英威騰檔案管理制度總則目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。適用范圍本制度適用于英威騰公司總部及各下屬子公司、分公司。基本原則1.集中統一原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性、系統性和安全性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映公司各項活動的實際情況，數據準確無誤。3.分類管理原則：按照檔案的來源、內容、形式等進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失，對涉及公司機密的檔案嚴格保密。檔案管理機構及職責檔案管理部門公司設立檔案管理部門，負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。檔案管理人員職責1.檔案收集：負責接收公司各部門形成的各類檔案，確保檔案齊全完整。2.檔案整理：按照檔案分類標準對檔案進行整理、編目，使其有序化。3.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案的存儲、防護等工作，確保檔案安全。4.檔案鑒定：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見。5.檔案統計：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，及時上報有關數據。6.檔案利用：積極為公司各部門和員工提供檔案查閱、借閱等服務，做好利用登記工作。各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，定期向公司檔案管理部門移交。2.協助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。3.對本部門形成的檔案材料的完整性、準確性負責。檔案的分類與編號檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司文件、會議紀要、工作計劃與總結、規章制度、證照等。2.人事管理類：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核等。3.財務管理類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.市場營銷類：市場調研報告、銷售合同、客戶資料等。5.技術研發類：研發項目資料、技術方案、專利文件等。6.生產管理類：生產計劃、工藝流程、質量控制等。7.其他類：不屬于以上分類的其他檔案。檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進行編號。編號采用數字編碼方式，具體規則如下：1.一級編碼：代表檔案類別，用一位數字表示，如“1”代表行政管理類，“2”代表人事管理類等。2.二級編碼：代表該類別下的二級分類，用兩位數字表示，如“01”代表公司文件，“02”代表會議紀要等。3.三級編碼：代表具體的檔案案卷，用三位數字表示，從“001”開始依次編號。例如，行政管理類下的公司文件的編號為“101”，其中某一份公司文件的編號為“101001”。檔案的收集與整理檔案收集1.各部門應在工作活動結束后及時將形成的檔案材料收集齊全，整理規范，定期移交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應主動向各部門收集應歸檔的檔案材料，確保檔案的及時收集。3.對于重要的檔案材料，檔案管理部門可提前介入，指導各部門做好收集工作。檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標準對收集到的檔案材料進行分類。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。3.將檔案材料按照分類順序進行排列，裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標明檔案類別、編號、名稱等。4.編制檔案檢索工具，如檔案目錄冊、電子檢索系統等，方便檔案的查找和利用。檔案的保管檔案庫房建設1.公司應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整齊有序。3.庫房應安裝溫濕度調節設備，使庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。檔案存儲1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份數據應異地存放。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。檔案安全管理1.建立檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的日常管理和安全檢查。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，嚴禁無關人員進入庫房。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等工作，定期對檔案進行檢查和維護。4.對檔案的借閱、歸還等情況進行詳細記錄，確保檔案的安全。檔案的鑒定與銷毀檔案鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同有關部門組成鑒定小組進行。3.鑒定小組根據檔案的價值和歷史意義，結合公司實際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。檔案銷毀1.對失去保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，報公司領導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在銷毀前應對檔案進行登記造冊，注明檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。3.檔案銷毀時，應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等，參與銷毀人員應簽字確認。檔案的利用檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據查閱申請表提供的信息，及時查找所需檔案，并在查閱現場提供必要的協助。3.查閱檔案時，查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、污損等。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續。檔案借閱1.公司內部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和保密性，如發現問題應及時報告并處理。檔案出具證明1.公司外部單位或個人因工作需要要求公司出具檔案證明，應提供有效證明材料，并填寫《檔案證明申請表》。2.檔案管理部門對申請材料進行審核，經公司領導批準后，根據檔案內容出具證明。3.檔案證明應加蓋公司檔案管理部門印章，并注明用途和有效期限。電子檔案管理電子檔案的收集與整理1.各部門應及時將形成的電子檔案移交公司檔案管理部門，移交的電子檔案應格式規范、內容完整。2.檔案管理部門對接收的電子檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保電子檔案的有序管理。電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并建立備份機制，定期進行備份。2.存儲電子檔案的設備應具備安全防護措施，防止數據丟失、損壞和泄露。3.對電子檔案的訪問應進行權限控制，只有經過授權的人員才能訪問相應的電子檔案。電子檔案的利用1.電子檔案的查閱、借閱等利用方式與紙質檔案相同，但應通過電子檔案管理系統進行操作。2.在利用電子檔案時，應注意保護電子檔案的原始數據，不得擅自修改、刪除電子檔案內容。檔案管理的監督與考核監督檢查1.公司定期對檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.檔案管理部門應定期對自身工作進行自查，及時發現問題并進行整改。3.對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。考核評價1.建立檔案管理工作考核評價制度，對各部門兼職檔案員和檔案管理部門的工作進行考核評價。2.考核評價內容包括檔案管理工作的完成情況、檔案質量