支出與核銷管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財務(wù)管理，規(guī)范公司支出與核銷流程，確保公司資金的合理使用和財務(wù)安全，提高財務(wù)管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在日常工作中發(fā)生的各類費(fèi)用支出與核銷業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：各項支出必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.真實(shí)性原則：支出業(yè)務(wù)應(yīng)真實(shí)發(fā)生，憑證及相關(guān)資料應(yīng)真實(shí)、完整。3.合理性原則：支出應(yīng)具有合理的商業(yè)目的，符合公司經(jīng)營活動需要，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理。4.審批流程原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行支出申請和核銷，確保審批環(huán)節(jié)的規(guī)范與有效。二、支出管理（一）支出分類1.費(fèi)用類支出辦公費(fèi)用：包括辦公用品、辦公設(shè)備購置、印刷費(fèi)、郵寄費(fèi)等。差旅費(fèi)：員工因公務(wù)出差發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用。業(yè)務(wù)招待費(fèi)：用于招待客戶、合作伙伴等發(fā)生的餐飲、禮品、娛樂等費(fèi)用。通訊費(fèi)：員工因工作需要發(fā)生的手機(jī)話費(fèi)、固定電話費(fèi)等。車輛費(fèi)用：公司車輛的燃油費(fèi)、過路費(fèi)、保養(yǎng)費(fèi)、維修費(fèi)用等。培訓(xùn)費(fèi)：員工參加外部培訓(xùn)或內(nèi)部培訓(xùn)所發(fā)生的費(fèi)用。會議費(fèi)：組織召開會議發(fā)生的場地租賃、會議設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲等費(fèi)用。其他費(fèi)用：不屬于上述分類的其他日常費(fèi)用支出。2.資產(chǎn)類支出固定資產(chǎn)購置：購置房屋、建筑物、機(jī)器設(shè)備、運(yùn)輸工具等單位價值較高、使用期限較長的資產(chǎn)。無形資產(chǎn)購置：購買專利、商標(biāo)、著作權(quán)、土地使用權(quán)等無形資產(chǎn)。（二）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.辦公費(fèi)用根據(jù)公司實(shí)際需求，制定辦公用品采購標(biāo)準(zhǔn)和審批流程，嚴(yán)格控制辦公用品的浪費(fèi)。辦公設(shè)備購置應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行審批，優(yōu)先考慮性價比高、符合工作需要的設(shè)備。印刷費(fèi)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)量合理控制，嚴(yán)格審批印刷申請，確保印刷內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，避免不必要的浪費(fèi)。郵寄費(fèi)應(yīng)選擇合適的郵寄方式，對于緊急文件可選擇加急郵寄，但需注明原因并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.差旅費(fèi)交通費(fèi)用員工應(yīng)根據(jù)工作需要選擇合適的交通工具，優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的出行方式。乘坐飛機(jī)應(yīng)選擇經(jīng)濟(jì)艙，如有特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批。乘坐火車應(yīng)優(yōu)先選擇硬座或硬臥，如因工作需要乘坐軟臥，需說明原因并經(jīng)審批。市內(nèi)交通費(fèi)用應(yīng)合理控制，盡量選擇公共交通出行，如需乘坐出租車，應(yīng)保留相關(guān)票據(jù)。住宿費(fèi)用根據(jù)出差地區(qū)的經(jīng)濟(jì)水平和公司規(guī)定，制定不同級別城市的住宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。員工應(yīng)選擇符合標(biāo)準(zhǔn)的酒店或住宿場所，不得超標(biāo)準(zhǔn)住宿，特殊情況需超標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)提前申請并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。餐飲費(fèi)用按照公司規(guī)定的出差餐飲補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)地區(qū)差異進(jìn)行合理設(shè)定。出差期間如有招待客戶等特殊情況，需在報銷時注明原因，并按照業(yè)務(wù)招待費(fèi)的規(guī)定進(jìn)行審批。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)招待費(fèi)的支出，招待應(yīng)具有必要性和合理性，嚴(yán)禁以招待為名進(jìn)行不正當(dāng)消費(fèi)。招待費(fèi)用應(yīng)根據(jù)招待對象的級別和業(yè)務(wù)性質(zhì)合理安排，不得鋪張浪費(fèi)。招待費(fèi)報銷時應(yīng)提供詳細(xì)的招待清單，包括招待時間、地點(diǎn)、人員、事由等信息。4.通訊費(fèi)根據(jù)員工的工作崗位和工作需要，制定不同級別的通訊費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。