公司內部軟件管理制度總則1.目的：為了規范公司內部軟件的使用、管理和維護，確保軟件系統的安全、穩定、高效運行，提高工作效率，保障公司信息資產的安全，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于公司全體員工在工作中使用的各類軟件，包括但不限于辦公軟件、業務系統軟件、財務軟件、客戶關系管理軟件等。3.職責分工信息技術部門負責公司內部軟件系統的規劃、建設、維護和優化，確保軟件系統的正常運行。制定和實施軟件安全策略，保障軟件系統的安全，防止數據泄露和惡意攻擊。對員工進行軟件使用培訓和技術支持，解答員工在軟件使用過程中遇到的問題。負責軟件的選型、采購、升級和更新，根據公司業務需求和技術發展，及時引入合適的軟件產品。各部門負責本部門員工對軟件系統的日常使用和操作，確保軟件使用符合公司規定和業務流程。協助信息技術部門進行軟件測試、驗收等工作，提供相關業務需求和反饋意見。對本部門軟件使用情況進行監督和管理，發現問題及時向信息技術部門報告。員工嚴格按照本制度和相關操作規程使用軟件系統，確保個人使用行為的合規性和安全性。妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號轉借他人使用，如發現賬號異常及時報告信息技術部門。積極參加公司組織的軟件使用培訓，不斷提高自身的軟件操作技能和業務水平。軟件采購與選型1.需求調研信息技術部門會同相關業務部門定期開展軟件需求調研工作，了解公司各部門的業務需求和軟件使用現狀。根據公司發展戰略和業務規劃，分析現有軟件系統的不足，提出軟件采購和選型的需求建議。2.選型標準軟件選型應綜合考慮軟件功能、性能、穩定性、安全性、易用性、可擴展性、售后服務等因素。優先選擇具有良好口碑、技術實力雄厚、市場占有率高的軟件產品，以確保軟件的質量和長期使用保障。評估軟件供應商的信譽、資質、技術支持能力和服務水平，選擇能夠提供優質服務的合作伙伴。3.采購流程信息技術部門根據選型結果編制軟件采購計劃，明確采購軟件的名稱、版本、數量、預算等信息，報公司領導審批。經審批通過后，按照公司采購管理規定進行招標、談判或詢價等采購活動，確定軟件供應商并簽訂采購合同。采購合同應明確軟件的功能要求、價格、交付時間、售后服務條款、知識產權歸屬等內容，確保公司權益得到有效保障。軟件采購到貨后，信息技術部門組織相關人員進行驗收，檢查軟件的功能、性能、數量等是否符合合同要求。驗收合格后辦理入庫手續，正式投入使用。軟件安裝與配置1.安裝規范信息技術部門負責公司內部軟件的統一安裝和配置工作，未經授權，員工不得擅自安裝軟件。安裝軟件前，應確保計算機系統符合軟件運行要求，如操作系統版本、硬件配置等。按照軟件安裝向導的提示進行安裝，注意選擇正確的安裝路徑和安裝選項，避免安裝過程中出現錯誤。安裝完成后，及時對軟件進行初始化配置，如設置系統參數、用戶權限、數據備份等，確保軟件能夠正常運行。2.軟件授權公司使用的所有軟件必須獲得合法授權，信息技術部門負責對軟件授權情況進行管理和監控。對于購買的商業軟件，應確保軟件授權證書與所安裝的軟件版本和使用期限一致。嚴禁使用未經授權的盜版軟件，一經發現，將按照公司規定嚴肅處理。軟件使用與操作1.操作規范員工應嚴格按照軟件操作手冊和相關業務流程進行軟件操作，不得擅自更改軟件設置和操作流程。在使用軟件過程中，如遇到問題或異常情況，應及時向信息技術部門報告，不得自行嘗試解決可能導致數據丟失或系統損壞的操作。注意保護軟件系統中的數據安全，定期對重要數據進行備份，防止數據丟失。備份數據應存儲在安全可靠的位置，并按照公司數據備份管理規定進行保管和維護。在軟件操作過程中，如需要輸入敏感信息（如密碼、賬號、財務數據等），應注意保密，防止信息泄露。2.賬號管理信息技術部門負責為員工創建和分配軟件使用賬號，并設置初始密碼。員工應及時修改初始密碼，并妥善保管個人賬號和密碼。員工離職或崗位變動時，信息技術部門應及時刪除或停用其軟件賬號，確保賬號安全。嚴禁員工將個人賬號轉借他人使用，如因特殊情況需要他人代為操作，應經部門負責人批準，并在操作完成后及時收回賬號控制權。