市場設備采購與驗收規定

市場設備采購與驗收規定一、總則1.目的：為加強本農貿市場設備采購管理，規范采購流程，確保所采購設備符合市場運營需求，保證設備質量，特制定本規定。2.適用范圍：本規定適用于農貿市場物業公司為市場運營所需進行的所有設備采購與驗收活動。包括但不限于各類電器設備、消防設備、通風設備、計量設備、監控設備等。3.職責分工-采購部門：負責制定采購計劃、尋找供應商、進行采購談判、簽訂采購合同、跟蹤采購進度等工作。-使用部門：提出設備采購需求，參與采購技術規格的制定，協助采購部門進行供應商考察，負責設備的驗收及后續使用維護等工作。-財務部門：負責審核采購預算、資金支付、監督采購成本等工作。-行政部門：負責對采購與驗收過程進行監督，確保采購活動合法合規，并對采購資料進行歸檔管理。二、采購計劃1.需求提出-市場各使用部門應根據市場運營需求、設備更新換代計劃、突發設備損壞等情況，填寫《設備采購需求申請表》，詳細說明所需設備的名稱、規格型號、數量、用途、預計使用時間等信息。-對于大型設備或涉及金額較大的設備采購需求，使用部門應進行可行性研究和成本效益分析，并形成書面報告，一并提交給采購部門。2.需求審核-采購部門收到《設備采購需求申請表》后，應會同財務部門、技術專家等對需求進行審核。審核內容包括需求的合理性、預算的準確性、與現有設備的兼容性等。-如需求存在疑問或不合理之處，采購部門應及時與使用部門溝通，要求其進行修改或補充說明。審核通過后的《設備采購需求申請表》將作為采購計劃制定的依據。3.采購計劃制定-采購部門根據審核通過的設備采購需求，結合市場供應情況、采購預算等因素，制定詳細的《設備采購計劃》。采購計劃應明確采購設備的名稱、規格型號、數量、采購預算、預計采購時間、供應商選擇范圍等內容。-《設備采購計劃》需報物業公司主管領導審批，審批通過后正式生效。如采購計劃涉及重大項目或金額較大，還需提交公司董事會審議。三、供應商選擇1.供應商信息收集-采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，包括但不限于網絡搜索、行業推薦、供應商主動聯系、參加展會等。收集的信息應包括供應商的基本情況（如公司名稱、注冊地址、聯系方式等）、經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。-建立供應商信息庫，對收集到的供應商信息進行分類整理和歸檔，以便后續查詢和篩選。2.供應商篩選-根據采購計劃和設備需求，采購部門從供應商信息庫中初步篩選出符合要求的供應商名單。篩選標準主要包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面。-對于初次合作的供應商，采購部門應要求其提供相關資質證明文件，如營業執照、生產許可證、質量認證證書等，并對其進行實地考察或背景調查。考察內容包括供應商的生產場地、生產設備、質量管理體系、人員配備等情況。3.供應商評估-成立供應商評估小組，成員包括采購部門、使用部門、技術專家、財務部門等相關人員。評估小組根據供應商提供的資料和實地考察情況，對供應商進行綜合評估。-評估指標包括但不限于產品質量（占比[X]%）、價格（占比[X]%）、交貨期（占比[X]%）、售后服務（占比[X]%）、信譽（占比[X]%）等。評估小組應根據各項指標的重要性，確定相應的權重，并對每個供應商進行打分。-根據評估得分，選擇得分較高的供應商作為潛在合作對象。對于評估不合格的供應商，應將其從供應商信息庫中刪除或標記為不推薦合作。4.供應商確定-采購部門根據供應商評估結果，與得分最高的供應商進行采購談判。談判內容包括設備價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式等方面。-在談判過程中，采購部門應充分了解供應商的底線和需求，爭取最有利的采購條件。如談判結果符合采購要求，雙方達成一致意見，則確定該供應商為最終合作對象；如談判未能達成一致，采購部門可選擇與其他潛在供應商進行談判，或重新調整采購計劃。