保安相關臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司保安工作的規范化管理，確保保安工作記錄的完整性、準確性和可追溯性，特制定本臺賬管理制度。通過建立健全保安相關臺賬，全面反映保安工作的開展情況，為公司安全管理決策提供有力依據，保障公司財產安全和員工生命安全，維護公司正常的生產經營秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有保安崗位及與保安工作相關的各類臺賬記錄與管理。（三）基本原則1.真實性原則：臺賬記錄應如實反映保安工作的實際情況，不得虛報、瞞報、漏報。2.準確性原則：記錄內容應準確無誤，數據清晰，信息完整，避免模糊不清或歧義。3.及時性原則：各項保安工作應及時記錄，確保臺賬更新的時效性，不得拖延積壓。4.規范性原則：臺賬格式、記錄方式、填寫要求等應統一規范，便于查閱和管理。5.保密性原則：涉及公司機密信息的臺賬應嚴格保密，防止信息泄露。二、臺賬分類及內容（一）人員出入登記臺賬1.登記內容：詳細記錄每一位進出公司人員的姓名、部門、職務、出入時間、事由、有效證件號碼等信息。對于外來訪客，還需記錄訪客單位、被訪人姓名及部門、聯系電話等內容。2.登記方式：采用紙質登記本與電子表格相結合的方式。紙質登記本應放置在保安崗亭顯著位置，便于隨時登記；電子表格應每日進行備份，確保數據安全。3.登記流程：來訪人員到達公司門口時，保安應首先詢問來訪事由，并要求其出示有效證件。核實無誤后，按照登記內容進行詳細登記。對于公司內部人員，只需核實其身份后記錄出入時間和事由。登記完成后，發放臨時訪客證（如有需要），并指引來訪人員前往被訪部門。人員離開時，收回臨時訪客證（如有），并在登記本上記錄離開時間。（二）車輛出入登記臺賬1.登記內容：記錄每一輛進出公司車輛的車牌號碼、車輛類型、進出時間、事由、駕駛員姓名及聯系方式等信息。對于外來車輛，還需記錄來訪單位、被訪人姓名及部門等內容。2.登記方式：同樣采用紙質登記本與電子表格相結合。紙質登記本應設立專門的車輛登記區域，電子表格應按照日期、車牌號碼等字段進行分類記錄。3.登記流程：車輛到達公司門口時，保安應示意車輛停車，上前詢問車輛進出事由，并要求駕駛員出示有效證件（如駕駛證、行駛證）。核實無誤后，按照登記內容進行詳細登記。對于內部車輛，可根據公司內部規定簡化登記流程，但仍需記錄基本信息。對于外來車輛，需聯系被訪部門確認后，方可放行，并告知駕駛員在公司內的停車位置及注意事項。車輛離開時，保安應檢查車輛外觀及所載物品，確認無誤后，記錄離開時間并放行。（三）巡邏臺賬1.登記內容：記錄每日保安巡邏的時間、路線、巡邏區域、發現的問題及處理情況等信息。巡邏路線應覆蓋公司內所有重要區域，包括辦公區域、生產車間、倉庫、停車場等。2.登記方式：采用紙質巡邏記錄表，巡邏人員應隨身攜帶，每完成一次巡邏，及時填寫相關內容。巡邏記錄表應設計合理，便于記錄和查閱。同時，可根據實際情況，結合電子地圖標注巡邏路線和發現問題的位置，以便更直觀地進行分析和管理。3.登記流程：保安按照規定的巡邏路線和時間進行巡邏，在巡邏過程中，仔細觀察各區域的安全狀況，如發現異常情況（如門窗未關、設備故障、可疑人員等），應立即在巡邏記錄表上詳細記錄發現的問題、問題所在位置、發現時間等信息。對于能夠當場處理的問題，應及時采取措施進行處理，并記錄處理結果；對于無法當場處理的問題，應及時向上級報告，并跟蹤處理情況，直至問題解決。每次巡邏結束后，巡邏人員應將巡邏記錄表交回保安隊長或相關負責人審核。（四）門禁系統管理臺賬1.登記內容：記錄門禁系統的開啟和關閉時間、授權人員名單及權限變更情況、門禁卡的發放與回收記錄等信息。2.登記方式：通過門禁系統管理軟件進行電子記錄，并定期導出備份。同時，設立紙質輔助臺賬，記錄門禁卡的發放日期、卡號、持卡人姓名、部門等基本信息，以及門禁卡的回收日期和原因。