職業技術學院食堂檔案管理工作制度?

一、總則1.為加強學院食堂檔案管理，提高食堂管理水平和服務質量，充分發揮檔案在食堂各項工作中的作用，根據國家有關檔案管理規定及學院檔案管理要求，結合食堂實際情況，特制定本制度。2.食堂檔案是指食堂在運營管理、食品安全、物資采購、人員管理等各項活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.食堂檔案管理工作遵循集中統一管理、確保檔案完整與安全、便于利用的原則。二、檔案管理職責分工1.食堂負責人-全面領導食堂檔案管理工作，負責制定檔案管理工作目標和計劃，并監督實施。-協調解決檔案管理工作中的重大問題，保障檔案管理工作所需的人力、物力和財力。2.檔案管理人員-負責制定和完善食堂檔案管理制度及操作流程，并組織實施。-對食堂各類檔案進行收集、整理、分類、編目、裝訂、歸檔、保管和統計等工作。-負責檔案的查閱、借閱和利用服務工作，做好檔案利用記錄。-定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整與安全，對損壞、變質的檔案及時進行修復或處理。-積極參與檔案管理業務培訓和學習，不斷提高檔案管理業務水平。3.各崗位工作人員-負責本崗位工作中形成的文件材料的收集、整理和初步審核，并及時移交檔案管理人員。-在工作中積極配合檔案管理人員開展檔案管理相關工作，確保檔案信息的真實、準確和完整。三、檔案的收集與整理1.收集范圍-行政管理類：食堂工作計劃、總結、報告、會議紀要、規章制度、考核記錄等。-食品安全類：食品經營許可證、從業人員健康證、食品采購索證索票、食品留樣記錄、食品安全自查記錄、食品安全事故應急預案及處理記錄等。-物資采購類：采購合同、供應商資質證明、采購申請、驗收記錄、出入庫單據等。-人員管理類：員工招聘信息、勞動合同、培訓記錄、考勤記錄、工資發放記錄等。-設備管理類：設備采購合同、設備說明書、設備維修保養記錄、設備臺賬等。-其他類：與食堂工作相關的上級文件、師生意見反饋、榮譽證書等。2.收集要求-各崗位工作人員應在工作過程中及時收集相關文件材料，確保文件材料的完整性和準確性。-收集的文件材料應真實、有效，簽字蓋章等手續完備。-對收集到的文件材料應進行初步整理，去除無關信息，按照類別進行簡單分類。3.整理方法-檔案管理人員接收各崗位移交的文件材料后，按照檔案分類標準進行詳細分類。-對每份文件材料進行編號、編目，編制檔案目錄，目錄應包括文件編號、名稱、日期、來源、保管期限等內容。-對紙張大小不一、破損或易損的文件材料進行整理、修復和裝訂，確保檔案的整齊、牢固和美觀。四、檔案的歸檔與保管1.歸檔時間-食堂各類檔案應在每年的[具體時間]前完成上一年度檔案的歸檔工作。-對于一些時效性較強的檔案，如食品安全檢查記錄等，應在事件結束后[具體工作日]內完成歸檔。2.歸檔要求-歸檔的檔案應按照分類編號順序排列，編制歸檔文件目錄，并填寫檔案盒封面、脊背等信息，確保檔案標識清晰、準確。-電子檔案應存儲在專用的存儲設備中，并進行備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，以防數據丟失。同時，電子檔案應與紙質檔案建立對應關系，確保相互印證。3.保管措施-設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案保管環境符合要求。-檔案應按照分類存放，便于查找和管理。不同年份、不同類別的檔案應分開存放，并設置明顯的標識。-定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好檢查記錄。對已到保管期限的檔案，應按照規定進行鑒定和銷毀。五、檔案的查閱與借閱1.查閱規定-學院內部人員因工作需要查閱食堂檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經食堂負責人批準后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱。-查閱檔案應在指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱地點。查閱過程中，不得涂改、圈劃、批注、污損檔案，不得擅自翻拍、復制檔案內容。-查閱完畢后，查閱人員應在檔案查閱記錄上簽字確認。2.借閱規定-因特殊情況需要借閱食堂檔案的，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等信息，經食堂負責人和學院相關領導審批后，方可辦理借閱手續。-檔案借閱期限一般不超過[具體天數]，如需延期使用，應在借閱期限屆滿前辦理續借手續。-借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上進行任何標記或涂改。借閱期滿后，應按時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作-成立檔案鑒定小組，由食堂負責人、檔案管理人員及相關業務人員組成，定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。-鑒定小組根據檔案的保存價值、現實利用情況等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案是否仍有保存必要。2.銷毀程序-經鑒定確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案名稱、數量、形成時間、銷毀原因等信息。-《檔案銷毀清冊》經食堂負責人審核、學院相關領導批準后，方可進行銷毀。-檔案銷毀應采用合適的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，并由專人監督。-銷毀完成后，銷毀人員和監督人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔保管。七、檔案管理的監督與考核1.學院檔案管理部門定期對食堂檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案管理制度的執行情況、檔案收集整理的完整性和準確性、檔案保管的安全性等。2.將食堂檔案管理工作納入食堂工作人員績效考核體系，對在檔案管理工作中表現突出