市場項目合同管理規定

一、總則1.目的為加強本農貿市場物業管理公司對市場項目合同的管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，有效防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于本物業公司與市場商戶及其他相關方就市場項目所簽訂的各類合同，包括但不限于攤位租賃合同、物業服務合同、廣告位租賃合同、工程建設合同等。3.管理原則合同管理遵循依法合規、全面履行、全程監控、嚴格保密的原則。確保合同的簽訂、履行等活動符合法律法規要求，合同各方嚴格按照合同約定履行義務，對合同從訂立到終止的全過程進行有效監控，并對合同涉及的商業秘密、敏感信息等嚴格保密。二、合同管理職責分工1.公司管理層-負責審批重大合同，對合同涉及的重大事項進行決策，包括但不限于合同標的金額較大、涉及重要市場資源配置、可能對公司經營產生重大影響的合同。-協調解決合同管理過程中的重大問題，對合同管理工作進行宏觀指導和監督。2.行政經理-作為合同管理的主要負責人，組織制定和完善合同管理制度，并監督制度的執行情況。-審核一般性合同，對合同的合法性、合規性、合理性進行審查，提出審核意見。-負責組織合同糾紛的處理工作，協調公司內部各部門資源，制定應對策略。3.業務部門-負責合同的前期洽談、起草工作，根據業務需求與合作方進行溝通協商，準確把握雙方權利義務，確保合同條款符合業務實際。-對合同相對方的主體資格、經營狀況、信譽等進行調查了解，收集相關資料，為合同簽訂提供依據。-在合同履行過程中，負責跟蹤業務進展，及時反饋合同履行情況，提出合同變更、解除等建議。4.法務部門（若有）-對合同進行法律審查，確保合同條款符合法律法規的規定，避免法律風險。-參與重大合同的談判，從法律專業角度提供意見和建議，協助公司維護合法權益。-處理合同糾紛案件，提供法律支持和解決方案，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。5.財務部門-負責對合同的財務條款進行審核，包括合同金額、付款方式、付款期限、稅務條款等，確保合同財務安排合理、合規。-根據合同約定進行賬務處理，負責合同款項的收付管理，及時核對賬目，對逾期款項進行預警。-參與合同執行情況的監督檢查，提供財務方面的分析和建議。三、合同的簽訂1.合同相對方的審查-業務部門在與合同相對方洽談合作前，應要求對方提供營業執照副本、法定代表人身份證明、授權委托書（如有）、資質證書等相關資料，對其主體資格進行審查，確保對方具有合法的經營資格和履行合同的能力。-對合同相對方的經營狀況、信譽情況進行調查。可通過查詢工商登記信息、信用評級機構報告、行業口碑、以往合作記錄等方式，了解其是否存在經營異常、違約糾紛等情況。-對于重要合同的相對方，必要時可組織實地考察，深入了解其生產經營場所、設備設施、人員配備等情況，評估其履約能力。2.合同的起草-合同起草應優先使用公司制定的合同示范文本。如無適用的示范文本，業務部門應根據具體業務內容和法律法規要求，結合公司利益和風險防范需求，起草合同條款。-合同條款應明確、具體、完整，包括但不限于合同雙方的基本信息、標的、數量、質量、價格、履行期限、履行地點、履行方式、違約責任、爭議解決方式等內容。確保合同權利義務對等，避免出現模糊不清或對公司不利的條款。-合同中涉及的技術標準、質量要求等內容，應明確具體的指標和驗收方法，避免產生歧義。3.合同的審核-合同起草完成后，業務部門應首先進行內部審核，確保合同內容符合業務實際和公司要求。審核通過后，將合同文本連同相關資料提交行政經理進行審核。-行政經理應從合同的合法性、合規性、合理性以及與公司整體經營策略的契合度等方面進行審核，對合同條款提出修改意見。如涉及法律專業問題，可征求法務部門的意見。-財務部門對合同的財務條款進行審核，重點關注合同金額、付款方式、付款期限、稅務處理等內容，確保財務安排合理、合規，避免潛在的財務風險。-法務部門（若有）對合同進行全面的法律審查，重點審查合同的合法性、有效性、違約責任條款的合理性以及爭議解決條款的可操作性等方面，對存在法律風險的條款提出修改建議。-各部門應在規定的時間內完成審核，并以書面形式反饋審核意見。