四、采購合同簽訂1.合同起草-采購部門與供應商確定合作意向后，應根據談判結果起草采購合同。合同內容應包括雙方的基本信息、設備名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、交貨地點、質量標準、驗收方式、售后服務、付款方式、違約責任、爭議解決方式等條款。-合同條款應明確、具體、詳細，避免出現模糊不清或容易引起歧義的表述。對于重要條款，如質量標準、售后服務等，應盡可能細化，以保障雙方的權益。2.合同審核-采購合同起草完成后，應依次提交給財務部門、法務部門、使用部門等相關部門進行審核。財務部門主要審核合同的付款方式、預算執行情況等；法務部門審核合同的合法性、合規性、風險防范等方面；使用部門審核合同中設備的技術規格、驗收標準等是否符合需求。-各部門應在規定時間內完成審核，并提出書面審核意見。采購部門根據審核意見對合同進行修改完善，確保合同條款符合公司利益和法律法規要求。3.合同簽訂-采購合同經各部門審核通過后，由物業公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂合同。合同簽訂應采用書面形式，并加蓋雙方單位公章或合同專用章。-簽訂后的合同應一式多份，雙方各執若干份，同時分發給財務部門、使用部門、行政部門等相關部門存檔備案。合同原件由行政部門統一保管，以備后續查詢和審計。五、采購執行與跟蹤1.采購通知下達-采購合同簽訂后，采購部門應及時向供應商下達《采購訂單》，明確采購設備的詳細信息、交貨期、交貨地點等要求。《采購訂單》應與采購合同內容一致，并作為雙方履行合同的重要依據。-采購部門同時將《采購訂單》副本發送給使用部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。2.采購進度跟蹤-采購部門應指定專人負責采購進度跟蹤，定期與供應商溝通，了解設備生產、運輸等情況，確保設備按時交付。跟蹤方式可采用電話、郵件、實地考察等多種方式。-如因特殊原因導致設備無法按時交付，供應商應提前通知采購部門，并說明原因和預計交付時間。采購部門應及時將情況反饋給使用部門，并根據實際情況協商解決方案，如調整交貨期、更換供應商等。3.采購變更管理-在采購過程中，如因市場需求變化、設計變更等原因需要對采購設備的規格型號、數量、交貨期等進行變更，使用部門應填寫《采購變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內容等信息，并提交給采購部門。-采購部門收到《采購變更申請表》后，應與供應商進行溝通協商，如供應商同意變更，雙方應簽訂《采購變更協議》，明確變更后的相關事宜。如供應商不同意變更或變更導致成本大幅增加，采購部門應及時與使用部門協商解決方案。-《采購變更申請表》和《采購變更協議》應作為采購資料的重要組成部分，由行政部門存檔管理。六、設備驗收1.驗收準備-設備到貨前，采購部門應提前通知使用部門、技術人員等相關人員做好驗收準備工作。使用部門應根據設備使用說明書、操作規程等資料，制定驗收方案，明確驗收標準、驗收流程、驗收人員等。-技術人員應準備好必要的檢測工具和儀器，對驗收現場進行清理和布置，確保驗收工作順利進行。同時，采購部門應要求供應商提供設備的相關資料，如產品合格證、質量檢驗報告、使用說明書、安裝圖紙等。2.到貨驗收-設備到貨時，采購部門、使用部門、供應商代表等相關人員應共同進行到貨驗收。驗收內容包括設備的數量、規格型號、外觀包裝等方面。-對照采購合同和《采購訂單》，檢查設備的數量是否與合同約定一致，規格型號是否符合要求，外觀是否有損壞、變形等情況，包裝是否完好無損。如發現問題，應及時與供應商溝通，要求其進行更換或處理。3.安裝調試驗收-到貨驗收合格后，由供應商負責按照設備安裝說明書進行設備安裝調試。在安裝調試過程中，使用部門和技術人員應全程參與，監督安裝調試工作的質量和進度。-安裝調試完成后，供應商應向使用部門和技術人員進行操作培訓，確保其熟悉設備的操作方法和注意事項。