公司內(nèi)部紀(jì)念品管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部紀(jì)念品的管理，加強(qiáng)對紀(jì)念品的采購、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)的控制，確保紀(jì)念品的合理使用，充分發(fā)揮其激勵(lì)員工、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力以及展示公司形象的作用。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因業(yè)務(wù)往來等原因涉及公司紀(jì)念品的相關(guān)外部人員。3.基本原則合規(guī)性原則：紀(jì)念品的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。合理性原則：根據(jù)實(shí)際需求和活動(dòng)性質(zhì)，合理確定紀(jì)念品的種類、數(shù)量和檔次，避免浪費(fèi)。公正性原則：在紀(jì)念品的采購、發(fā)放等環(huán)節(jié)，應(yīng)確保公平、公正，杜絕任何形式的特權(quán)和不正當(dāng)行為。保密性原則：對于涉及公司機(jī)密信息或特殊設(shè)計(jì)的紀(jì)念品，應(yīng)嚴(yán)格做好保密工作，防止信息泄露。紀(jì)念品的分類與用途1.分類榮譽(yù)類紀(jì)念品：用于表彰員工在工作中取得的突出成績、獲得的重要獎(jiǎng)項(xiàng)等，如獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書、勛章等?；顒?dòng)紀(jì)念類紀(jì)念品：在公司舉辦的各類大型活動(dòng)、慶典、會(huì)議等場合發(fā)放，以紀(jì)念活動(dòng)的圓滿成功，如活動(dòng)紀(jì)念徽章、紀(jì)念冊、文化衫等。節(jié)日福利類紀(jì)念品：在重要節(jié)日向員工發(fā)放，表達(dá)公司對員工的關(guān)懷和祝福，如節(jié)日禮品套裝、特色食品等。商務(wù)禮品類紀(jì)念品：用于公司與合作伙伴、客戶等進(jìn)行商務(wù)往來時(shí)贈(zèng)送，增進(jìn)合作關(guān)系，如具有公司特色的工藝品、高端禮品等。2.用途激勵(lì)員工：榮譽(yù)類紀(jì)念品能夠激發(fā)員工的工作積極性和榮譽(yù)感，鼓勵(lì)他們追求卓越，為公司創(chuàng)造更大價(jià)值。增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力：活動(dòng)紀(jì)念類紀(jì)念品有助于員工共同回憶公司的重要時(shí)刻，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員之間的認(rèn)同感和歸屬感。提升公司形象：商務(wù)禮品類紀(jì)念品可以展示公司的文化和實(shí)力，提升公司在外部合作伙伴和客戶心中的形象。表達(dá)關(guān)懷：節(jié)日福利類紀(jì)念品讓員工感受到公司的溫暖，增強(qiáng)員工對公司的忠誠度。紀(jì)念品的采購管理1.采購計(jì)劃制定各部門根據(jù)實(shí)際需求，提前填寫《紀(jì)念品采購申請表》，詳細(xì)說明紀(jì)念品的種類、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門匯總各部門的采購申請，結(jié)合公司預(yù)算和以往紀(jì)念品采購情況，制定年度紀(jì)念品采購計(jì)劃。2.供應(yīng)商選擇行政部門負(fù)責(zé)建立紀(jì)念品供應(yīng)商名錄，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實(shí)地考察等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、生產(chǎn)能力、售后服務(wù)等方面。選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，確定最終的合作供應(yīng)商。3.采購流程根據(jù)采購計(jì)劃，行政部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。在采購過程中，行政部門應(yīng)密切跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交付紀(jì)念品。紀(jì)念品到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，檢查產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否與合同一致。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。驗(yàn)收合格后，行政部門辦理入庫手續(xù)，并將采購情況記錄在案。紀(jì)念品的庫存管理1.庫存登記設(shè)立專門的紀(jì)念品倉庫，由倉庫管理人員負(fù)責(zé)對紀(jì)念品進(jìn)行分類存放，并建立詳細(xì)的庫存臺賬。庫存臺賬應(yīng)記錄紀(jì)念品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間、保質(zhì)期（如有）、存放位置等信息。定期對庫存紀(jì)念品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，上報(bào)行政部門和財(cái)務(wù)部門。2.庫存保管倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，確保紀(jì)念品的存放環(huán)境符合要求。對于有特殊保管要求的紀(jì)念品，如易碎品、易腐品、貴重物品等，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，確保其安全。嚴(yán)格限制非倉庫管理人員進(jìn)入倉庫，防止紀(jì)念品丟失或損壞。3.庫存盤點(diǎn)與清查每月末，倉庫管理人員對庫存紀(jì)念品進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，核對庫存數(shù)量與臺賬記錄是否一致。每季度末，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行全面盤點(diǎn)，對庫存紀(jì)念品進(jìn)行清查。