祖屋理事會(huì)管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)祖屋的管理與維護(hù)，規(guī)范祖屋理事會(huì)的運(yùn)作，保障祖屋相關(guān)權(quán)益，促進(jìn)家族文化傳承與發(fā)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于祖屋理事會(huì)全體成員以及參與祖屋相關(guān)事務(wù)的所有人員。（三）基本原則1.民主決策原則：理事會(huì)的重大決策需充分征求全體成員意見(jiàn)，按照少數(shù)服從多數(shù)的原則進(jìn)行表決。2.公正公平原則：在祖屋管理、使用、維護(hù)等各項(xiàng)事務(wù)中，秉持公正公平的態(tài)度，確保每一位成員的權(quán)益得到平等對(duì)待。3.公開透明原則：祖屋相關(guān)事務(wù)的處理過(guò)程和結(jié)果應(yīng)向全體成員公開，接受監(jiān)督。4.保護(hù)傳承原則：注重對(duì)祖屋歷史文化價(jià)值的保護(hù)與傳承，合理利用祖屋資源。二、理事會(huì)成員構(gòu)成與職責(zé)（一）成員構(gòu)成祖屋理事會(huì)由家族中具有代表性、熱心家族事務(wù)、具備一定管理能力和責(zé)任心的成員組成。成員包括會(huì)長(zhǎng)、副會(huì)長(zhǎng)、秘書長(zhǎng)、財(cái)務(wù)委員、事務(wù)委員等，具體人數(shù)根據(jù)家族規(guī)模和實(shí)際需要確定。（二）職責(zé)1.會(huì)長(zhǎng)職責(zé)全面負(fù)責(zé)理事會(huì)的工作，召集和主持理事會(huì)會(huì)議。組織制定理事會(huì)工作計(jì)劃和目標(biāo)，并監(jiān)督實(shí)施。代表理事會(huì)與外界溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)祖屋的整體利益。2.副會(huì)長(zhǎng)職責(zé)協(xié)助會(huì)長(zhǎng)開展工作，在會(huì)長(zhǎng)缺席時(shí)履行會(huì)長(zhǎng)職責(zé)。負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的祖屋事務(wù)，如祖屋修繕工程的監(jiān)督、祖屋文化活動(dòng)的策劃組織等。3.秘書長(zhǎng)職責(zé)負(fù)責(zé)理事會(huì)日常事務(wù)的處理，包括會(huì)議組織、文件起草與歸檔、信息傳達(dá)等。協(xié)調(diào)各成員之間的工作，確保理事會(huì)工作的順暢進(jìn)行。保管理事會(huì)印章、財(cái)務(wù)票據(jù)等重要物品。4.財(cái)務(wù)委員職責(zé)負(fù)責(zé)祖屋財(cái)務(wù)的管理，制定財(cái)務(wù)預(yù)算和決算方案。嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度，做好財(cái)務(wù)收支記錄，定期向理事會(huì)匯報(bào)財(cái)務(wù)狀況。審核祖屋各項(xiàng)費(fèi)用支出，確保資金使用合理合規(guī)。5.事務(wù)委員職責(zé)負(fù)責(zé)祖屋日常事務(wù)的具體執(zhí)行，如祖屋的清潔衛(wèi)生、安全保衛(wèi)、設(shè)施設(shè)備維護(hù)等。收集家族成員對(duì)祖屋管理的意見(jiàn)和建議，及時(shí)反饋給理事會(huì)。協(xié)助組織祖屋相關(guān)活動(dòng)，如祭祖儀式、家族聚會(huì)等。三、會(huì)議制度（一）會(huì)議類型1.定期會(huì)議理事會(huì)每月召開一次定期會(huì)議，總結(jié)上月工作情況，安排本月工作計(jì)劃。會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)提前通知各成員，如有特殊情況需變更，應(yīng)及時(shí)告知。2.臨時(shí)會(huì)議根據(jù)祖屋管理的實(shí)際需要，會(huì)長(zhǎng)可隨時(shí)召集臨時(shí)會(huì)議。涉及祖屋重大決策、突發(fā)事件處理等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)召開臨時(shí)會(huì)議。（二）會(huì)議組織1.秘書長(zhǎng)負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，提前準(zhǔn)備會(huì)議議程、相關(guān)資料等。2.會(huì)議應(yīng)明確記錄人員，對(duì)會(huì)議討論內(nèi)容、決議等進(jìn)行詳細(xì)記錄。會(huì)議記錄應(yīng)妥善保管，作為理事會(huì)工作的重要檔案資料。（三）會(huì)議決策1.理事會(huì)會(huì)議實(shí)行民主表決制度，一般事項(xiàng)經(jīng)半數(shù)以上成員同意即可通過(guò)；重大事項(xiàng)需經(jīng)三分之二以上成員同意方可通過(guò)。2.對(duì)會(huì)議決議，理事會(huì)成員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，如有不同意見(jiàn)可保留，但不得在行動(dòng)上阻礙決議的實(shí)施。四、祖屋資產(chǎn)管理（一）資產(chǎn)范圍祖屋資產(chǎn)包括祖屋建筑物本身、附屬設(shè)施設(shè)備、土地使用權(quán)、祖屋相關(guān)的文物及文化遺產(chǎn)等。