研究生檔案管理工作細(xì)則?

一、總則1.為加強(qiáng)我校研究生檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，提高研究生管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及教育主管部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本工作細(xì)則。2.研究生檔案是研究生個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、學(xué)習(xí)成績(jī)等方面的真實(shí)記錄，是學(xué)校和社會(huì)選拔、任用人才的重要依據(jù)。檔案管理工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理、確保安全、便于利用的原則。二、管理體制與職責(zé)1.學(xué)校檔案管理部門(mén)-負(fù)責(zé)制定和完善全校研究生檔案管理制度，并監(jiān)督各部門(mén)執(zhí)行。-統(tǒng)籌全校研究生檔案的接收、整理、保管、利用等工作，對(duì)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。-負(fù)責(zé)學(xué)校與校外檔案管理機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，辦理檔案轉(zhuǎn)遞等相關(guān)事宜。2.研究生院-協(xié)助檔案管理部門(mén)做好研究生檔案接收、審核工作，確保新生檔案及時(shí)、完整歸檔。-在研究生培養(yǎng)過(guò)程中，負(fù)責(zé)收集、整理研究生培養(yǎng)過(guò)程中形成的各類(lèi)材料，定期移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。-配合檔案管理部門(mén)做好研究生檔案的利用工作，為研究生就業(yè)、升學(xué)等提供必要的支持。3.各研究生培養(yǎng)單位-負(fù)責(zé)本單位研究生檔案的初步收集、整理和審核工作，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。-指導(dǎo)研究生填寫(xiě)檔案相關(guān)材料，對(duì)材料的填寫(xiě)質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。-及時(shí)將本單位研究生檔案材料移交學(xué)校檔案管理部門(mén)，協(xié)助做好檔案管理工作。三、檔案材料的收集與歸檔1.新生檔案接收-學(xué)校在錄取工作結(jié)束后，及時(shí)向研究生發(fā)放調(diào)檔函，明確檔案接收要求和截止日期。-研究生培養(yǎng)單位負(fù)責(zé)督促新生按時(shí)將檔案寄送至學(xué)校。檔案管理部門(mén)接收新生檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，填寫(xiě)檔案接收清單。-對(duì)檔案材料不齊全或不符合要求的新生檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知研究生本人或培養(yǎng)單位補(bǔ)充、完善。2.培養(yǎng)過(guò)程材料收集-研究生院負(fù)責(zé)收集研究生培養(yǎng)計(jì)劃、課程成績(jī)、學(xué)位論文答辯材料、獎(jiǎng)懲情況等培養(yǎng)過(guò)程中的重要材料。-各研究生培養(yǎng)單位負(fù)責(zé)收集研究生思想政治表現(xiàn)鑒定、導(dǎo)師評(píng)語(yǔ)、實(shí)習(xí)實(shí)踐材料等相關(guān)材料。-研究生本人應(yīng)主動(dòng)配合學(xué)校和培養(yǎng)單位，及時(shí)提交個(gè)人相關(guān)材料，如自傳、科研成果證明等。3.歸檔要求-歸檔的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、規(guī)范，簽字蓋章齊全。-檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，編目清晰，便于查找和利用。-檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行審核，符合要求的及時(shí)歸檔，不符合要求的退回相關(guān)單位或個(gè)人進(jìn)行整改。四、檔案的整理與保管1.檔案整理-檔案管理部門(mén)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)接收的研究生檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。-整理過(guò)程中應(yīng)保持檔案材料的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同類(lèi)別和保管期限，確保檔案整理的科學(xué)性和規(guī)范性。2.檔案保管-學(xué)校設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案架、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備，確保檔案安全。-檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合檔案保管要求。-檔案管理部門(mén)應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的利用與轉(zhuǎn)遞1.檔案利用-校內(nèi)各部門(mén)因工作需要查閱研究生檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。-查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室，不得擅自摘抄、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。-校外單位查閱研究生檔案的，需持單位介紹信和查閱人員有效身份證件，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門(mén)審批后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。-研究生本人因特殊原因需要查閱個(gè)人檔案的，應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)研究生院審核同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞-研究生畢業(yè)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等需要轉(zhuǎn)遞檔案的，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。-檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或郵政特快專(zhuān)遞（EMS）等方式進(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。-檔案管理部門(mén)在轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位、轉(zhuǎn)遞日期等信息，并及時(shí)跟蹤檔案的投遞情況，確保檔案安全、準(zhǔn)確送達(dá)。六、檔案信息化建設(shè)1.學(xué)校積極推進(jìn)研究生檔案信息化建設(shè)，建立研究生檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)將研究生檔案材料進(jìn)行數(shù)字化掃描、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案的查詢、利用和共享。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，建立嚴(yán)格的信息安全制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全可靠。七、監(jiān)督與檢查1.學(xué)校檔案管理部門(mén)定期對(duì)各研究生培養(yǎng)單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案材料收集整理情況、檔案保管情況等。2.對(duì)檔案管理工作中存在問(wèn)題的單位，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促其限期整改。對(duì)因工作不