市場文件收發管理規定

一、總則1.目的為加強本農貿市場文件收發管理工作，確保文件傳遞的準確性、及時性和安全性，規范文件處理流程，提高工作效率，特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于本農貿市場物業公司與市場商戶之間、物業公司內部各部門之間文件的收發、登記、傳閱、歸檔等管理工作。3.管理原則-準確性原則：確保文件接收、發送信息準確無誤，內容清晰完整。-及時性原則：及時處理文件收發事宜，不拖延、不積壓，保證文件流轉的高效性。-保密性原則：嚴格遵守保密制度，對涉及商業機密、敏感信息的文件妥善保管，防止信息泄露。二、文件接收管理1.外部文件接收-渠道分類-政府部門文件：包括工商、稅務、城管、衛生防疫等相關政府職能部門發送的政策法規、通知、檢查要求等文件。由物業公司指定專人負責到政府部門指定地點領取或通過政府公文傳輸系統接收。-商戶提交文件：市場商戶提交的各類申請、報告、反饋意見等文件，可通過現場遞交、郵寄、電子郵件等方式接收。市場商戶服務臺負責現場接收，前臺工作人員應及時對文件進行初步整理和登記。-合作單位文件：與本農貿市場有合作關系的供應商、廣告商、服務商等單位發送的商務文件、合作協議、業務往來函件等。由相關業務對接部門負責接收，并及時向行政部門報備。-接收流程-專人負責：對于政府部門文件，指定的文件接收人員在領取文件時，應檢查文件的完整性和準確性，核對文件數量、文號、標題等關鍵信息，確保無誤后在文件接收清單上簽字確認。-現場接收：市場商戶服務臺在接收商戶提交文件時，應向商戶做好登記工作，記錄商戶名稱、聯系方式、文件名稱、提交時間等信息，并給商戶開具文件接收回執。對于重要文件或緊急文件，應立即通知相關負責人。-郵件接收：通過電子郵件接收的文件，由行政部門負責定期查看郵箱。收到郵件后，應及時下載附件，檢查文件內容是否完整可讀，將郵件主題、發件人、發送時間等信息記錄在電子文件接收登記表中。對于需要緊急處理的郵件，應立即電話通知相關人員。-快遞接收：前臺工作人員負責接收快遞文件，檢查快遞包裝是否完好，確認文件收件人信息準確無誤后簽收。拆開快遞包裝后，按照上述登記要求對文件進行登記，并將快遞單號等信息一并記錄。2.內部文件接收-部門間文件傳遞-物業公司內部各部門之間因工作需要傳遞文件時，應填寫《內部文件傳遞單》，注明文件名稱、份數、傳遞部門、接收部門、傳遞日期等信息。-發送部門將文件和《內部文件傳遞單》一并交給行政部門，行政部門對文件進行統一登記后，安排專人將文件傳遞至接收部門。接收部門在《內部文件傳遞單》上簽字確認，完成文件接收流程。-上級文件傳達-物業公司管理層下達的各類文件、通知、會議紀要等，由行政部門負責接收并登記。行政部門根據文件的性質和涉及范圍，及時將文件分發給相關部門和人員，并做好文件傳閱記錄。三、文件登記管理1.登記內容-基本信息：對接收的每一份文件，都要詳細登記文件的文號、標題、來源（發文單位或個人）、接收日期、密級等基本信息。-文件特征：記錄文件的類型（如通知、報告、函件等）、頁數、附件情況等，確保文件信息的完整性。-處理狀態：登記文件的處理進度，如已傳閱、已處理、待處理等狀態，方便跟蹤和查詢。2.登記方式-紙質登記：設立專門的文件登記簿，按照文件接收順序進行編號登記。登記人員應認真填寫登記簿各項內容，字跡清晰、準確。-電子登記：同時建立電子文件登記臺賬，使用專門的辦公軟件或數據庫進行登記管理。電子登記臺賬應定期備份，防止數據丟失。電子登記信息應與紙質登記簿內容一致，方便檢索和統計分析。3.登記審核-登記完成后，由行政部門負責人對登記內容進行審核。審核內容包括登記信息的準確性、完整性，文件分類的合理性等。如發現登記錯誤或遺漏，應及時更正和補充。四、文件傳閱管理1.傳閱范圍確定-根據文件的性質、內容和涉及范圍，由行政部門協同文件的主管部門確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應明確具體的部門和人員，避免出現傳閱遺漏或過度傳閱的情況。