物業檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強物業檔案室的科學管理，確保檔案的完整與安全，充分發揮檔案在物業管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本物業管理公司檔案室及各部門涉及檔案管理的工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是指物業管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案室集中管理各類檔案，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映物業管理活動的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守保密規定，確保檔案信息不被泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.建立檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。5.對檔案進行鑒定，定期清理過期檔案，提出銷毀意見，經批準后組織實施。6.負責檔案的統計工作，及時準確地填報檔案統計報表。7.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務，并做好登記和跟蹤工作。8.參與公司重大活動、重要項目的檔案收集、整理和歸檔工作。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和準確。2.按照檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交公司檔案室。3.嚴格遵守檔案借閱、保密等規定，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案。4.配合檔案室做好檔案的鑒定、統計等工作。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備專業知識和技能，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、利用等。3.嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案機密，確保檔案安全。4.不斷學習和掌握檔案管理的新技術、新方法，提高檔案管理水平。5.協助各部門做好檔案工作的指導和培訓。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、人事檔案、財務檔案等。2.物業管理檔案：如物業合同、業主資料、房屋維修檔案、設備設施檔案、環境衛生檔案、安全管理檔案等。3.客戶服務檔案：客戶投訴記錄、回訪記錄、滿意度調查資料等。4.工程技術檔案：工程圖紙、施工資料、竣工驗收報告、設備運行記錄等。5.其他與物業管理活動有關的具有保存價值的檔案。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.檔案收集應遵循真實、準確、完整的原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對于重要文件和資料，應及時進行備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，如分為行政管理類、物業管理類、客戶服務類、工程技術類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有系統性和唯一性，便于管理和查詢。3.裝訂：將零散的文件資料進行整理裝訂，保持文件的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為1年至15年的檔案。（三）保管措施1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。3.做好檔案的防潮、防蟲工作，定期投放防蟲藥品，保持檔案室干燥通風。4.加強檔案的安全保衛工作，非檔案管理人員未經允許不得進入檔案室。5.對電子檔案應進行備份，并存儲在不同的介質上，防止數據丟失。五、檔案的利用（一）利用范圍公司內部人員因工作需要可查閱、借閱檔案；外部單位因工作需要查閱檔案的，須經公司領導批準。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據查閱人的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：借閱檔案須填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經部門負責人和檔案室負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案應在檔案室或指定地點進行，不得擅自將檔案帶出公司。3.查閱、借閱檔案后，應及時歸還檔案管理人員，檔案管理人員應認真核對檔案，確保檔案完整無損。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案室定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續保存。2.鑒定工作應由檔案室負責人組織，相關部門人員參加，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核，報公司領導批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、數量等信息。3.檔案銷毀時，應進行監銷，監銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。七、檔案的統計與移交（一）統計1.檔案室應建立檔案統計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統計。2.檔案統計報表應及時、準確地填報，報送公司領導和相關部門。（二）移交1.各部門應按照檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交公司檔案室。2.檔案移交時，應填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、編號、數量、日期等信息，雙方簽字確認。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）數字化處理1.對紙質檔案進行數字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子檔案進行分類、編號、存儲，建立電子檔案數據庫。（三）系統功能1.檔案錄入：實現檔案信息的快速錄入，提高工作效率。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：實現檔案借閱的在線申請、審批、登記等功能。4.權限管理：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全。5.統計報表：生成各類檔案統計報表，為檔案管理決策提供依據。（四）數據安全1.建立數據備份制度，定期對電子檔