公司內部郵件管理制度一、總則（一）目的為了規范公司內部郵件的管理，確保信息傳遞的及時、準確、安全和有效，提高工作效率，促進公司內部溝通與協作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.準確及時原則：郵件內容應準確無誤，發送及時，避免因信息傳遞不及時而影響工作進展。2.安全保密原則：涉及公司機密信息的郵件應嚴格按照公司保密制度進行處理，確保信息安全。3.規范統一原則：郵件格式、行文規范應保持統一，便于閱讀和存檔。二、郵件系統使用規范（一）郵箱賬號管理1.公司為每位員工分配獨立的辦公郵箱賬號，賬號由員工姓名拼音全拼（小寫）+員工編號組成，初始密碼由人事部統一設定并通知員工。員工應妥善保管自己的郵箱賬號和密碼，不得將賬號借予他人使用。2.員工離職時，所在部門應及時通知人事部注銷其郵箱賬號，以免造成信息泄露或資源浪費。（二）郵件內容要求1.主題明確：郵件主題應簡潔明了，概括郵件主要內容，讓收件人能快速了解郵件主旨。避免使用模糊、歧義或無意義的主題。2.格式規范：稱呼：郵件開頭應準確稱呼收件人姓名或職位，不得使用不恰當或隨意的稱呼。正文：正文內容應條理清晰，邏輯連貫。分段闡述觀點，避免長篇大論無分段。重要信息可適當加粗、下劃線或使用不同字體顏色標注，但應避免過度使用，以免影響閱讀。結尾：結尾應根據不同情況使用恰當的結束語，如“祝好”、“感謝”、“此致敬禮”等，并簽署姓名及部門。3.語言文明：郵件語言應文明禮貌，避免使用粗俗、攻擊性或不恰當的言辭。尊重他人觀點和意見，以理性、客觀的態度交流。（三）附件管理1.如有需要，可在郵件中添加附件。附件應與郵件主題相關，內容完整、清晰。2.附件名稱應準確反映附件內容，避免使用過于簡單或模糊的命名。多個附件時，應按重要程度或邏輯順序依次命名，并壓縮成一個文件（非加密）發送，壓縮文件名仍需清晰明確。3.附件大小一般不超過公司規定的限額，如超過限額應提前向收件人說明，并考慮其他更合適的傳輸方式，如共享網盤鏈接等，并確保收件人具有相應訪問權限。三、郵件發送流程（一）起草郵件1.員工登錄公司郵件系統，點擊“寫信”按鈕，進入郵件撰寫頁面。按照郵件內容要求填寫收件人、主題、正文及添加附件等信息。2.在起草郵件過程中，仔細檢查郵件內容，確保信息準確無誤，格式規范。如有需要，可先在本地文檔中撰寫好內容，再復制粘貼至郵件正文中進行最后的編輯和調整。（二）審核郵件1.對于重要郵件（如涉及重大決策、重要項目、公司機密等），應在發送前提交上級領導審核。審核流程一般為：起草人將郵件草稿發送給上級領導，并在郵件正文中說明郵件主要內容及需領導審核的要點，同時在郵件主題前加上“[審核]”字樣。2.上級領導收到審核郵件后，應認真閱讀郵件內容，檢查信息準確性、合規性及表達是否清晰等，并根據實際情況提出修改意見或直接批準發送。審核時間應盡量控制在一個工作日內，特殊情況除外。領導審核通過后，可直接回復起草人同意發送，或轉發給其他相關人員征求意見。3.對于一般性郵件（如日常工作溝通、通知等），可不經過審核流程，但起草人仍需對郵件內容負責，確保信息準確無誤。（三）發送郵件1.確認郵件內容無誤且通過審核后，點擊“發送”按鈕，將郵件發送給收件人。發送前再次核對收件人郵箱地址，避免因誤發導致信息傳遞錯誤。2.郵件發送成功后，系統會自動生成發送記錄，起草人可在“已發送”文件夾中查看郵件發送狀態。對于重要郵件，可在發送后通過電話或即時通訊工具告知收件人查收，提醒其關注郵件內容。四、郵件接收與處理（一）及時查收郵件1.員工應每日定時查收公司郵箱，原則上工作日至少查收三次郵件（如上午上班后、下午上班后及下班前），及時掌握工作動態和相關信息，避免因未及時查收郵件而延誤工作。2.出差或休假期間，應委托同事或上級領導代為查收重要郵件，并及時告知本人。同時，可設置郵件自動轉發功能，將重要郵件轉發至個人常用的移動設備郵箱中，確保隨時能接收到郵件通知。（二）認真閱讀郵件1.收到郵件后，應認真閱讀郵件正文及附件內容，理解郵件意圖，明確郵件要求。對于重要郵件，可逐字逐句閱讀，并做好標記和記錄。2.如果郵件內容涉及多個事項或問題，應按照重要程度和先后順序依次梳理，確保不遺漏關鍵信息。閱讀過程中如有疑問，應及時與發件人溝通確認，避免誤解郵件內容。（三）迅速處理郵件1.根據郵件內容及要求，及時采取相應的處理措施。對于需要回復的郵件，應在收件后的一個工作日內給予回復（特殊情況除外）。回復郵件時，應針對發件人提出的問題進行清晰、準確的回答，并盡量做到簡潔明了。