保險(xiǎn)公司節(jié)點(diǎn)物品管理制度總則目的為加強(qiáng)保險(xiǎn)公司節(jié)點(diǎn)物品的管理，規(guī)范物品的采購(gòu)、使用、保管、處置等環(huán)節(jié)，確保物品的合理配置與有效利用，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于保險(xiǎn)公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有節(jié)點(diǎn)物品管理。定義1.節(jié)點(diǎn)物品：指在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)流程中，對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重要業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)起到支撐作用的各類物品，包括但不限于辦公設(shè)備、業(yè)務(wù)工具、單證票據(jù)、宣傳資料等。2.采購(gòu)：指通過(guò)各種方式獲取節(jié)點(diǎn)物品的行為，包括招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。3.使用：指員工在工作過(guò)程中對(duì)節(jié)點(diǎn)物品的正常操作與應(yīng)用。4.保管：指對(duì)節(jié)點(diǎn)物品進(jìn)行存放、維護(hù)、盤點(diǎn)等管理活動(dòng)，確保物品安全與完整。5.處置：指對(duì)不再使用、損壞或報(bào)廢的節(jié)點(diǎn)物品進(jìn)行處理的行為，包括報(bào)廢、變賣、捐贈(zèng)等。管理職責(zé)采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定節(jié)點(diǎn)物品采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)業(yè)務(wù)需求和庫(kù)存情況，合理安排采購(gòu)數(shù)量與時(shí)間。2.組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，選擇合適的供應(yīng)商，進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同。3.跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保物品按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。使用部門1.提出節(jié)點(diǎn)物品的需求申請(qǐng)，明確物品的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等要求。2.負(fù)責(zé)本部門節(jié)點(diǎn)物品的日常使用與管理，教育員工正確使用物品，做好物品的維護(hù)與保養(yǎng)。3.定期對(duì)本部門物品進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)反饋物品的使用情況與問題。保管部門1.負(fù)責(zé)節(jié)點(diǎn)物品的入庫(kù)、存儲(chǔ)、發(fā)放等保管工作，建立物品臺(tái)賬，記錄物品的出入庫(kù)情況。2.對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行定期盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.做好物品的存儲(chǔ)環(huán)境管理，保障物品安全，防止損壞、丟失等情況發(fā)生。財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核節(jié)點(diǎn)物品采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用。2.對(duì)物品采購(gòu)、處置等費(fèi)用進(jìn)行核算與報(bào)銷，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.參與物品盤點(diǎn)工作，提供財(cái)務(wù)方面的支持與監(jiān)督。審計(jì)部門1.對(duì)節(jié)點(diǎn)物品管理情況進(jìn)行定期審計(jì)，檢查制度執(zhí)行的合規(guī)性與有效性。2.對(duì)采購(gòu)、保管、處置等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。采購(gòu)管理采購(gòu)計(jì)劃1.各使用部門應(yīng)于每年末根據(jù)下一年度業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和工作需要，編制節(jié)點(diǎn)物品需求計(jì)劃，提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門結(jié)合公司庫(kù)存情況、預(yù)算安排等因素，對(duì)各部門需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核與調(diào)整，制定年度采購(gòu)計(jì)劃。3.年度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的物品，一般采用招標(biāo)采購(gòu)方式，通過(guò)發(fā)布招標(biāo)公告、組織開標(biāo)評(píng)標(biāo)等程序，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。對(duì)于金額較小、市場(chǎng)供應(yīng)較為充足的物品，可采用詢價(jià)采購(gòu)方式，向多家供應(yīng)商詢價(jià)，比較價(jià)格與服務(wù)后確定供應(yīng)商。對(duì)于符合單一來(lái)源采購(gòu)條件的物品，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單一來(lái)源采購(gòu)。2.在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商充分溝通，明確物品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款，并簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同。3.采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問題，確保物品按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。采購(gòu)驗(yàn)收1.物品到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門和保管部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.使用部門負(fù)責(zé)對(duì)物品的規(guī)格、型號(hào)、性能等技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行驗(yàn)收，確保物品符合業(yè)務(wù)需求。3.保管部門負(fù)責(zé)對(duì)物品的數(shù)量、外觀等進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物品是否完好無(wú)損。4.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)物品存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。使用管理領(lǐng)用登記1.員工因工作需要領(lǐng)用節(jié)點(diǎn)物品時(shí)，應(yīng)填寫物品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.保管部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放物品，并在物品臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用情況，包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等。