員工應(yīng)按照公司規(guī)定使用通訊費(fèi)用，不得超出補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，如有特殊情況需超出標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)提前申請并經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.車輛費(fèi)用公司車輛應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定用途使用，嚴(yán)禁公車私用。車輛燃油費(fèi)、過路費(fèi)等應(yīng)根據(jù)實(shí)際行駛里程和業(yè)務(wù)需要進(jìn)行報銷，確保費(fèi)用真實(shí)合理。車輛保養(yǎng)費(fèi)、維修費(fèi)用應(yīng)按照公司車輛維修保養(yǎng)管理規(guī)定進(jìn)行審批，選擇正規(guī)的維修保養(yǎng)廠家，確保維修質(zhì)量和費(fèi)用合理。6.培訓(xùn)費(fèi)員工參加培訓(xùn)應(yīng)提前向部門領(lǐng)導(dǎo)提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后參加。培訓(xùn)費(fèi)用應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)級別等合理確定，報銷時應(yīng)提供培訓(xùn)通知、培訓(xùn)發(fā)票、培訓(xùn)證書等相關(guān)資料。7.會議費(fèi)組織召開會議應(yīng)提前制定會議預(yù)算，經(jīng)審批后嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。會議費(fèi)用報銷時應(yīng)提供會議通知、會議議程、參會人員名單、會議費(fèi)用明細(xì)清單等相關(guān)資料。（三）支出審批流程1.費(fèi)用類支出審批流程申請人填寫費(fèi)用報銷單：詳細(xì)填寫支出事由、金額、日期、附件張數(shù)等信息，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。部門負(fù)責(zé)人審核：對支出的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合部門工作需要和公司規(guī)定，簽署審核意見。財務(wù)部門審核：審核發(fā)票等憑證的真實(shí)性、合法性、完整性，核對支出金額是否符合費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，計算是否準(zhǔn)確，簽署審核意見。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)審批權(quán)限，對較大金額或重要支出進(jìn)行審批，簽署審批意見。總經(jīng)理審批：對于重大支出或超出分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限的支出，由總經(jīng)理進(jìn)行最終審批。報銷付款：經(jīng)各級審批通過后，財務(wù)部門根據(jù)公司資金情況安排付款。2.資產(chǎn)類支出審批流程資產(chǎn)購置申請：使用部門根據(jù)工作需要填寫資產(chǎn)購置申請表，詳細(xì)說明購置資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計金額等信息，并附上相關(guān)的采購預(yù)算或可行性分析報告。部門負(fù)責(zé)人審核：對資產(chǎn)購置的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽署審核意見。財務(wù)部門審核：審核購置資產(chǎn)的預(yù)算安排、資金來源等情況，評估對公司財務(wù)狀況的影響，簽署審核意見。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)審批權(quán)限，對資產(chǎn)購置申請進(jìn)行審批，簽署審批意見。總經(jīng)理審批：對于重大資產(chǎn)購置項目或超出分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限的申請，由總經(jīng)理進(jìn)行最終審批。采購實(shí)施：經(jīng)審批通過后，由采購部門按照公司采購管理規(guī)定進(jìn)行采購。資產(chǎn)驗(yàn)收：資產(chǎn)購置后，由使用部門、資產(chǎn)管理部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保資產(chǎn)符合要求，并填寫資產(chǎn)驗(yàn)收單。報銷入賬：資產(chǎn)驗(yàn)收合格后，采購部門將發(fā)票等報銷憑證提交財務(wù)部門，財務(wù)部門按照支出審批流程進(jìn)行審核報銷，同時按照公司資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行資產(chǎn)入賬和登記。三、核銷管理（一）核銷定義核銷是指對公司已發(fā)生的支出業(yè)務(wù)進(jìn)行審核、確認(rèn)、記賬等財務(wù)處理的過程，確保支出的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，并與公司財務(wù)記錄相符。（二）核銷憑證要求1.發(fā)票：發(fā)票是支出核銷的主要憑證，必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額等。2.收據(jù)：對于一些無法取得發(fā)票的支出，如支付給個人的小額費(fèi)用等，可以使用收據(jù)作為核銷憑證，但收據(jù)應(yīng)符合財務(wù)規(guī)定，具有收款單位蓋章、收款人簽字等要素。3.其他憑證：根據(jù)支出業(yè)務(wù)的性質(zhì)，可能還需要提供合同、協(xié)議、審批文件、驗(yàn)收報告、清單等其他相關(guān)憑證，以證明支出的真實(shí)性和合理性。（三）核銷流程1.