-對于涉及重要決策、敏感信息或需要多個部門協同處理的文件，應擴大傳閱范圍至相關部門負責人和業務骨干；對于一般性工作通知，可根據工作實際情況確定傳閱對象。2.傳閱流程-專人負責：行政部門安排專人負責文件傳閱工作，確保文件傳閱的有序進行。-制定傳閱單：制作《文件傳閱單》，注明文件名稱、文號、傳閱期限、傳閱人員名單等信息。-依次傳閱：傳閱人員按照傳閱單上的順序依次傳閱文件。傳閱人員收到文件后，應在傳閱單上簽字并注明傳閱日期。如對文件有意見或建議，可在傳閱單的備注欄中注明。-及時回收：傳閱人員傳閱完畢后，應及時將文件交回給負責傳閱的工作人員。工作人員在收到文件后，應檢查文件是否完整，傳閱單上的簽字和日期是否齊全。如發現問題，應及時與傳閱人員溝通解決。-催辦提醒：在傳閱期限臨近時，負責傳閱的工作人員應對尚未傳閱的人員進行催辦提醒，確保文件在規定時間內傳閱完畢。3.傳閱要求-傳閱人員應在規定的傳閱期限內完成文件傳閱，不得擅自將文件轉借他人或帶出規定的傳閱范圍。-傳閱過程中，傳閱人員應妥善保管文件，不得隨意涂改、損壞文件。如因特殊原因需要復印文件，應經行政部門負責人批準，并在復印件上注明“復印件”字樣和復印日期。五、文件處理管理1.處理分工-行政部門：負責一般性文件的處理，如通知的轉發、會議紀要的整理等。對涉及多個部門的綜合性文件，行政部門應組織相關部門進行討論和協調處理。-業務部門：根據文件的內容和職責分工，負責專業性文件的處理。如市場運營部門負責處理與市場招商、攤位管理等相關的文件；安全管理部門負責處理與市場消防安全、治安管理等相關的文件。-管理層：對于重要文件、涉及重大決策的文件，應及時呈送物業公司管理層審閱和批示。管理層應根據文件內容做出明確的指示和決策，指導相關部門進行處理。2.處理流程-文件交辦：行政部門根據文件的性質和職責分工，將文件交辦給相關部門處理。交辦時，應填寫《文件交辦單》，注明文件名稱、文號、交辦部門、承辦部門、交辦日期、要求完成時間等信息。-承辦部門處理：承辦部門收到交辦文件后，應按照要求及時進行處理。對于需要多個環節完成的文件處理工作，承辦部門應制定詳細的工作計劃，明確責任人、時間節點和工作要求。-處理結果反饋：承辦部門完成文件處理工作后，應將處理結果以書面形式反饋給行政部門。反饋內容應包括處理過程、處理結果、存在的問題及建議等。行政部門對反饋結果進行審核，如發現問題，應及時要求承辦部門進行整改。-匯總匯報：行政部門對重要文件的處理結果進行匯總整理，及時向物業公司管理層匯報。對于涉及多個部門協同處理的文件，行政部門應組織召開協調會議，對處理結果進行統一梳理和匯報。3.處理時間要求-緊急文件：對于緊急文件，承辦部門應在收到文件后立即處理，原則上應在24小時內反饋處理結果；情況特殊的，應及時向行政部門說明原因，并明確處理完成時間。-一般文件：一般文件的處理期限根據文件內容和工作實際情況確定，原則上不超過5個工作日。承辦部門應在規定時間內完成處理工作，并及時反饋處理結果。六、文件歸檔管理1.歸檔范圍-上級文件：政府部門、上級主管單位下發的各類文件、政策法規、通知、批復等。-內部文件：物業公司內部形成的各類文件，包括工作計劃、工作總結、會議紀要、報告、請示、批復、制度、規定等。-商戶文件：市場商戶提交的各類申請、報告、合同、協議等文件。-其他文件：與市場運營管理相關的其他重要文件，如合作協議、審計報告、評估報告等。2.歸檔分類-按年度分類：以文件形成的年份為分類依據，將每年的文件分為一個類別。-按來源分類：分為上級文件、內部文件、商戶文件、合作單位文件等類別。-按性質分類：如行政管理類、市場運營類、安全管理類、財務管理類等。-可根據實際情況結合多種分類方法進行文件歸檔，確保文件分類科學合理，便于查找和管理。3.歸檔流程-整理：文件承辦部門在文件處理完畢后，應按照歸檔要求對文件進行整理。整理內容包括去除文件中的訂書釘、回形針等金屬物，對破損文件進行修復，將文件按順序排列等。-裝訂：對于紙張較多的文件，應進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，不影響文件的閱讀和使用。