公司內部通訊管理制度一、總則（一）目的為規范公司內部通訊管理，確保信息傳遞的及時、準確、高效，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工以及臨時工。（三）通訊工具及通訊方式1.公司統一提供工作手機、固定電話、電子郵箱等通訊工具，并確保其正常使用。員工應妥善保管個人通訊工具，不得擅自將工作手機用于私人事務，不得隨意更改工作手機的號碼等信息。2.公司內部通訊方式包括但不限于即時通訊軟件（如企業微信、釘釘等）、電子郵件、電話、短信等。員工應按照公司要求及時加入相應的通訊群組，并保持通訊暢通。二、通訊聯絡規范（一）即時通訊軟件使用規范1.員工應使用公司指定的即時通訊軟件進行工作溝通，加入相關的工作群組，并及時查看群組消息。2.在即時通訊軟件中，應使用文明、規范、簡潔的語言進行交流，不得發送與工作無關的信息、圖片、視頻等，不得發表不當言論或進行爭吵、謾罵等行為。3.對于重要工作信息或通知，應及時進行回復確認，確保信息傳遞的準確性和及時性。如需進一步溝通，應采用清晰明了的方式表達自己的意見和建議。4.工作群組中的通知、文件等信息應及時關注并按照要求執行，如有疑問或不清楚的地方，應及時向發布者或相關負責人咨詢。（二）電子郵件使用規范1.員工應使用公司提供的電子郵箱進行工作郵件的收發，不得隨意使用私人電子郵箱處理公司業務。2.郵件主題應簡潔明了，準確概括郵件內容，便于收件人快速了解郵件主旨。郵件內容應條理清晰、邏輯連貫、語言規范，避免使用過于口語化或隨意的表述。3.發送郵件前應仔細檢查內容，確保無錯別字、數據錯誤等問題。重要郵件應進行多次審核，避免因疏忽導致錯誤信息的傳遞。4.對于收件人較多的郵件，應進行分組發送或采用抄送、密送等方式，確保信息傳遞的針對性。5.收到郵件后應及時進行處理，根據郵件內容做出相應的回復或行動。對于重要郵件應及時標記并妥善保存，以便日后查閱。（三）電話使用規范1.員工應在規定的工作時間內保持電話暢通，如有特殊情況需要離開座位或外出，應提前告知相關人員并設置好電話轉接或留言功能。2.接聽電話時應禮貌用語，自報姓名和部門，及時記錄重要信息，并按照要求進行傳達或處理。對于來電咨詢的問題，應耐心解答，如無法當場解決，應告知對方回復時間或轉交給相關負責人處理。3.撥打電話前應明確通話目的，整理好溝通思路，準備好相關資料或信息。通話過程中應簡潔明了地表達自己的觀點，注意語言表達和語速，避免出現模糊不清或冗長啰嗦的情況。4.嚴禁利用公司電話撥打私人長途電話或進行與工作無關的通話。（四）短信使用規范1.因工作需要發送短信時，應確保短信內容準確、簡潔，避免出現歧義或錯別字。2.發送對象應明確，不得隨意群發與對方工作無關的短信。3.重要短信應進行存檔，以便日后查閱。三、信息發布與審核（一）信息發布原則1.真實性原則：發布的信息應基于事實，不得編造、歪曲或傳播虛假信息。2.準確性原則：信息內容應準確無誤，避免出現數據錯誤、表述不清等問題。3.及時性原則：重要信息應及時發布，確保員工能夠及時了解公司動態和工作要求。4.適度性原則：發布的信息應與工作相關，避免過度發布無關信息干擾員工正常工作。（二）信息發布流程1.公司各部門負責本部門信息的收集、整理和初審，并按照規定的格式和要求提交給行政部門。2.行政部門對各部門提交的信息進行匯總、審核和編輯，確保信息內容符合發布要求。3.審核通過的信息由行政部門在公司內部通訊平臺（如企業微信公眾號、內部網站等）上進行發布，發布時應注明信息來源和發布時間。（三）重要信息審核1.涉及公司重大決策、重要事項、財務數據、員工薪資福利等重要信息，在發布前需經過相關領導審批。2.審批流程按照公司相關規定執行，審批通過后才能進行發布。四、通訊費用管理（一）費用標準1.公司為員工提供工作手機及相應的通訊費用補貼，補貼標準根據員工崗位和工作需求確定。2.固定電話費用由公司統一支付，員工應合理使用，避免浪費。（二）費用報銷1.員工因工作需要產生的超出通訊費用補貼標準的通訊費用，可以按照公司報銷制度進行報銷。報銷時應提供正規發票，并注明費用產生的時間、用途等詳細信息。2.報銷流程按照公司財務報銷規定執行，經相關部門審核和領導審批后進行報銷。（三）費用監控與分析1.行政部門定期對公司通訊費用進行監控和分析，統計各部門通訊費用支出情況，及時發現異常費用并進行核實。2.對于通訊費用過高的部門或個人，行政部門應與相關負責人溝通，了解原因并提出改進措施，以控制通訊費用支出。五、通訊安全管理（一）數據安全保護1.員工應妥善保管工作手機、電子郵箱等通訊工具的賬號和密碼，不得隨意透露給他人。2.對于涉及公司機密信息的通訊內容，應嚴格按照公司保密制度進行處理，不得擅自傳播或泄露。3.定期備份重要的通訊記錄和文件，防止因設備故障、丟失等原因導致數據丟失。（二）信息安全防范1.提高信息安全意識，警惕網絡詐騙、信息泄露等風險，不輕易點擊可疑鏈接、下載不明來源的文件。2.發現通訊工具出現異常情況（如無法登錄、收到可疑信息等）時，應及時向行政部門報告，并采取相應的防范措施。六、違規處理（一）違規行為界定1.違反通訊聯絡規范，如在即時通訊軟件中發送不當信息、不及時回復工作信息、利用公司通訊工具進行私人事務等。2.違反信息發布與審核規定，如未經審批發布重要信息、編造或傳播虛假信息等。3.違反通訊費用管理規定，如虛報通訊費用、浪費通訊資源等。4.違反通訊安全管理規定，如泄露公司機密信息、賬號密碼被盜用等。（二）違規處理方式1.對于首次違規的員工，給予口頭警告，并要求其立即改正。2.對于多次違規或情節較為嚴重的員工，將視情況給予書面警告、罰款、績效