研究生檔案數字化工作細則?

一、總則1.為規范我校研究生檔案數字化工作，提高檔案管理效率和服務水平，確保研究生檔案信息的完整性、準確性和安全性，依據國家有關檔案管理的法律法規和學校實際情況，特制定本工作細則。2.研究生檔案數字化工作旨在利用現代信息技術，將傳統紙質檔案轉化為數字化檔案，實現檔案的高效存儲、快速檢索和便捷利用，以更好地服務于學校研究生教育管理和發展。二、工作目標與原則1.工作目標-全面、系統地完成我校研究生各類檔案的數字化轉換工作，建立完善的研究生檔案數字化資源庫。-實現檔案數字化管理系統與學校其他業務系統的有效對接，提高檔案信息共享程度和利用效率。-提升檔案管理工作的規范化、科學化、信息化水平，為學校研究生教育決策提供有力的數據支持。2.工作原則-真實性原則：確保數字化檔案內容與原始紙質檔案一致，不篡改、不遺漏檔案信息。-完整性原則：對研究生檔案進行全面數字化處理，涵蓋招生、培養、學位授予等各個環節的檔案資料。-安全性原則：建立嚴格的安全保密制度，保障數字化檔案信息不被泄露、篡改和非法訪問。-規范性原則：遵循國家和行業相關標準規范，統一數字化工作流程、技術標準和數據格式。三、職責分工1.研究生院-負責統籌規劃研究生檔案數字化工作，制定工作方案和年度計劃。-組織協調各部門開展檔案數字化工作，明確工作任務和要求。-對檔案數字化工作進行監督、檢查和指導，確保工作質量和進度。-負責與學校其他部門溝通協調，推動檔案數字化管理系統與相關業務系統的對接。2.檔案管理部門-具體承擔研究生檔案的收集、整理、分類和編目工作，為數字化轉換做好前期準備。-按照數字化工作流程和技術標準，組織實施檔案掃描、圖像處理、數據掛接等工作。-對數字化檔案進行質量檢查和驗收，確保檔案數據的準確性和完整性。-負責數字化檔案的存儲、備份和日常維護管理，保障檔案信息的安全。3.各研究生培養單位-協助研究生院和檔案管理部門做好本單位研究生檔案的收集、整理和移交工作。-提供必要的人員和場地支持，配合完成檔案數字化工作中的相關任務。-負責對涉及本單位研究生檔案數字化工作的問題進行反饋和溝通。四、工作流程1.檔案收集與整理-各研究生培養單位按照學校檔案管理要求，收集本單位研究生在招生、培養、學位授予等過程中形成的各類檔案資料，并進行初步整理，確保檔案資料的齊全、完整。-檔案管理部門對各培養單位移交的檔案進行接收，按照檔案分類標準進行二次整理，核對檔案數量、編號等信息，對檔案進行編目，建立紙質檔案目錄數據庫。2.數字化加工-掃描：根據檔案紙張狀況和數字化要求，選擇合適的掃描設備和分辨率，對紙質檔案進行逐頁掃描，生成清晰的圖像文件。掃描過程中要注意保持檔案的完整性和圖像的準確性，避免出現漏掃、重掃等情況。-圖像處理：對掃描生成的圖像文件進行去噪、糾偏、裁剪等處理，提高圖像質量。同時，按照規定的圖像格式和存儲路徑進行保存，確保圖像文件的命名規范、易于識別。-數據掛接：將圖像處理后的圖像文件與之前建立的紙質檔案目錄數據庫進行關聯掛接，實現檔案目錄與圖像的一一對應，便于后續的檢索和利用。3.質量檢查-自檢：數字化加工人員在完成掃描、圖像處理和數據掛接等工作后，對自己處理的檔案數據進行自查，確保檔案圖像清晰、數據準確、掛接無誤。-抽檢：檔案管理部門安排專人對數字化加工成果進行抽檢，抽檢比例不低于總檔案數量的[X]%。檢查內容包括檔案圖像質量、數據準確性、目錄與圖像的掛接一致性等方面。對抽檢中發現的問題，及時反饋給數字化加工人員進行整改。-驗收：數字化工作完成后，由研究生院組織相關部門和專家對數字化檔案進行全面驗收。驗收合格后，方可正式進入檔案存儲和利用環節。4.存儲與備份-存儲：將驗收合格的數字化檔案存儲到學校專門的檔案存儲服務器或存儲系統中，按照一定的分類規則進行組織和管理，建立索引目錄，方便快速檢索和查詢。-備份：為防止數據丟失或損壞，定期對數字化檔案進行備份。備份數據存儲在異地存儲設備或云端存儲平臺上，確保數據的安全性和可恢復性。備份頻率根據檔案重要性和數據更新情況確定，一般不少于[具體備份頻率]。五、技術標準1.圖像格式：掃描生成的圖像文件應采用常見的圖像格式，如JPEG或TIFF，分辨率不低于[X]dpi，色彩模式為24位真彩色。2.數據格式：檔案目錄數據庫應采用通用的數據庫格式，如ACCESS、SQLServer等，數據結構應符合國家和學校檔案管理的相關標準要求。3.命名規則：圖像文件的命名應遵循統一的規則，一般采用“檔案編號+頁碼”的方式，確保文件名的唯一性和系統性，便于識別和管理。六、安全保密1.建立嚴格的檔案數字化工作安全保密制度，對參與數字化工作的人員進行安全保密教育，簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.數字化工作場所應具備必要的安全防護設施，如門禁系統、監控設備等，防止無關人員進入。對數字化加工設備和存儲設備進行定期檢查和維護，確保設備安全運行。3.加強對數字化檔案信息的安全管理，采取數據加密、訪問控制、防火墻等技術手段，防止檔案信息被非法獲取、篡改和傳播。嚴禁在連接互聯網的設備上處理和存儲研究生檔案數字化數據。4.對數字化檔案的備份數據進行嚴格管理，備份存儲介質應標注密級和編號，按照保密要求進行存放和保管。備份數據的傳遞和使用應履行嚴格的審批手續。七、培訓與考核1.培訓-研究生院和檔案管理部門定期組織開展研究生檔案數字化工作培訓，培訓內容包括檔案管理知識、數字化技術操作、安全保密要求等方面。-邀請專業技術人員或專家進行授課，通過理論講解、實際操作演示等方式，提高參與數字化工作的人員業務水平和操作技能。2.考核-建立檔案數字化工作考核機制，對參與數字化工作的部門和人員進行考核評價。考核內容包括工作任務完成情況、工作質量、安全保密等方面。-對在檔案數