如發(fā)現(xiàn)庫存短缺、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任，并采取相應(yīng)的處理措施。紀(jì)念品的發(fā)放管理1.發(fā)放原則根據(jù)紀(jì)念品的用途和相關(guān)規(guī)定，確定發(fā)放對象和發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行發(fā)放，確保發(fā)放過程的公正、透明。2.榮譽(yù)類紀(jì)念品發(fā)放由相關(guān)部門根據(jù)員工的工作表現(xiàn)和獲獎(jiǎng)情況，提出榮譽(yù)類紀(jì)念品的發(fā)放建議。建議經(jīng)公司管理層審批后，行政部門負(fù)責(zé)制作和發(fā)放榮譽(yù)類紀(jì)念品。發(fā)放時(shí)，應(yīng)舉行莊重的頒獎(jiǎng)儀式，增強(qiáng)員工的榮譽(yù)感。3.活動(dòng)紀(jì)念類紀(jì)念品發(fā)放在活動(dòng)舉辦前，行政部門根據(jù)活動(dòng)規(guī)模和參與人員范圍，確定活動(dòng)紀(jì)念類紀(jì)念品的發(fā)放方案?；顒?dòng)現(xiàn)場設(shè)立紀(jì)念品發(fā)放點(diǎn)，安排專人負(fù)責(zé)發(fā)放。員工憑有效證件領(lǐng)取紀(jì)念品，并在領(lǐng)取登記表上簽字確認(rèn)。4.節(jié)日福利類紀(jì)念品發(fā)放在節(jié)日來臨前，行政部門根據(jù)公司福利政策和員工人數(shù)，制定節(jié)日福利類紀(jì)念品的發(fā)放計(jì)劃?？梢圆捎眉邪l(fā)放或分部門發(fā)放的方式，確保員工及時(shí)領(lǐng)取到節(jié)日福利。發(fā)放過程中，應(yīng)做好記錄，留存員工領(lǐng)取紀(jì)念品的相關(guān)憑證。5.商務(wù)禮品類紀(jì)念品發(fā)放因業(yè)務(wù)需要發(fā)放商務(wù)禮品類紀(jì)念品時(shí)，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《商務(wù)禮品發(fā)放申請表》，說明禮品的用途、贈(zèng)送對象、預(yù)計(jì)發(fā)放時(shí)間等信息。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部門負(fù)責(zé)采購和發(fā)放。商務(wù)禮品的發(fā)放應(yīng)遵循適度、得體的原則，注重禮品的品質(zhì)和文化內(nèi)涵。紀(jì)念品的使用管理1.員工個(gè)人使用員工領(lǐng)取榮譽(yù)類紀(jì)念品、活動(dòng)紀(jì)念類紀(jì)念品和節(jié)日福利類紀(jì)念品后，可根據(jù)個(gè)人意愿自行使用。員工應(yīng)妥善保管紀(jì)念品，不得隨意丟棄或損壞，如有損壞應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)備。2.公司集體使用對于一些具有展示意義的紀(jì)念品，如獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等，可在公司會(huì)議室、展廳等場所進(jìn)行集中展示，以激勵(lì)全體員工?；顒?dòng)紀(jì)念類紀(jì)念品可用于公司內(nèi)部文化活動(dòng)的布置，營造濃厚的企業(yè)文化氛圍。3.對外贈(zèng)送使用商務(wù)禮品類紀(jì)念品用于對外贈(zèng)送時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的商務(wù)禮儀規(guī)范進(jìn)行操作。贈(zèng)送前，需明確禮品的贈(zèng)送對象、贈(zèng)送目的、贈(zèng)送時(shí)機(jī)等，確保禮品的選擇和贈(zèng)送方式符合公司形象和業(yè)務(wù)需求。紀(jì)念品的回收與處理1.回收情形員工離職時(shí)，應(yīng)將公司發(fā)放的紀(jì)念品交回行政部門。因紀(jì)念品質(zhì)量問題或其他原因需要回收的，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一回收。2.回收流程員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門，員工將紀(jì)念品交至行政部門指定地點(diǎn)。行政部門對回收的紀(jì)念品進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞或缺失，應(yīng)根據(jù)情況要求員工進(jìn)行賠償。對于因質(zhì)量問題等需要回收的紀(jì)念品，行政部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。3.處理方式回收的紀(jì)念品經(jīng)檢查無問題后，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分類處理。對于仍有使用價(jià)值的紀(jì)念品，可進(jìn)行二次利用，如用于公司內(nèi)部活動(dòng)、捐贈(zèng)等。對于已無使用價(jià)值的紀(jì)念品，可按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理，如填寫《紀(jì)念品報(bào)廢申請表》，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對紀(jì)念品的采購、庫存、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)檢查，確保各項(xiàng)管理工作符合制度要求。審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.行政部門自查行政部門每月對紀(jì)念品管理工作進(jìn)行自查，重點(diǎn)檢查采購流程的合規(guī)性、庫存管理的準(zhǔn)確性、發(fā)放記錄的完整性等。對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行分析和總結(jié)，采取有效措施加以改進(jìn)。3.員工監(jiān)督鼓勵(lì)員工對紀(jì)念品管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)。公司設(shè)立專門的舉報(bào)郵箱和電話，并對舉報(bào)信