業務部門根據審核意見對合同進行修改完善，如存在爭議，由行政經理組織相關部門進行協商解決。4.合同的審批-經過審核修改后的合同，根據合同金額、重要程度等因素，按照公司規定的審批流程提交公司管理層審批。-重大合同需經公司管理層集體討論決定，必要時可邀請外部專家進行論證，確保合同決策的科學性和合理性。-公司管理層審批通過后，合同方可簽訂。5.合同的簽訂程序-合同簽訂應采用書面形式，由公司法定代表人或其授權代表與合同相對方簽字并加蓋公司公章或合同專用章。-授權代表簽訂合同前，應取得公司法定代表人的書面授權委托書，明確授權范圍、期限等內容。-合同簽訂后，業務部門應及時將合同原件交公司檔案室存檔，同時將合同副本分發給相關部門，以便各部門按照合同約定履行職責。四、合同的履行1.履行責任的明確-合同簽訂后，業務部門作為合同履行的主要責任部門，應制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務、責任人、時間節點等，確保合同順利履行。-相關部門應根據合同約定和業務部門的工作安排，積極配合履行各自的職責，提供必要的支持和服務。2.履行情況的跟蹤與監督-業務部門應定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同相對方的履行進度、質量等情況。對于發現的問題，應及時與對方溝通協調，督促其采取措施解決。-財務部門應根據合同約定，跟蹤合同款項的收付情況，及時提醒業務部門辦理收款手續，對逾期未付款項進行預警，并協助業務部門進行催款工作。-行政經理應定期對合同履行情況進行檢查和評估，協調解決合同履行過程中出現的部門間協調問題和其他重大問題。3.合同變更與解除-合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更或解除合同，業務部門應及時提出書面申請，說明變更或解除的原因、內容及對公司的影響等。-合同變更或解除申請需經行政經理審核，并按照公司規定的審批流程報公司管理層審批。重大合同的變更或解除，還需征求法務部門的意見。-經審批同意變更或解除合同的，業務部門應與合同相對方協商一致，簽訂書面的變更協議或解除協議。變更協議或解除協議應明確變更或解除的內容、雙方的權利義務、違約責任等事項。-合同變更或解除后，業務部門應及時通知相關部門調整工作安排，財務部門應相應調整賬務處理。五、合同的檔案管理1.檔案的收集與整理-合同簽訂后，業務部門應在一周內將合同原件及相關資料（包括合同審批表、對方資質文件、往來函件、會議紀要等）整理齊全，移交公司檔案室。-檔案室負責對合同檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，建立合同檔案臺賬，確保檔案資料的完整性和系統性。2.檔案的保管-公司檔案室應設置專門的合同檔案保管區域，配備必要的保管設備和安全設施，確保檔案的安全存放。-合同檔案應按照不同的類別、年度等進行分類存放，便于查找和管理。同時，應建立電子檔案目錄，實現電子檔案與紙質檔案的同步管理。-檔案管理人員應定期對合同檔案進行檢查和維護，防止檔案資料的損壞、丟失等情況發生。3.檔案的查閱與借閱-公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。查閱時應遵守檔案室的相關規定，不得擅自摘抄、復制、篡改檔案內容。-如需借閱合同檔案，應填寫《合同檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和行政經理審批后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續。-借閱人員應妥善保管借閱的合同檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。借閱期滿后，應及時歸還檔案，經檔案管理人員核對無誤后辦理歸還手續。4.檔案的銷毀-合同檔案的保管期限按照國家法律法規和公司相關規定執行。保管期限屆滿，經檔案管理人員鑒定，確無保存價值的合同檔案，可進行銷毀處理。