（二）資產(chǎn)登記1.財(cái)務(wù)委員負(fù)責(zé)建立祖屋資產(chǎn)臺(tái)賬，對(duì)資產(chǎn)的名稱、數(shù)量、規(guī)格、購(gòu)置時(shí)間、價(jià)值等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。2.定期對(duì)祖屋資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)有變動(dòng)情況，應(yīng)及時(shí)調(diào)整臺(tái)賬記錄。（三）資產(chǎn)使用與維護(hù)1.事務(wù)委員負(fù)責(zé)祖屋資產(chǎn)的日常使用管理，制定資產(chǎn)使用規(guī)范，確保資產(chǎn)的正常使用和安全。2.如需對(duì)祖屋資產(chǎn)進(jìn)行維修、改造等，由相關(guān)負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)理事會(huì)討論通過(guò)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行實(shí)施。維修改造費(fèi)用從祖屋專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)中列支。3.加強(qiáng)對(duì)祖屋資產(chǎn)的保護(hù)，防止資產(chǎn)損壞、丟失或被盜。如因人為原因造成資產(chǎn)損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（四）資產(chǎn)處置祖屋資產(chǎn)的處置（如出售、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢等）需經(jīng)理事會(huì)集體研究決定，并按照相關(guān)法律法規(guī)和政策要求辦理手續(xù)。資產(chǎn)處置收入應(yīng)及時(shí)入賬，納入祖屋財(cái)務(wù)管理。五、祖屋財(cái)務(wù)管理（一）經(jīng)費(fèi)來(lái)源1.家族成員自愿捐贈(zèng)。2.祖屋出租等經(jīng)營(yíng)性收入。3.其他合法收入。（二）經(jīng)費(fèi)使用原則1.專款專用原則：祖屋經(jīng)費(fèi)應(yīng)專門用于祖屋的管理、維護(hù)、修繕、文化活動(dòng)開展等方面。2.節(jié)約合理原則：在保證祖屋正常運(yùn)轉(zhuǎn)和各項(xiàng)事務(wù)順利開展的前提下，合理控制經(jīng)費(fèi)支出，節(jié)約使用資金。3.公開透明原則：經(jīng)費(fèi)使用情況應(yīng)定期向家族成員公開，接受監(jiān)督。（三）經(jīng)費(fèi)預(yù)算與決算1.財(cái)務(wù)委員每年年底根據(jù)祖屋下一年度的工作計(jì)劃和實(shí)際需要，編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案，提交理事會(huì)審議通過(guò)。2.年度終了，財(cái)務(wù)委員應(yīng)及時(shí)編制經(jīng)費(fèi)決算報(bào)告，反映全年經(jīng)費(fèi)收支情況，報(bào)理事會(huì)審核。（四）費(fèi)用報(bào)銷1.祖屋各項(xiàng)費(fèi)用支出需填寫費(fèi)用報(bào)銷單，注明支出事由、金額、日期等信息，并附上相關(guān)發(fā)票、憑證等。2.費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字審核后，報(bào)財(cái)務(wù)委員審核，最后由會(huì)長(zhǎng)審批。財(cái)務(wù)委員應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度審核報(bào)銷憑證，對(duì)不符合規(guī)定的支出不予報(bào)銷。六、祖屋文化活動(dòng)管理（一）活動(dòng)策劃1.副會(huì)長(zhǎng)或事務(wù)委員負(fù)責(zé)策劃祖屋文化活動(dòng)，如祭祖儀式、家族文化展覽、傳統(tǒng)節(jié)日慶祝活動(dòng)等。2.活動(dòng)策劃方案應(yīng)包括活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容，提交理事會(huì)審議通過(guò)。（二）活動(dòng)組織實(shí)施1.根據(jù)理事會(huì)批準(zhǔn)的活動(dòng)策劃方案，成立活動(dòng)籌備小組，明確各成員的職責(zé)分工，負(fù)責(zé)活動(dòng)的具體組織實(shí)施。2.活動(dòng)籌備小組應(yīng)提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如場(chǎng)地布置、物資采購(gòu)、人員通知等，確保活動(dòng)順利進(jìn)行。3.在活動(dòng)實(shí)施過(guò)程中，要注重安全管理，保障參與人員的人身安全和財(cái)產(chǎn)安全。（三）活動(dòng)記錄與總結(jié)1.安排專人對(duì)祖屋文化活動(dòng)進(jìn)行記錄，包括活動(dòng)照片、視頻、文字資料等，作為家族文化傳承的重要素材。2.