大學檔案館檔案借閱利用制度?

一、總則1.為了加強大學檔案館檔案的借閱與利用管理，充分發揮檔案的作用，確保檔案的安全與完整，根據《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規，結合本校實際情況，特制定本制度。2.本制度適用于本校檔案館所保管的各類檔案的借閱與利用活動，包括校內各部門、師生員工以及校外有正當需求的單位和個人。二、檔案借閱范圍1.校內-本校各部門因工作需要，可借閱與本部門業務相關的檔案，如教學檔案、科研檔案、行政檔案等。-本校師生員工因教學、科研、學習、個人事務等需要，可借閱相關檔案，如學籍檔案、榮譽檔案等。2.校外-外單位因工作需要，如考察調研、合作交流等，經本校相關部門批準，可借閱與需求相關的檔案。-校友因個人事務，如證明學歷、學位等，可按規定申請借閱相關檔案。三、借閱申請與審批1.校內人員-填寫申請表：校內各部門借閱檔案，需填寫《大學檔案館檔案借閱申請表》，注明借閱部門、借閱人姓名、聯系方式、借閱檔案名稱、數量、借閱用途、預計歸還日期等信息，并由部門負責人簽字蓋章。-審批流程：申請表經本部門負責人審批后，提交至檔案館。檔案館根據申請內容進行審核，對于符合規定的申請予以批準；對于涉及重要、機密檔案的借閱申請，需經學校主管領導審批同意后，方可借閱。-師生員工個人：師生員工個人借閱檔案，同樣需填寫《大學檔案館檔案借閱申請表》，經所在學院或部門負責人簽字同意后，提交至檔案館審核批準。2.校外人員-來函申請：外單位借閱檔案，需提前向本校發送正式公函，說明借閱單位名稱、借閱人姓名、身份證號碼、聯系方式、借閱檔案的目的、內容及借閱期限等，并加蓋單位公章。-校內審批：公函經本校相關對口業務部門審核同意并簽字蓋章后，轉至檔案館。檔案館審核通過后，報學校主管領導審批。經領導批準后，通知外單位借閱人辦理借閱手續。-校友申請：校友借閱檔案，需提供本人有效身份證件（如身份證、校友卡等）及相關證明材料（如學歷學位證書復印件等），填寫《大學檔案館檔案借閱申請表》，向檔案館提出申請。檔案館審核無誤后予以辦理借閱手續。四、借閱期限與歸還1.借閱期限-一般檔案的借閱期限為[X]個工作日。對于特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應在借閱期滿前[X]個工作日向檔案館提出書面申請，經批準后方可延期，延期最長不超過[X]個工作日。-珍貴、易損檔案以及有特殊規定的檔案，原則上不允許借出檔案館，如有特殊需要，借閱期限根據實際情況確定，一般不超過[X]個工作日。2.歸還要求-借閱人應嚴格按照規定的借閱期限歸還檔案。歸還時，檔案管理人員要認真檢查檔案的完整性、準確性，核對檔案數量，確保檔案無缺頁、損壞、涂改等情況。-如發現檔案有丟失、損壞等問題，借閱人應及時報告檔案館，并承擔相應的責任。對于造成嚴重后果的，將按照有關法律法規和學校規定進行處理。五、檔案利用方式1.閱覽室查閱-檔案館設立專門的檔案閱覽室，供借閱人在館內查閱檔案。借閱人在閱覽室查閱檔案時，須遵守閱覽室的相關規定，保持安靜、整潔，愛護檔案資料。-檔案管理人員應按照規定為借閱人提供必要的幫助和指導，確保查閱工作的順利進行。2.檔案復制-因工作需要確需復制檔案的，借閱人應在借閱申請表中注明復制內容、數量及用途。經檔案館審核批準后，由檔案管理人員按照規定的程序和要求進行復制操作。-涉及保密檔案的復制，須嚴格按照保密規定辦理審批手續，并在指定場所進行復制。復制件應按照保密要求進行管理，不得擅自擴散。3.檔案摘錄-借閱人可以在檔案管理人員的監督下進行檔案摘錄。摘錄內容應準確、客觀，并注明檔案出處。摘錄完成后，摘錄材料需經檔案管理人員審核簽字確認。六、保密規定1.所有借閱檔案的人員都必須嚴格遵守國家有關保密法律法規和學校的保密制度，妥善保管所借檔案，不得泄露檔案內容。2.對于涉及國家機密、學校商業秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，借閱人應嚴格按照保密規定進行操作，不得擅自摘抄、復制、傳播。3.借閱人在借閱期間，不得將檔案轉借他人，不得在檔案上進行圈劃、批注、涂改等操作。如有違反保密規定的行為，將依法依規追究相關責任。七、監督與檢查1.檔案館負責對檔案借閱與利用情況進行日常監督和檢查，定期統計借閱信息，掌握檔案的流向和利用情況。2.學校檔案管理部門將不定期對檔案館的檔案借閱利用制度執行情況進行檢查，對發現的問題及時提出整改意見，確保制度的有效執行。3.對違反本制度的單位和個人，學校