公司內部物品管理制度一、總則1.目的為加強公司內部物品管理，規范物品采購、使用、保管及處置流程，確保公司資產安全完整，合理配置資源，降低運營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的所有辦公物品、生產設備、耗材等各類物品的管理。3.基本原則統一管理原則：公司對各類物品實行統一規劃、統一采購、統一調配、統一核算的管理體制。合理配置原則：根據工作實際需要，合理配置物品資源，提高使用效率，避免浪費。歸口管理原則：各類物品分別歸口相關部門進行管理，明確職責，確保管理工作的有效開展。成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，嚴格控制物品采購成本、使用成本和處置成本，降低公司運營費用。二、管理職責1.行政部門負責制定和完善公司內部物品管理制度，并組織實施。負責辦公家具、辦公用品、辦公設備等物品的采購、驗收、入庫、保管、發放及報廢處置等工作。定期對公司物品進行盤點清查，確保賬實相符。負責公司固定資產的登記、折舊計提、清查盤點等工作。協調各部門之間的物品調配，提高物品使用效率。2.財務部門負責審核物品采購預算、報銷憑證等，確保財務支出的合理性和合規性。負責建立物品管理臺賬，進行財務核算，定期與行政部門核對賬目。參與物品報廢處置的審核工作，監督處置過程中的資金結算。3.使用部門負責本部門所需物品的申購、領用、使用及保管等工作。協助行政部門做好物品的盤點清查工作，及時反饋物品使用情況和存在的問題。負責本部門物品的日常維護保養，確保物品正常使用。三、物品采購管理1.采購計劃各部門應根據工作實際需要，提前編制物品采購計劃。采購計劃應詳細列出所需物品的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等信息。采購計劃應經部門負責人審核后報行政部門匯總。行政部門根據各部門采購計劃，結合庫存情況，編制公司年度、季度和月度物品采購計劃。對于臨時性、緊急性采購需求，使用部門應填寫《臨時采購申請表》，說明采購原因、采購物品明細等，經部門負責人審批后報行政部門，行政部門審核后及時安排采購。2.采購流程供應商選擇：行政部門應建立合格供應商名錄，通過招標、詢價、比選等方式選擇優質供應商。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的產品質量、價格、信譽、售后服務等因素。采購合同簽訂：采購人員應與選定的供應商簽訂采購合同，明確采購物品的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。采購合同應報行政部門負責人審核后，由公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章。采購實施：采購人員應按照采購合同約定，及時跟蹤采購進度，確保供應商按時、按質、按量交貨。對于采購過程中出現的問題，采購人員應及時與供應商溝通協調，采取有效措施解決。驗收：物品到貨后，采購人員應及時通知行政部門和使用部門進行驗收。驗收人員應按照采購合同和相關標準對物品的數量、質量、規格、型號等進行核對，確保驗收合格。對于驗收不合格的物品，采購人員應及時與供應商協商解決，要求供應商更換或退貨。3.采購預算公司應建立物品采購預算管理制度，加強采購預算的編制、審核、執行和控制。各部門應根據年度工作目標和任務，結合歷史采購數據和實際需求，編制本部門年度物品采購預算。采購預算應經部門負責人審核后報行政部門匯總。行政部門應根據各部門采購預算，結合公司整體預算安排，編制公司年度物品采購預算草案，報財務部門審核。財務部門應根據公司財務狀況和資金安排，對采購預算草案進行審核，提出修改意見。公司年度物品采購預算經總經理辦公會審議通過后，下達各部門執行。各部門應嚴格按照采購預算執行采購任務，不得擅自突破預算。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制和審批程序辦理。四、物品使用管理1.領用制度各部門員工因工作需要領用物品時，應填寫《物品領用申請表》，注明領用物品的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，經部門負責人審批后到行政部門領取。行政部門應按照審批后的《物品領用申請表》發放物品，并在物品管理臺賬上進行登記。對于貴重物品或限量領用的物品，行政部門應建立領用登記臺賬，詳細記錄領用時間、領用人、歸還時間等信息。員工領用物品后，應妥善保管，合理使用，不得隨意轉借、挪用或丟棄。如因工作變動或離職等原因，應及時將領用的物品歸還行政部門。