3.員工領(lǐng)用物品后，應(yīng)妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。使用培訓(xùn)1.對(duì)于新購(gòu)置的節(jié)點(diǎn)物品或員工首次使用的物品，采購(gòu)部門或相關(guān)部門應(yīng)組織使用培訓(xùn)，確保員工熟悉物品的性能、操作方法、注意事項(xiàng)等。2.使用培訓(xùn)可采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)演示、操作手冊(cè)等多種方式進(jìn)行，培訓(xùn)后應(yīng)進(jìn)行考核，確保員工能夠熟練使用物品。使用維護(hù)1.員工應(yīng)按照物品的使用說(shuō)明書和操作規(guī)程正確使用節(jié)點(diǎn)物品，做好日常維護(hù)與保養(yǎng)工作，確保物品正常運(yùn)行。2.如發(fā)現(xiàn)物品出現(xiàn)故障或損壞，員工應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并填寫物品維修申請(qǐng)表。3.部門負(fù)責(zé)人審核維修申請(qǐng)后，交保管部門統(tǒng)一安排維修。對(duì)于重大故障或復(fù)雜維修，應(yīng)聯(lián)系供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。4.維修完成后，使用部門應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，確保物品恢復(fù)正常使用，并在維修記錄上簽字確認(rèn)。保管管理倉(cāng)庫(kù)管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的節(jié)點(diǎn)物品倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備良好的存儲(chǔ)條件，如防火、防潮、防蟲、防盜等。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物品的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，擺放整齊，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。3.建立物品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物品的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量等信息，做到賬實(shí)相符。盤點(diǎn)管理1.保管部門應(yīng)定期對(duì)節(jié)點(diǎn)物品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可分為月度小盤點(diǎn)、季度大盤點(diǎn)和年度全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，包括整理物品、核對(duì)賬目等。盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)物品數(shù)量，檢查物品質(zhì)量狀況，并做好記錄。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，說(shuō)明盤點(diǎn)情況，包括賬實(shí)差異、原因分析等。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。4.對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的損壞、丟失等物品，應(yīng)查明責(zé)任，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。庫(kù)存預(yù)警1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)物品的采購(gòu)周期、使用頻率、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率等因素，設(shè)定合理的庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。2.當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，并啟動(dòng)采購(gòu)程序，補(bǔ)充庫(kù)存。3.對(duì)于長(zhǎng)期積壓或不再使用的物品，保管部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門進(jìn)行處理，避免占用庫(kù)存空間和資金。處置管理報(bào)廢管理1.節(jié)點(diǎn)物品符合下列條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過(guò)使用年限，且無(wú)法正常使用的。因技術(shù)進(jìn)步、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，已不再適用的。損壞嚴(yán)重，無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過(guò)高的。其他符合報(bào)廢條件的情況。2.使用部門或保管部門填寫物品報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并提交相關(guān)證明材料。3.采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物品，由保管部門負(fù)責(zé)組織處置，可采用報(bào)廢變賣、捐贈(zèng)等方式進(jìn)行處理。處置過(guò)程中應(yīng)做好記錄，并及時(shí)將處置收入上繳公司財(cái)務(wù)。變賣管理1.對(duì)于尚有使用價(jià)值但公司不再需要的節(jié)點(diǎn)物品，可進(jìn)行變賣處理。2.變賣前，保管部門應(yīng)進(jìn)行評(píng)估，確定物品的變賣價(jià)格，并通過(guò)內(nèi)部公示、市場(chǎng)詢價(jià)等方式尋找潛在買家。3.變賣過(guò)程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，采用競(jìng)價(jià)、拍賣等方式進(jìn)行，確保變賣價(jià)格合理。4.變賣成交后，保管部門與買家簽訂變賣合同，辦理物品交接手續(xù)，并及時(shí)將變賣收入上繳公司財(cái)務(wù)。捐贈(zèng)管理1.公司將不再使用且具有一定社會(huì)價(jià)值的節(jié)點(diǎn)物品進(jìn)行捐贈(zèng)時(shí)，應(yīng)填寫物品捐贈(zèng)申請(qǐng)表，說(shuō)明捐贈(zèng)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、捐贈(zèng)對(duì)象等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.捐贈(zèng)物品應(yīng)進(jìn)行整理、包裝，確保物品完好無(wú)損，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。3.公司應(yīng)留存捐贈(zèng)相關(guān)證明材料，如捐贈(zèng)協(xié)議、接收回執(zhí)等，作為財(cái)務(wù)核算和審計(jì)的依據(jù)。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)節(jié)點(diǎn)物品管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)、使用、保管、處置等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.采購(gòu)部門、使用部門、保管部門等應(yīng)定期對(duì)本部門節(jié)點(diǎn)物品管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。外部監(jiān)督1.接受保險(xiǎn)監(jiān)管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資