活動(dòng)結(jié)束后，活動(dòng)籌備小組應(yīng)及時(shí)對(duì)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)，分析活動(dòng)效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的活動(dòng)開展提供參考。七、祖屋修繕管理（一）修繕計(jì)劃制定1.事務(wù)委員定期對(duì)祖屋進(jìn)行檢查，根據(jù)祖屋的實(shí)際狀況，提出修繕建議。2.理事會(huì)根據(jù)修繕建議，結(jié)合祖屋的保護(hù)需求和經(jīng)費(fèi)情況，制定年度修繕計(jì)劃。（二）修繕工程實(shí)施1.修繕工程應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招投標(biāo)或委托有資質(zhì)的施工單位進(jìn)行施工。2.副會(huì)長(zhǎng)負(fù)責(zé)對(duì)修繕工程的質(zhì)量、進(jìn)度、安全等進(jìn)行監(jiān)督管理，確保修繕工程符合設(shè)計(jì)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.施工過(guò)程中如需變更設(shè)計(jì)或增加工程量，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理變更手續(xù)，并經(jīng)理事會(huì)同意。（三）修繕工程驗(yàn)收1.修繕工程竣工后，由副會(huì)長(zhǎng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括工程質(zhì)量、工程量、工程資料等。2.經(jīng)驗(yàn)收合格的修繕工程，財(cái)務(wù)委員按照合同約定支付工程款；驗(yàn)收不合格的，責(zé)令施工單位限期整改，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。八、祖屋使用管理（一）使用申請(qǐng)家族成員如需使用祖屋舉辦婚喪嫁娶、家族聚會(huì)等活動(dòng)，應(yīng)提前向事務(wù)委員提出申請(qǐng)，填寫祖屋使用申請(qǐng)表，注明使用時(shí)間、用途、參與人數(shù)等信息。（二）使用審批事務(wù)委員收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^(guò)后提交理事會(huì)審批。理事會(huì)根據(jù)祖屋的使用情況和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，審批結(jié)果及時(shí)通知申請(qǐng)人。（三）使用規(guī)范1.使用人應(yīng)按照批準(zhǔn)的用途和時(shí)間使用祖屋，不得擅自改變使用性質(zhì)和用途。2.使用人在使用祖屋期間，應(yīng)愛(ài)護(hù)祖屋設(shè)施設(shè)備，保持祖屋環(huán)境衛(wèi)生，不得損壞祖屋資產(chǎn)。3.使用結(jié)束后，使用人應(yīng)及時(shí)清理祖屋，恢復(fù)原狀，并通知事務(wù)委員進(jìn)行檢查。九、祖屋安全管理（一）安全制度建立1.制定祖屋安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全教育，提高家族成員的安全意識(shí)。2.建立祖屋安全檢查制度，定期對(duì)祖屋的消防設(shè)施、電氣設(shè)備、房屋結(jié)構(gòu)等進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（二）安全設(shè)施配備1.在祖屋內(nèi)配備必要的消防器材、安全警示標(biāo)志等安全設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常使用。2.對(duì)祖屋的電氣線路、排水系統(tǒng)等進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其安全可靠。（三）安全應(yīng)急處置1.制定祖屋安全應(yīng)急預(yù)案，明確火災(zāi)、地震等突發(fā)事件的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織家族成員進(jìn)行安全應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。如發(fā)生突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，并及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門。十、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.理事會(huì)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查，檢查各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況、工作任務(wù)的完成情況等。2.設(shè)立監(jiān)督小組，由部分理事會(huì)成員和家族成員代表組成，對(duì)祖屋理事會(huì)的工作進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（二）成員考核1.建立理事會(huì)成員考核制度，對(duì)成員的工作表現(xiàn)、履行職責(zé)情況等進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括工作業(yè)