2.使用規范員工應按照物品的使用說明書和操作規程正確使用物品，不得違規操作，以免造成物品損壞或安全事故。對于辦公設備、生產設備等大型貴重物品，使用部門應指定專人負責操作和維護，定期進行檢查和保養，確保設備正常運行。員工在使用物品過程中發現問題，應及時向行政部門報告，以便及時維修或更換。對于因使用不當造成物品損壞的，使用部門應查明原因，追究相關人員責任。3.借用管理公司內部各部門之間因工作需要借用物品時，應填寫《物品借用申請表》，注明借用物品的名稱、規格、型號、數量、借用時間、歸還時間等信息，經借用部門負責人和出借部門負責人審批后，到行政部門辦理借用手續。行政部門應按照審批后的《物品借用申請表》辦理借用手續，并在物品管理臺賬上進行登記。借用部門應按照約定時間歸還借用物品，如因特殊原因需要延長借用時間，應提前向行政部門申請，經出借部門同意后方可延長。借用部門應妥善保管借用物品，不得擅自轉借他人或用于其他用途。如因保管不善造成物品損壞或丟失的，借用部門應照價賠償。五、物品保管管理1.倉庫管理行政部門應設立專門的物品倉庫，負責各類物品的存放保管。倉庫應保持整潔、通風、干燥，確保物品安全。倉庫管理人員應按照物品的類別、規格、型號等進行分類存放，并建立物品存放標識，便于查找和管理。倉庫管理人員應定期對物品進行盤點清查，確保賬實相符。如發現賬實不符，應及時查明原因，進行調整。倉庫應建立嚴格的出入庫管理制度，物品出入庫時，倉庫管理人員應認真核對物品的名稱、規格、型號、數量等信息，確保出入庫準確無誤。2.庫存盤點行政部門應定期組織對公司物品進行庫存盤點，盤點周期為每月一次。盤點工作應由行政部門牽頭，財務部門、使用部門等相關人員參與。盤點人員應按照物品管理臺賬逐一核對實物，記錄盤點結果。對于盤盈、盤虧的物品，應查明原因，填寫《物品盤點盈虧表》，報行政部門負責人審核后，報財務部門進行賬務處理。財務部門應根據盤點結果，調整物品管理臺賬和財務賬目，確保賬實相符。對于因管理不善造成的盤虧損失，應追究相關人員責任。3.庫存安全倉庫應配備必要的消防器材和安全設施，確保庫存物品安全。倉庫管理人員應定期檢查消防器材和安全設施的有效性，發現問題及時報告并處理。倉庫應建立安全管理制度，嚴禁無關人員進入倉庫。倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫安全操作規程，不得在倉庫內吸煙、使用明火等。對于易燃易爆、有毒有害等危險物品，應按照國家相關規定進行單獨存放，并采取相應的安全防范措施。六、物品處置管理1.報廢鑒定對于已損壞、無法使用或已達到報廢年限的物品，使用部門應填寫《物品報廢申請表》，詳細說明物品的名稱、規格、型號、購置時間、報廢原因等信息，并附上相關證明材料，如維修記錄、使用年限證明等，報行政部門審核。行政部門應組織相關人員對申請報廢的物品進行鑒定，核實物品是否符合報廢條件。對于符合報廢條件的物品，行政部門應簽署審核意見，報公司領導審批。2.報廢處置經公司領導審批同意報廢的物品，行政部門應按照國家相關規定和公司內部程序進行處置。對于有回收價值的物品，行政部門應聯系專業回收公司進行回收處理，并將回收款項上繳公司財務。對于無回收價值的物品，行政部門應按照環保要求進行妥善處理，如委托有資質的單位進行銷毀等。在處置過程中，行政部門應做好記錄，確保處置過程可追溯。財務部門應根據報廢處置情況，及時調整物品管理臺賬和財務賬目，核銷相關資產。3.資產核銷物品報廢處置完成后，行政部門應及時辦理資產核銷手續。資產核銷應按照公司財務管理制度的規定進行，填寫《資產核銷申請表》，附上相關證明材料，報財務部門審核。財務部門應審核資產核銷申請，核實相關證明材料的真實性和完整性。審核通過后，財務部門應辦理資產核銷手續，將已報廢的資產從公司資產賬目中核銷。七、監督檢查與考核1.監督檢查公司成立物品管理監督檢查小組，定期對公司物品管理情況進行監督檢查。監督檢查小組由行政部門、財務部門、審計部門等相關人員組成。監督檢查小組應重點檢查物品采購、使用、保管、處置等環節的管理制度執行情況，是否存在違規操作、浪費資源、資產流失等問題。對于監督檢查中發現的問題，監督檢查小組應及時提出整改意見，責令相關部門限期整改。整改完成后，監督檢查小組應進行復查，確保問題得到徹底解決。2.考核評價公司將物品管理工作納入各部門績效考核體系，對物品管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對工作不力、造成損失的部門和個人進行批評和處罰。考核評價指標主要包括物品采購成本控制、物品使用效率、物品保管安全、物品處置規范等方面。具體考核標準由行政部門會同財務部門制定，并報公司領導審批后執行。各部門應按