3.登記流程：門禁系統的開啟和關閉時間由專人負責按照公司規定進行操作，并在管理軟件中進行記錄。對于新增或變更授權人員，應填寫相關申請表，經上級審批后，由系統管理員在門禁系統中進行權限設置，并在紙質臺賬上記錄相關信息。門禁卡的發放應嚴格按照規定流程進行，由申請人填寫申請表，經部門負責人簽字確認后，交保安部門統一辦理。保安部門應在紙質臺賬上詳細記錄門禁卡的發放信息，并將門禁卡發放給申請人。員工離職或崗位調動時，應及時收回門禁卡，并在紙質臺賬上記錄回收日期和原因，同時通知系統管理員在門禁系統中注銷該門禁卡的權限。（五）安全事件處理臺賬1.登記內容：詳細記錄公司內發生的各類安全事件，包括事件發生時間、地點、事件描述、處理過程、處理結果、涉及人員及損失情況等信息。安全事件包括但不限于火災、盜竊、打架斗毆、設備安全事故等。2.登記方式：采用紙質專項記錄簿與電子文檔相結合的方式。紙質記錄簿應設立專門的安全事件記錄頁面，按照事件發生的先后順序進行詳細記錄；電子文檔應按照事件類型、時間等進行分類整理，便于查詢和統計分析。3.登記流程：安全事件發生后，現場人員應立即向保安部門報告，保安部門接到報告后，應迅速組織人員趕赴現場進行處理，并及時向上級領導匯報。在處理過程中，應詳細記錄事件的發生情況、采取的措施及處理結果等信息。對于重大安全事件，應成立專門的調查組進行深入調查，并將調查結果及處理情況詳細記錄在臺賬中。事件處理完畢后，應及時對事件進行總結分析，評估事件造成的影響和損失，提出改進措施和建議，以防止類似事件再次發生。三、臺賬管理職責（一）保安隊長職責1.負責保安相關臺賬的總體管理和監督工作，確保臺賬記錄的完整性和準確性。2.定期檢查各類臺賬的記錄情況，對發現的問題及時進行糾正和指導。3.組織保安人員進行臺賬管理培訓，提高保安人員的臺賬記錄水平和責任意識。4.審核巡邏臺賬、安全事件處理臺賬等重要臺賬的記錄內容，對重大問題及時向上級匯報。（二）保安人員職責1.按照規定認真做好各類臺賬的記錄工作，確保記錄及時、準確、完整。2.嚴格遵守臺賬管理制度，不得擅自涂改、偽造或銷毀臺賬記錄。3.妥善保管各類臺賬資料，防止丟失或損壞。4.積極配合上級領導和相關部門對臺賬的檢查和查閱工作。（三）公司其他部門職責1.各部門應配合保安部門做好人員和車輛出入登記等相關工作，及時提供準確的信息。2.對于涉及本部門的安全事件，應積極協助保安部門進行調查和處理，并提供相關情況和資料。（四）人事部門職責1.負責審核門禁系統管理臺賬中人員權限變更等涉及人事變動的相關信息。2.將保安人員的臺賬記錄情況納入績效考核體系，對表現優秀的保安人員給予獎勵，對違反臺賬管理制度的人員進行相應處罰。四、臺賬記錄要求（一）記錄字跡臺賬記錄應使用黑色或藍色中性筆書寫，字跡工整、清晰，不得潦草、模糊。（二）填寫規范1.各項內容應按照規定的格式和要求進行填寫，不得遺漏或空缺。2.日期應填寫完整，具體到年、月、日、時、分；數字應準確無誤，不得隨意編造或涂改。3.對于事件描述、處理情況等文字內容，應表述清晰、簡潔，能夠準確反映實際情況。（三）簽名確認所有臺賬記錄均需由記錄人簽名確認，并注明記錄日期。多人參與的工作，應按照職責分工分別簽名。（四）數據備份電子臺賬應定期進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并分別保存于不同的地點，防止數據丟失。紙質臺賬應妥善保管，按照年份或時間段進行分類裝訂，便于查閱和存檔。五、臺賬查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱保安相關臺賬的，應填寫查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，報保安部門負責人審批。保安部門應指定專人負責提供查閱服務，并做好查閱記錄。2.