3.權限控制根據員工的工作職責和業務需求，信息技術部門對軟件系統設置合理的用戶權限，確保員工只能訪問和操作其工作范圍內的軟件功能和數據。權限設置應遵循最小化原則，即員工僅擁有完成其工作職責所需的最低權限，避免因權限過大導致數據安全風險。定期對員工的權限進行審查和調整，確保權限設置與員工的工作職責相匹配。如員工崗位變動，應及時調整其軟件權限。軟件維護與升級1.日常維護信息技術部門建立軟件系統日常維護機制，定期對軟件系統進行巡檢、監控和維護，確保軟件系統的穩定運行。及時處理軟件系統運行過程中出現的故障和問題，分析故障原因，采取有效的解決措施，保障軟件系統的正常使用。對軟件系統的日志進行定期檢查和分析，及時發現潛在的安全問題和異常操作，采取相應的防范措施。2.升級管理信息技術部門密切關注軟件供應商發布的軟件升級信息，根據公司業務需求和軟件系統運行情況，評估軟件升級的必要性和可行性。制定軟件升級計劃，明確升級的目標、內容、時間安排、測試方案等，報公司領導審批。在軟件升級前，應進行充分的測試，確保升級后的軟件系統功能正常、數據完整、性能穩定。測試通過后，按照升級計劃組織實施軟件升級。軟件升級過程中，信息技術部門應密切關注升級進度，及時處理升級過程中出現的問題，確保升級順利完成。升級完成后，對軟件系統進行全面的檢查和驗證，確保軟件系統能夠正常運行。同時，對升級后的軟件系統進行培訓和指導，幫助員工熟悉新功能和操作流程。軟件安全與保密1.安全策略信息技術部門制定和實施軟件安全策略，包括網絡安全策略、數據加密策略、訪問控制策略等，保障軟件系統的安全運行。安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，定期進行病毒查殺和系統漏洞掃描，及時更新安全防護軟件的病毒庫和特征碼，防止病毒、木馬等惡意程序的入侵。對軟件系統的網絡訪問進行嚴格控制，限制外部非法訪問，確保公司內部網絡安全。2.數據保密員工應嚴格遵守公司數據保密制度，對在軟件使用過程中涉及的公司機密數據進行保密，不得泄露給任何無關人員。嚴禁在未經授權的情況下，將公司數據復制、傳輸、存儲到外部存儲設備或網絡空間。在處理敏感數據時，應采取加密、脫敏等措施，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。如因工作需要共享公司數據，應按照公司數據共享管理規定進行審批和授權，確保數據共享的合法性和安全性。3.安全審計信息技術部門建立軟件安全審計機制，對軟件系統的操作日志、訪問記錄等進行定期審計，及時發現和處理安全違規行為。審計內容包括用戶登錄、操作行為、數據訪問等方面，重點關注異常操作和潛在的安全風險。對于發現的安全問題和違規行為，信息技術部門應及時進行調查和處理，并將處理結果報告公司管理層。同時，應采取相應的改進措施，防止類似問題再次發生。軟件培訓與支持1.培訓計劃信息技術部門根據公司業務需求和員工軟件使用情況，制定年度軟件培訓計劃，明確培訓的內容、對象、時間、地點等。培訓內容應包括軟件操作技能、業務流程應用、安全意識等方面，以滿足員工工作需求和提高軟件使用效率。培訓方式可采用集中培訓、在線培訓、現場指導等多種形式，確保培訓效果。2.培訓實施按照培訓計劃組織開展軟件培訓工作，確保培訓按時、按質、按量完成。在培訓過程中，應注重與學員的互動交流，及時解答學員提出的問題，確保學員能夠理解和掌握培訓內容。培訓結束后，對學員進行考核，考核方式可采用理論考試、實際操作等形式，考核結果作為員工績效評估和晉升的參考依據。3.技術支持信息技術部門設立軟件技術支持熱線或在線服務平臺，為員工提供軟件使用方面的技術支持和咨詢服務。員工在軟件使用過程中遇到問題時，可及時聯系技術支持人員，技術支持人員應在規定時間內響應并解決問題。定期收集員工對軟件使用的意見和建議，及時反饋給信息技術部門，以便對軟件進行優化和改進。違規處理1.員工違反本制度規定使用軟件，如擅自安裝未經授權的軟件、使用盜版軟件、泄露公司數據等，一經發現，視情節輕重給予相應的紀律處分。2.對于因違規使用軟件導致公司遭受經濟損失或聲譽損害的，違規