職業(yè)技術(shù)學(xué)院資產(chǎn)管理檔案管理工作制度?

一、總則1.為加強(qiáng)學(xué)院資產(chǎn)管理檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案資源，確保資產(chǎn)管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化和信息化，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及學(xué)院實(shí)際情況，特制定本制度。2.資產(chǎn)管理檔案是指學(xué)院在資產(chǎn)的購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、處置等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.資產(chǎn)管理檔案工作是學(xué)院資產(chǎn)管理工作的重要組成部分，也是學(xué)院檔案管理體系的重要內(nèi)容，應(yīng)納入學(xué)院整體工作規(guī)劃和資產(chǎn)管理部門(mén)的工作計(jì)劃，確保檔案工作與資產(chǎn)管理工作同步發(fā)展。二、管理體制與職責(zé)分工1.學(xué)院檔案管理部門(mén)-負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)院資產(chǎn)管理檔案工作的規(guī)章制度，并對(duì)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。-統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)院資產(chǎn)管理檔案的收集、整理、保管、利用等工作，對(duì)資產(chǎn)管理部門(mén)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。-負(fù)責(zé)接收、保管學(xué)院資產(chǎn)管理過(guò)程中形成的具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值的檔案，并按照規(guī)定進(jìn)行整理、編目、數(shù)字化處理等工作，確保檔案的安全與完整。-開(kāi)展資產(chǎn)管理檔案的利用服務(wù)工作，為學(xué)院的教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供檔案支持。2.資產(chǎn)管理部門(mén)-明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)資產(chǎn)管理檔案的日常管理工作，建立健全本部門(mén)的檔案管理工作流程和崗位責(zé)任制。-按照學(xué)院檔案管理部門(mén)的要求，定期收集、整理本部門(mén)在資產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，并進(jìn)行初步的分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作。-在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的資產(chǎn)管理檔案向?qū)W院檔案管理部門(mén)移交，并辦理交接手續(xù)。同時(shí)，做好本部門(mén)留存檔案的保管和利用工作。-負(fù)責(zé)本部門(mén)資產(chǎn)管理檔案的安全保密工作，采取必要的措施防止檔案的損壞、丟失和泄密。三、檔案的收集與整理1.收集范圍-資產(chǎn)購(gòu)置檔案：包括資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)報(bào)告、審批文件、采購(gòu)合同、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票復(fù)印件等。-資產(chǎn)驗(yàn)收檔案：驗(yàn)收記錄、資產(chǎn)清單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)資料等。-資產(chǎn)使用檔案：資產(chǎn)領(lǐng)用登記表、使用說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、資產(chǎn)變更記錄（如資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、借用等）。-資產(chǎn)處置檔案：資產(chǎn)處置申請(qǐng)報(bào)告、審批文件、處置評(píng)估報(bào)告、處置合同、資產(chǎn)核銷(xiāo)記錄等。-其他相關(guān)檔案：與資產(chǎn)管理有關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)賬目、審計(jì)報(bào)告、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等。2.收集要求-資產(chǎn)管理過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料應(yīng)及時(shí)收集，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于重要資產(chǎn)或重大資產(chǎn)管理項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行全過(guò)程跟蹤收集檔案。-文件材料的收集應(yīng)注重原始性，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、可靠。對(duì)于電子文件，應(yīng)收集其存儲(chǔ)載體，并確保電子文件的可讀性和完整性。-收集的文件材料應(yīng)按照不同的資產(chǎn)類(lèi)別和管理環(huán)節(jié)進(jìn)行分類(lèi)，便于后續(xù)的整理和歸檔。3.整理方法-分類(lèi)：根據(jù)資產(chǎn)的性質(zhì)、用途、管理方式等因素，將資產(chǎn)管理檔案分為固定資產(chǎn)檔案、流動(dòng)資產(chǎn)檔案、無(wú)形資產(chǎn)檔案等大類(lèi)，每大類(lèi)下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類(lèi)。-編號(hào)：為每一份檔案或每一組相關(guān)檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循一定的編碼規(guī)則，便于識(shí)別和管理。-裝訂：對(duì)于紙張較多的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。-編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等基本信息，確保檔案信息的清晰、準(zhǔn)確。四、檔案的保管與保護(hù)1.保管場(chǎng)所-學(xué)院檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的資產(chǎn)管理檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防光等基本條件，確保檔案的安全存放。-庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證設(shè)備的正常運(yùn)行。2.保管期限-根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定不同的保管期限。一般來(lái)說(shuō)，資產(chǎn)購(gòu)置、驗(yàn)收、處置等重要檔案的保管期限為長(zhǎng)期或永久；資產(chǎn)使用過(guò)程中的一般性記錄保管期限為5-10年。具體保管期限可參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)院實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。-對(duì)已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。鑒定工作由學(xué)院檔案管理部門(mén)會(huì)同資產(chǎn)管理部門(mén)共同進(jìn)行，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。3.保護(hù)措施-對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有破損、褪色等情況應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并進(jìn)行可讀性檢測(cè)，確保電子檔案的長(zhǎng)期保存。-在檔案的搬運(yùn)、查閱等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，避免檔案受到損壞。嚴(yán)禁在檔案上涂改、劃寫(xiě)、折疊等。五、檔案的利用與開(kāi)發(fā)1.利用原則-資產(chǎn)管理檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、方便、高效的原則，在保證檔案安全和保密的前提下，為學(xué)院的教學(xué)、科研、管理等工作提供服務(wù)。-檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)和安全使用。2.利用方式-查閱：學(xué)院內(nèi)部人員因工作需要查閱資產(chǎn)管理檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。查閱檔案應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。-復(fù)制：因特殊情況需要復(fù)制資產(chǎn)管理檔案的，應(yīng)在《檔案查閱申請(qǐng)表》中注明復(fù)制原因和范圍，經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)進(jìn)行復(fù)制，并做好登記工作。復(fù)制的檔案應(yīng)妥善保管，不得擅自擴(kuò)散。-借閱：一般情況下，資產(chǎn)管理檔案不對(duì)外借閱。如確有必要借閱，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)確保檔案的安全和完整，按時(shí)歸還。3.開(kāi)發(fā)利用-學(xué)院檔案管理部門(mén)和資產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)積極開(kāi)展資產(chǎn)管理檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，通過(guò)編制檔案專(zhuān)題匯編、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等形式，為學(xué)院的資產(chǎn)管理決策提供參考依據(jù)。-利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立資產(chǎn)管理檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息共享，提高檔案利用效率和服務(wù)水平。六、監(jiān)督與考核1.學(xué)院檔案管理部門(mén)和資產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)資產(chǎn)管理檔案工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保檔案工作制度的有效執(zhí)行。2.將資產(chǎn)管理檔案工作納入學(xué)院對(duì)相關(guān)部門(mén)和人員的績(jī)效考核體系，對(duì)在檔案工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人給