外部單位或人員因特殊原因需要查閱公司保安臺賬的，應持有合法有效的證明文件，并經公司相關領導批準。查閱過程中，應安排專人陪同，嚴格遵守公司保密規定，不得擅自復制或泄露臺賬內容。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫查閱申請表，詳細說明查閱的臺賬名稱、查閱目的、查閱時間等信息。2.將申請表提交所在部門負責人簽字審核，確保查閱申請的合理性和必要性。3.申請表經部門負責人簽字后，報保安部門負責人審批。保安部門負責人應根據實際情況進行審批，對于涉及公司機密或重要信息的臺賬查閱申請，應謹慎審核。4.審批通過后，保安部門安排專人負責提供查閱服務。查閱人員應在指定地點進行查閱，不得擅自將臺賬帶出指定區域。查閱過程中，查閱人員應遵守臺賬管理制度，不得對臺賬進行涂改、損壞等操作。5.查閱結束后，查閱人員應在查閱記錄上簽字確認，注明查閱時間、查閱內容等信息。查閱記錄應妥善保存，以備后續查詢和追溯。（三）臺賬使用保安相關臺賬主要用于公司內部安全管理分析、事件調查、責任追溯等工作。各部門應根據工作需要，合理使用臺賬數據，充分發揮臺賬的作用。同時，應注意保護臺賬數據的安全和隱私，不得將臺賬數據用于非工作目的或泄露給無關人員。六、臺賬保存與銷毀（一）保存期限1.人員出入登記臺賬、車輛出入登記臺賬、巡邏臺賬等日常工作記錄臺賬，保存期限為一年。2.門禁系統管理臺賬，保存期限為三年，以確保門禁權限管理的可追溯性。3.安全事件處理臺賬，應長期保存，作為公司安全管理的重要檔案資料。（二）保存方式1.紙質臺賬應存放在專門的檔案柜中，按照年份和臺賬類別進行分類存放，確保存放環境干燥、通風，防止紙質資料受潮、發霉、蟲蛀等。2.電子臺賬應存儲在服務器或其他安全的存儲設備上，并定期進行數據清理和備份，確保數據的完整性和可用性。同時，應建立電子臺賬的索引目錄，便于快速查找和檢索。（三）銷毀程序1.對于超過保存期限的臺賬，由保安部門提出銷毀申請，填寫銷毀申請表，詳細說明臺賬名稱、保存期限、銷毀原因等信息。2.銷毀申請表經保安部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。公司分管領導應根據實際情況進行審批，確保銷毀申請的合理性和必要性。3.審批通過后，由保安部門負責組織實施臺賬銷毀工作。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、參與人員等信息。臺賬銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進行，確保臺賬信息無法恢復。4.銷毀工作完成后，應在銷毀申請表上注明銷毀情況，并由參與銷毀的人員簽字確認。銷毀申請表應與相關臺賬資料一并歸檔保存，以備后續查閱和審計。七、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對保安相關臺賬管理工作進行監督檢查，檢查內容包括臺賬記錄的完整性、準確性、及時性，臺賬的保管情況，以及臺賬查閱與使用的規范性等。2.監督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結合的方式進行。定期檢查由公司安全管理部門組織實施，每月至少進行一次全面檢查；不定期抽查由公司領導或相關部門根據工作需要隨時進行。3.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門或人員限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核機制1.將保安相關臺賬管理工作納入保安人員的績效考核體系，設定明確的考核指標和評分標準。考核指標包括臺賬記錄的準確性、及時性、完整性，臺賬保管情況，以及對臺賬管理規定的執行情況等。2.根據考核結果，對表現優秀的保安人員給