疫情信息化管理制度一、總則1.目的為有效應對疫情期間公司各項工作的正常開展，充分利用信息化手段提高工作效率，保障公司業務的連續性和員工的健康安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司相關的各類業務活動。3.基本原則確保信息準確、及時、全面，為疫情防控和公司運營決策提供有力支持。遵循國家相關法律法規和信息安全規定，保障員工信息安全和隱私。注重技術創新與實際應用相結合，不斷提升信息化管理水平。二、疫情信息收集與上報1.員工健康信息員工每日需通過公司指定的信息化平臺（如企業微信、釘釘等）上報個人健康狀況，包括體溫、是否有發熱、咳嗽、乏力等癥狀以及近期出行情況等。部門負責人負責督促本部門員工按時準確上報健康信息，并對數據的真實性進行審核。人力資源部門負責匯總整理員工健康信息，建立員工健康檔案，并及時更新。2.疫情相關動態信息設立疫情信息專員崗位，負責收集、整理國內外疫情相關的政策法規、疫情動態、行業信息等，并及時發布在公司內部信息平臺上。各部門指定專人關注與本部門業務相關的疫情信息，如行業上下游企業的疫情影響、市場變化等，及時反饋給信息專員進行匯總分析。鼓勵員工通過公司內部信息平臺分享有關疫情防控的經驗和知識，但需確保信息來源可靠。三、遠程辦公管理1.遠程辦公申請與審批因疫情原因需要遠程辦公的員工，需提前向所在部門負責人提交遠程辦公申請，說明遠程辦公的時間、地點、工作內容及預計完成的任務等。部門負責人根據工作實際情況進行審批，如同意申請，需將審批結果反饋給員工，并告知相關注意事項。對于涉及公司核心業務或機密信息的崗位，需經過更嚴格的審批流程，確保遠程辦公期間信息安全。2.遠程辦公溝通與協作員工應保持手機、電腦等通訊設備暢通，按照公司正常工作時間和工作要求，通過電話、郵件、視頻會議等方式與同事和上級保持密切溝通。各部門應建立完善的遠程辦公協作機制，明確工作任務分配、職責分工以及工作進度跟蹤方式。例如，通過項目管理工具（如Jira、Trello等）對工作任務進行分解和跟蹤，確保各項工作有序推進。定期召開視頻會議，總結工作進展，協調解決工作中遇到的問題。視頻會議應提前確定會議主題、議程和參會人員，確保會議高效進行。3.遠程辦公考勤與績效遠程辦公期間，員工應按照正常考勤制度進行打卡簽到和簽退，可通過信息化考勤系統（支持手機打卡）或其他經公司認可的方式進行考勤記錄。部門負責人應加強對遠程辦公員工的日常監督和管理，通過工作匯報、任務完成情況等評估員工的工作表現，并將相關情況及時反饋給人力資源部門。在遠程辦公期間，員工的績效評估按照公司現行績效管理制度執行，重點考核工作任務完成情況、工作質量、團隊協作等方面。對于表現突出的員工，公司將給予相應的獎勵；對于未能按時完成工作任務或工作質量不達標的員工，將按照公司規定進行處理。四、線上培訓與學習1.培訓計劃制定根據公司業務發展需求和員工職業發展規劃，結合疫情期間的實際情況，制定線上培訓計劃。培訓內容涵蓋專業技能、通用能力、疫情防控知識等方面。培訓計劃應明確培訓課程名稱、培訓時間、培訓方式（如在線直播、視頻課程、線上學習平臺等）、培訓講師以及參加人員范圍等信息。2.培訓組織與實施人力資源部門負責培訓計劃的統籌安排和組織實施，協調培訓講師和相關技術支持人員，確保培訓活動順利進行。培訓講師應提前準備好培訓課程資料，通過線上平臺進行授課，并與學員進行互動交流，解答學員的疑問。學員應按照培訓計劃按時參加培訓，認真學習培訓內容，積極參與互動交流，并在培訓結束后完成相關的考核或作業。3.培訓效果評估建立培訓效果評估機制，通過考試、問卷調查、學員反饋等方式對培訓效果進行評估。