機制，定期對采購成本預算執行情況進行檢查和分析，及時發現成本偏差并采取措施進行調整。2.總結采購成本控制工作中的經驗教訓，不斷完善采購成本控制方法和措施，持續降低采購成本。五、供應商管理（一）供應商開發1.根據公司采購需求和市場情況，采購部制定供應商開發計劃，明確供應商開發的目標、范圍、方式等內容。2.通過多種渠道收集潛在供應商信息，如網絡搜索、行業展會、供應商推薦、行業協會等，對潛在供應商進行初步篩選和評估。3.對符合條件的潛在供應商進行實地考察或評估，了解其生產經營狀況、質量管理水平、技術能力、價格水平、售后服務等方面的情況，確定是否具備合作條件。4.與選定的供應商進行溝通洽談，介紹公司的采購需求、合作要求等情況，簽訂《供應商合作協議》，建立合作關系。（二）供應商評估與考核1.采購部建立供應商評估與考核體系，定期對供應商進行評估和考核。評估與考核內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等方面。2.制定供應商評估與考核標準，明確各項評估指標的權重和評分方法。評估與考核結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。3.根據供應商評估與考核結果，對供應商進行分類管理。對于優秀供應商，給予優先合作、增加采購份額等獎勵；對于不合格供應商，及時采取警告、暫停合作、終止合作等措施。（三）供應商關系維護1.采購部定期與供應商進行溝通交流，了解其生產經營狀況、產品質量情況、市場價格變化等信息，及時協調解決合作過程中出現的問題。2.組織供應商參加公司舉辦的供應商大會、培訓等活動，加強與供應商的合作與交流，提高供應商的服務水平和合作積極性。3.對供應商提出的合理建議和意見，及時給予反饋和采納，共同促進公司采購工作的持續改進。六、合同管理（一）合同簽訂1.采購合同由采購專員根據采購訂單和雙方協商結果起草，合同內容應明確采購物資或服務的名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同起草完成后，提交至采購主管審核。采購主管應重點審核合同條款的合法性、完整性、準確性等內容，確保合同符合公司利益和法律法規要求。3.采購合同經采購主管審核通過后，提交至采購部經理審批。采購部經理對合同的重要條款進行審核，簽字確認后報公司分管領導審批。4.公司分管領導審批通過后，采購專員與供應商簽訂采購合同。合同簽訂應采用書面形式，雙方簽字蓋章后生效。（二）合同執行1.采購專員負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按照合同要求按時、按質、按量交貨。2.在合同執行過程中，如遇特殊情況需要變更合同條款，采購專員應及時與供應商協商，并按照公司內部審批流程辦理合同變更手續。3.采購專員應定期向采購主管匯報合同執行情況，及時解決合同執行過程中出現的問題。（三）合同結算與歸檔1.采購物資到貨驗收合格后，采購專員應及時收集整理相關單據，如發票、驗收報告、入庫單等，提交至財務部門辦理合同結算手續。2.財務部門根據采購合同、驗收報告、發票等相關資料，審核無誤后按照合同約定的付款方式辦理付款手續。3.采購合同執行完畢后，采購專員應將合同相關資料進行整理歸檔，建立合同檔案。合同檔案應包括合同文本、采購訂單、驗收報告、發票、付款憑證等資料，確保合同檔案的完整性和可追溯性。七、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等方面。2.分析風險產生的原因、影響程度和發生概率，確定風險等級。對于高風險事項，應制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對：加強市場調研和分析，及時掌握市場價格走勢和供求關系變化，合理安排采購計劃，采用套期保值等方式規避市場價格波動風險。2.供應商風險應對：建立完善的供應商評估與考核體系，加強對供應商的管理和監督，選擇多家合格供應商進行合作，降低單一供應商帶來的風險。3.質量風險應對：加強采購物資的質量檢驗和驗收工作，嚴格按照合同要求和相關標準進行檢驗，確保采購物資符合質量要求。與供應商簽訂質量保證協議，明確質量責任和違約責任。4.合同風險應對：加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程進行操作，確保合同條款合法、完整、準確。在合同執行過程中，加強跟蹤和監督，及時處理合同變更、違約等問題。5.法律風險應對：加強對采購法律法規的學習和培訓，提高采購人員的法律意識。在采購活動中，嚴格遵守法律法規要求，確保采購行為合法合規。八、信息管理（一）采購信息收集1.采購專員應定期收集市場信息，包括物資價格、供應商動態、新產品信息等，為采購決策提供參考。2.建立供應商信息管理系統，及時更新供應商的基本信息、產品信息、業績情況等內容，確保信息的準確性和完整性。（二）采購數據統計與分析1.采購部定期對采購數據進行統計和分析，包括采購金額、采購數量、采購物資分類、供應商采購情況等方面。2.通過數據分析，找出采購工作中的規律和問題，為采購決策、成本控制、供應商管理等提供數據支持。（三）信息共享與溝通1.采購部與公司內部其他部門建立信息共享機制，及時溝通采購需求、庫存情況、質量反饋等信息，確保公司整體運營的協調一致。2.采購專員與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產經營狀況、產品質量情況、交貨期等信息，確保采購工作的順利進行。九、監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對采購部的采購活動進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合