-銷毀合同檔案應填寫《合同檔案銷毀申請表》，經行政經理審核，公司管理層審批后，由檔案管理人員和監督人員共同進行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復。-銷毀完成后，檔案管理人員應在《合同檔案銷毀申請表》上注明銷毀情況，并將申請表存檔。六、合同的風險管理1.風險識別與評估-定期對合同管理過程中的風險進行識別和評估，分析可能出現的風險因素，如市場變化、政策調整、對方違約等，評估風險發生的可能性和可能造成的損失程度。-針對不同類型的合同，制定相應的風險識別清單和評估標準，提高風險識別和評估的準確性和針對性。2.風險應對措施-根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于高風險合同，應采取重點監控、增加擔保條款、加強違約責任約束等措施，降低風險發生的可能性和影響程度。-建立合同風險預警機制，及時發現和處理潛在的風險。如合同相對方出現經營異常、逾期付款等情況，應及時發出預警信號，采取相應的措施進行防范和應對。3.風險處置與報告-當合同風險發生時，業務部門應立即采取措施進行處置，如與合同相對方協商解決、尋求法律救濟等，盡量減少公司的損失。-同時，業務部門應及時向行政經理報告風險發生的情況、采取的處置措施以及對公司的影響等，行政經理應根據情況及時向公司管理層匯報。重大風險事件應成立專門的應急處理小組，制定應對方案，確保風險得到妥善處理。七、合同糾紛的處理1.糾紛的發現與報告-合同履行過程中，如發現可能存在合同糾紛的情況，業務部門應及時向行政經理報告，并提供相關的證據材料和情況說明。-行政經理接到報告后，應組織相關人員對糾紛情況進行初步調查和分析，判斷糾紛的性質、嚴重程度以及可能對公司造成的影響。2.糾紛處理的原則與策略-合同糾紛處理應遵循合法、公正、及時、有利的原則，在維護公司合法權益的前提下，盡量通過協商、調解等非訴訟方式解決糾紛，降低糾紛處理成本和對公司經營的影響。-根據糾紛的具體情況，制定相應的處理策略。對于事實清楚、爭議不大的糾紛，可優先選擇協商解決；對于爭議較大、協商解決難度較大的糾紛，可考慮通過仲裁或訴訟等法律途徑解決。3.糾紛處理的程序-當決定通過協商或調解方式解決糾紛時，行政經理應組織業務部門、法務部門（若有）等相關人員與合同相對方進行溝通協商，提出解決方案。協商過程中應做好記錄，形成書面的協商紀要。-如協商或調解無果，需要通過仲裁或訴訟方式解決糾紛的，由法務部門（若有）負責辦理相關法律事務，包括起草法律文書、收集證據、委托律師、參加仲裁或訴訟程序等。業務部門應積極配合法務部門提供必要的支持和協助。-在糾紛處理過程中，應及時向公司管理層匯報進展情況，根據公司管理層的意見和建議調整處理方案。4.糾紛處理結果的執行與反饋-糾紛處理結果生效后，相關部門應按照處理結果及時履行義務或主張權利。如涉及款項收付、合同變更等事項，財務部門和業務部門應做好相應的賬務處理和工作安排。-糾紛處理完畢后，法務部門（若有）應及時對糾紛處理情況進行總結分析，形成書面報告，反饋給行政經理和公司管理層。報告內容應包括糾紛發生的原因、處理過程、處理結果以及對公司合同管理工作的啟示等，為公司今后的合同管理提供經驗教訓。八、監督與考核1.監督檢查機制-行政經理應定期組織對合同管理工作進行監督檢查，檢查內容包括合同管理制度的執行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。-財務部門和審計部門應定期對合同的財務收支情況進行審計監督，確保合同款項的收付合規、準確。-內部監督檢查可采取查閱資料、實地走訪、問卷調查等方式進行，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價指標-建立合同管理工作考核評價指標體系，對各部門和相關人員的合同管理工作進行量化考核。考核指標包括合同簽訂的及時性、準確性、合規性，合同履行的進度、質量，合同糾紛的發生率及處理結果，合同檔案管理的規范性等方面。-定期對各部門和相關人員的合同管理工作進行考核評價，考核結果與績效獎金、職務晉升、評先評優等掛鉤，激勵各部門和相關人員做好合同管理工作。3.責任追究制度-對于在合同管理過程中違反本規定，導致公司遭受