-編目：編制文件目錄，注明文件編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。文件目錄應與文件內容相符，便于檢索和查詢。-裝盒：將整理好的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標明年度、類別、起止日期等信息。檔案盒應按照分類順序存放，便于管理和查找。-移交：各部門應定期將整理好的檔案移交至物業公司檔案室。移交時，應填寫《檔案移交清單》，注明移交部門、移交日期、檔案名稱、數量等信息，雙方簽字確認。4.保管期限-永久保存：涉及市場重大決策、重要合同協議、歷史資料等具有長期保存價值的文件，應永久保存。-定期保存：根據文件的性質和重要程度，確定不同的定期保存期限，如3年、5年、10年等。一般行政管理文件、一般性業務文件等可保存3-5年；重要業務文件、財務文件等可保存5-10年。-保管期限屆滿的文件，由檔案室提出銷毀意見，報物業公司管理層審批后進行銷毀處理。銷毀過程應進行記錄，確保文件信息不被泄露。七、文件保密管理1.保密制度-制定嚴格的文件保密制度，明確保密范圍、保密措施、保密責任等內容。全體員工應嚴格遵守保密制度，保守文件中涉及的商業機密、市場經營數據、商戶信息等敏感信息。-對涉及保密文件的人員進行保密培訓，提高員工的保密意識和技能。培訓內容包括保密法律法規、保密制度、保密技術等方面。2.保密措施-物理隔離：對保密文件進行單獨存放，設置專門的保密文件柜或保密室，配備必要的安全防護設施，如門禁系統、監控設備等，防止未經授權的人員接觸保密文件。-訪問控制：對保密文件的訪問進行嚴格授權，只有經過授權的人員才能查閱、復制、傳遞保密文件。設置不同級別的訪問權限，根據員工的工作職責和崗位需求分配相應的權限。-加密處理：對于電子保密文件，應采用加密技術進行保護，設置加密密碼，并定期更換密碼。在傳輸保密文件時，應采用安全的傳輸方式，確保文件內容不被竊取或篡改。3.保密監督與處罰-行政部門定期對文件保密制度的執行情況進行監督檢查，發現問題及時整改。對違反保密制度的行為，視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、辭退等；構成犯罪的，依法追究刑事責任。八、文件銷毀管理1.銷毀范圍-保管期限屆滿且無保存價值的文件。-經鑒定確已失去效用的文件，如已失效的合同、協議、通知等。-因工作失誤或其他原因需要銷毀的文件。2.銷毀流程-申請：由文件保管部門提出文件銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、數量、來源、形成時間、銷毀原因等信息，報行政部門審核。-審核：行政部門對《文件銷毀申請表》進行審核，核實文件信息和銷毀原因。對于涉及重要信息或保密內容的文件，應報物業公司管理層審批。-銷毀實施：經審核批準后，由行政部門組織文件銷毀工作?？刹捎梅鬯?、焚燒、電子數據擦除等方式進行銷毀，確保文件內容無法恢復。-記錄：對文件銷毀過程進行記錄，填寫《文件銷毀記錄單》，注明銷毀日期、銷毀方式、銷毀人員等信息。《文件銷毀申請表》和《文件銷毀記錄單》應作為檔案保存，以備查閱。九、監督與考核1.監督機制-行政部門負責對文件收發管理工作進行日常監督，定期檢查文件收發登記、傳閱、處理、歸檔等環節的工作情況，及時發現和糾正存在的問題。-建立內部審計制度，定期對文件收發管理工作進行審計，檢查制度執行情況、文件處理的合規性、檔案管理的完整性等。審計結果應形成報告，向物業公司管理層匯報。2.考核指標-文件收發準確率：考核文件接收和發送過程中信息準確無誤的比例，計算公式為：（準確收發文件數量÷總收發文件數量）×100%。目標值為不低于98%。-文件處理及時率：考核文件在規定時間內完成處理的比例，計算公式為：（及時處理文件數量÷應處理文件數量）×100%。目標值為不低于95%。-文件歸檔完整率：考核歸檔文件的完整性，計算公式為：（實際歸檔完整文件數量÷應歸檔文件數量）×100%。目標值為不低于98%。-文件保密違規次數：統計因違反文件保密制度導致信息泄露等違規行為的次數，目標值為0次。3