培訓結束后，使用部門和技術人員應按照驗收方案對設備進行性能測試和功能檢驗，檢查設備是否能夠正常運行，各項性能指標是否符合合同要求。4.質量驗收-質量驗收應依據合同約定的質量標準、國家相關標準以及行業標準進行。對于關鍵設備或技術復雜的設備，可邀請第三方檢測機構進行檢測驗收。-質量驗收內容包括設備的材質、工藝、安全性、可靠性等方面。驗收人員應仔細檢查設備的各項質量指標，如發現質量問題，應要求供應商立即整改或更換設備。整改或更換完成后，應重新進行質量驗收，直至設備質量符合要求。5.資料驗收-在設備驗收過程中，采購部門應同時對供應商提供的相關資料進行驗收。資料驗收內容包括產品合格證、質量檢驗報告、使用說明書、安裝圖紙、操作手冊、維修保養手冊等。-確保資料的完整性、準確性和有效性，資料應與設備實際情況相符。如資料不齊全或不符合要求，應要求供應商及時補充或完善。6.驗收報告出具-設備驗收完成后，驗收人員應根據驗收情況出具《設備驗收報告》。報告內容應包括設備基本信息、驗收依據、驗收過程、驗收結果、存在問題及整改建議等。-《設備驗收報告》需由驗收人員簽字確認，并加蓋物業公司公章。驗收合格的設備，方可正式投入使用；驗收不合格的設備，采購部門應根據合同約定和實際情況，要求供應商采取退貨、換貨、整改等措施，直至設備驗收合格。七、付款與結算1.付款申請-設備驗收合格后，采購部門應根據采購合同約定的付款方式和時間，填寫《付款申請表》，并附上采購合同、《采購訂單》、《設備驗收報告》、發票等相關資料，提交給財務部門審核。-《付款申請表》應詳細說明付款金額、付款方式、收款單位信息等內容。采購部門應確保提交的資料真實、完整、有效，以便財務部門進行審核和付款。2.付款審核-財務部門收到《付款申請表》及相關資料后，應按照公司財務管理制度進行審核。審核內容包括合同條款執行情況、發票的真實性和合法性、驗收報告的完整性、付款金額的準確性等。-如審核過程中發現問題或疑問，財務部門應及時與采購部門溝通核實。經審核無誤后，財務部門將《付款申請表》報物業公司主管領導審批。3.付款執行-物業公司主管領導審批通過后，財務部門按照審批意見和合同約定的付款方式，辦理付款手續。付款方式可根據實際情況選擇銀行轉賬、支票、匯票等方式。-財務部門在付款后，應及時將付款憑證復印件反饋給采購部門，以便采購部門進行采購結算和檔案管理。同時，財務部門應做好付款記錄，確保財務數據的準確性和完整性。4.采購結算-采購部門在收到財務部門反饋的付款憑證復印件后，應及時與供應商進行采購結算。結算內容包括核對付款金額、發票金額、合同執行情況等。-如在結算過程中發現差異，采購部門應及時與供應商和財務部門溝通協調，查明原因并進行調整。采購結算完成后，采購部門應將相關資料整理歸檔，作為采購項目的最終結算依據。八、監督與管理1.內部監督-行政部門負責對設備采購與驗收過程進行全程監督，確保采購活動合法合規、公正透明。監督內容包括采購計劃的制定與執行、供應商選擇、合同簽訂、采購執行與跟蹤、設備驗收、付款與結算等環節。-行政部門應定期對采購項目進行檢查和評估，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違反本規定的行為，應嚴肅追究相關人員的責任。2.審計監督-物業公司內部審計部門應定期對設備采購項目進行審計監督。審計內容包括采購項目的合法性、合規性、經濟性、效益性等方面。-審計部門應根據審計結果出具審計報告，對發現的問題提出審計建議，并監督相關部門進行整改。對于審計過程中發現的違法違規行為，應依法依規進行處理。3.檔案管理-行政部門負責建立健全設備采購檔案管理制度，對設備采購與驗收過程中形成的各類文件和資料進行分類整理、歸檔保存。檔案資料包括《設備采購需求申請表》、《設備采購計劃》、供應商資料、采購合同、《采購訂單》、《采購變更申請表》、《采購變更協議》、《設備驗收報告》、付款憑證等。-采購檔案應妥善保管，便于查詢和利用。檔案保管期限按照公司檔案管理制度執行，對于重要采購項目的檔案資料，應適當延長保管期限。4.績效評估