2.如果郵件涉及多個部門或人員之間的協作，應及時協調相關人員共同處理，并明確各部門或人員的工作職責和時間節點。在處理過程中，如遇到困難或問題，應及時向上級領導匯報，尋求支持和解決方案。3.對于需要執行的郵件任務，應按照規定的時間和質量要求完成，并及時反饋執行結果。對于重要任務的執行情況，應定期向上級領導匯報進展，確保任務按計劃推進。五、郵件分類與存檔（一）郵件分類1.員工應根據郵件主題和內容，對收到和發送的郵件進行分類。常見的分類可包括項目管理、日常工作、財務報銷、人力資源、行政后勤等。每個大類下可再細分若干小類，如項目管理類可分為項目策劃、項目執行、項目匯報等。2.建議使用清晰明了的文件夾名稱對各類郵件進行標識，并定期整理郵件，將相關郵件移動到對應的文件夾中，便于查找和管理。同時，可根據實際情況創建一些快捷方式或標簽，方便快速定位特定類型或重要的郵件。（二）郵件存檔1.公司郵件系統具備自動存檔功能，但員工仍需定期手動清理已處理且無需長期保存的郵件，以釋放郵箱空間并提高系統運行效率。清理前應確保重要郵件已妥善備份或轉移到其他存儲介質中。2.對于涉及公司重要業務、合同協議、財務數據等關鍵信息的郵件，應按照公司檔案管理規定進行長期存檔。存檔方式可采用本地硬盤刻錄光盤、存儲服務器備份等，并做好詳細的目錄索引和標注，以便日后查詢。3.郵件存檔期限應根據公司相關規定執行，一般重要郵件存檔期限為[X]年，一般性郵件存檔期限為[X]年。特殊情況需延長存檔期限的，應經相關部門領導批準，并做好記錄。六、郵件安全與保密（一）安全防范1.員工應增強郵件安全意識，注意防范郵件中的病毒、木馬等惡意程序。不輕易點擊來路不明的鏈接和下載附件，如需下載附件，應先確認附件來源可靠，并使用殺毒軟件進行掃描檢測。2.定期修改郵箱密碼，并設置強度較高的密碼（包含字母、數字、特殊字符且長度不少于規定位數），避免使用簡單易猜的密碼（如生日、電話號碼等）。3.如發現郵箱存在異常情況（如收到大量不明來源郵件、郵箱被盜用等），應立即停止使用該郵箱，并及時向公司IT部門報告，配合采取措施進行處理。（二）保密規定1.嚴格遵守公司保密制度，對于涉及公司商業秘密、技術機密、客戶信息等敏感內容的郵件，應采取加密措施發送（如使用公司規定的加密工具），并確保收件人具有相應的解密權限。2.在郵件中不得泄露公司機密信息，嚴禁私自將公司機密郵件轉發給外部人員或未經授權的內部人員。對于因工作需要確需向外部人員發送涉及公司機密的郵件，應提前經過公司保密管理部門審批，并與外部人員簽訂保密協議。3.離職員工應在離職前將個人郵箱中存儲的涉及公司機密的郵件全部刪除或移交公司指定人員接收，不得私自留存或泄露。七、監督與考核（一）監督機制1.公司設立郵件管理監督小組，成員由人事部、行政部及IT部門相關人員組成。監督小組負責定期檢查公司員工郵件使用情況，包括郵件發送規范、接收處理及時性、分類存檔情況等，并對發現的問題進行及時糾正和督促整改。2.鼓勵員工之間相互監督，對于違反郵件管理制度的行為，任何員工均有權向監督小組報告。監督小組應對舉報信息進行及時核實和處理，并為舉報人保密。（二）考核辦法1.將郵件管理納入員工績效考核體系，考核內容包括郵件發送的準確性、及時性、規范性，郵件接收處理的效率和質量，郵件分類存檔的合理性等方面。2.對于在郵件使用過程中表現優秀的員工，如嚴格遵守制度、郵件溝通高效準確、積極協助他人解決郵件問題等，給予適當的獎勵和表彰，如績效加分、頒發榮譽證書等。3.對于違反郵件管理制度的員工，根據情節輕重給予相應的處罰，如績效扣分、警告、罰款等。情節嚴重的，如因郵件管理不當給公司造成重大損失或泄露公司機密的，將按照公司相關規定予以辭退或追究法律責任。具體考核標準如下：郵件發送方面：郵件主題不明確、內容格式混亂或語言不文明的，每次扣[X]分。未按規定進行審核或擅自發送重要郵件的，每次扣[X]分。錯誤發送郵件導致不良影響的，每次扣[X][X]分，并視情節嚴重程度給予警告或罰款處理。郵件接收與處理方面：未及時查收郵件導致工作延誤的，每次扣[X]分。收到郵件后未及時回復或處理，影響工作進度的，每次扣[X]分。對于重要郵件任務未按要求完成或未及時反饋結果的，每次扣[X][X]分。郵件安全與保密方面：因個人操作不當導致郵箱安全問題的，每次扣[X][X]分，并責令限期整改。違反郵件保密規定，泄露公司機密信息的，視情節輕重給予警告、罰款、辭退等處理，并追究相關法律責任。郵件分類存檔方面：未按規