人力資源部門根據培訓效果評估結果，總結培訓工作中的經驗和不足，為后續的培訓工作提供改進建議，不斷提升培訓質量。五、信息化系統與設備管理1.系統維護與保障信息技術部門加強對公司各類信息化系統（如辦公自動化系統、財務管理系統、客戶關系管理系統等）的日常維護和監控，確保系統穩定運行，數據安全可靠。建立系統故障應急處理機制，制定應急預案。當系統出現故障時，信息技術部門應及時響應，快速排除故障，恢復系統正常運行，并將故障原因和處理情況記錄在案。定期對信息化系統進行安全漏洞掃描和風險評估，及時修復發現的安全隱患，防止因系統安全問題導致公司信息泄露或業務中斷。2.設備配備與管理對于因工作需要配備給員工的辦公設備（如電腦、手機、打印機等），公司應按照相關標準和規定進行配置，并確保設備性能滿足工作要求。明確設備使用和管理責任，員工應妥善保管和正確使用辦公設備，不得擅自轉借、拆卸或損壞設備。如發現設備故障或損壞，應及時向所在部門負責人報告，并聯系信息技術部門進行維修或更換。信息技術部門負責對辦公設備進行定期巡檢和維護，確保設備正常運行。同時，對設備使用情況進行統計分析，為設備的更新和升級提供依據。3.信息安全管理強化員工信息安全意識教育，通過培訓、宣傳等方式，讓員工了解信息安全的重要性和相關法律法規要求，掌握基本的信息安全防范知識和技能。嚴格遵守公司信息安全管理制度，對涉及公司機密信息的電子文件、數據等進行加密存儲和傳輸，嚴禁在未經授權的情況下泄露公司信息。加強對公司網絡環境的安全管理，設置防火墻、入侵檢測系統等安全防護措施，防止外部網絡攻擊和惡意軟件入侵。定期對網絡安全進行評估和整改，確保公司網絡環境安全穩定。六、疫情期間溝通機制1.內部溝通平臺建設充分利用公司現有的內部溝通平臺（如企業微信、釘釘群、內部郵件系統等），及時發布疫情防控相關政策、通知、工作安排等信息，確保全體員工知曉。在內部溝通平臺上設立疫情防控專欄，方便員工交流疫情防控經驗、分享工作心得以及提出合理化建議。鼓勵員工通過評論、點贊等方式積極互動，營造良好的溝通氛圍。各部門負責人應定期組織本部門員工在內部溝通平臺上進行工作溝通和交流，及時解決工作中出現的問題，提高工作效率。2.跨部門溝通協調建立跨部門溝通協調機制，加強各部門之間在疫情防控期間的協作配合。對于涉及多個部門的工作任務，明確牽頭部門和配合部門的職責，確保工作順利推進。定期召開跨部門溝通協調會議，由公司高層領導或相關負責人主持，各部門負責人及相關人員參加。會議主要圍繞疫情對公司業務的影響、重點工作推進情況、存在的問題及解決方案等進行討論和溝通，協調各方資源，共同應對疫情挑戰。在疫情防控期間，各部門應加強信息共享，及時將本部門的工作進展、遇到的困難以及需要其他部門支持的事項等告知相關部門，以便及時溝通協調，避免出現工作延誤或脫節的情況。七、疫情數據統計與分析1.數據統計明確疫情相關數據統計的責任部門和統計口徑，確保數據的準確性和一致性。按照每日、每周、每月等時間節點，對員工健康信息、遠程辦公情況、業務數據等進行統計。統計結果應及時匯總整理，并形成清晰的數據報表。對于疫情期間公司的各項費用支出（如防疫物資采購費用、遠程辦公設備購置費用等）進行詳細統計，建立費用臺賬，為公司成本核算提供依據。2.數據分析運用數據分析工具和方法，對疫情相關數據進行深入分析，挖掘數據背后的潛在問題和趨勢。例如，通過分析員工健康數據，了解疫情對員工健康狀況的影響；通過分析業務數據，評估疫情對公司業務的沖擊程度及業務發展趨勢。根據數據分析結果，為公司決策提供數據支持和建議。例如，根據業務發展趨勢調整業務策略，根據員工健康狀況合理安排工作崗位和工作任務等。