收集憑證：員工在完成支出業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時收集整理相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)等原始憑證，并按照公司規(guī)定的格式粘貼在費(fèi)用報銷單上。2.填寫報銷單：員工根據(jù)支出情況填寫費(fèi)用報銷單，詳細(xì)注明支出事由、金額、日期、附件張數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。3.部門初審：部門負(fù)責(zé)人對報銷單及所附憑證進(jìn)行初步審核，檢查支出是否符合部門工作需要和公司規(guī)定，憑證是否齊全、真實(shí)、合規(guī)，簽字確認(rèn)審核意見。4.財務(wù)審核：財務(wù)部門收到報銷單后，對憑證的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核，核對支出金額是否符合費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，計算是否準(zhǔn)確，發(fā)票是否有效等，簽署審核意見。5.審批：按照支出審批流程，依次提交分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理進(jìn)行審批，各級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限對報銷事項進(jìn)行審核并簽署審批意見。6.核銷入賬：經(jīng)各級審批通過后，財務(wù)部門根據(jù)審核無誤的報銷單進(jìn)行賬務(wù)處理，將支出金額計入相應(yīng)的會計科目，完成核銷入賬。（四）核銷期限1.員工應(yīng)在支出業(yè)務(wù)發(fā)生后的規(guī)定時間內(nèi)完成報銷核銷，一般情況下，費(fèi)用報銷應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)提交，特殊情況需提前向財務(wù)部門說明原因。2.對于跨年度的支出業(yè)務(wù)，應(yīng)在次年[X]月[X]日前完成報銷核銷，逾期未報銷的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕受理，由此產(chǎn)生的后果由員工自行承擔(dān)。（五）核銷差異處理1.在核銷過程中，如發(fā)現(xiàn)報銷金額與實(shí)際支出金額不符、憑證存在問題或其他差異情況，財務(wù)部門應(yīng)及時與報銷人溝通核實(shí)。2.報銷人應(yīng)根據(jù)財務(wù)部門的要求提供相關(guān)補(bǔ)充資料或作出合理說明，如因特殊原因無法提供或說明的，財務(wù)部門有權(quán)根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理，如調(diào)整報銷金額、拒絕報銷等。3.對于核銷差異較大或頻繁出現(xiàn)差異的情況，財務(wù)部門應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并對相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注和審查，以確保公司財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和支出業(yè)務(wù)的合規(guī)性。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對公司支出與核銷業(yè)務(wù)進(jìn)行審計檢查，審查支出的真實(shí)性、合理性、合法性，以及核銷流程的執(zhí)行情況。1.審計人員通過查閱憑證、賬目、報表等資料，核實(shí)支出業(yè)務(wù)是否與公司實(shí)際經(jīng)營活動相符，是否存在虛假支出、違規(guī)報銷等問題。2.檢查支出審批流程是否嚴(yán)格執(zhí)行，各級審批人員是否認(rèn)真履行職責(zé)，有無越權(quán)審批、審批流于形式等情況。3.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保公司支出與核銷管理制度的有效執(zhí)行。（二）財務(wù)部門日常監(jiān)督財務(wù)部門在日常工作中負(fù)責(zé)對公司支出與核銷業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時監(jiān)督，確保每一筆支出都符合規(guī)定。1.對報銷憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核，發(fā)現(xiàn)問題及時與報銷人溝通，要求其補(bǔ)充資料或作出說明，防止不符合要求的支出進(jìn)入公司財務(wù)核算體系。2.定期對公司支出情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，關(guān)注各項費(fèi)用的變動趨勢，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并向相關(guān)部門反饋，為公司成本控制和決策提供依據(jù)。3.加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)，了解業(yè)務(wù)需求和支出情況，對不合理的支出提出建議和改進(jìn)措施，促進(jìn)公司財務(wù)管理水平的提高。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的支出與核銷行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對虛假報銷、違規(guī)套取資金等行為，一經(jīng)查實(shí)，除追回違規(guī)款項外，將對責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅批評教育，并根據(jù)公司規(guī)定給予警告、罰款、降職、辭退等處罰，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任