公司分機電話管理制度一、總則1.目的為規范公司分機電話的使用與管理，確保通訊暢通、信息安全，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則確保通訊暢通原則：保證公司內部及與外部的通訊聯系不受影響。規范使用原則：員工應按照規定使用分機電話，不得擅自改變用途。安全保密原則：嚴格保護公司通訊信息安全，防止信息泄露。二、分機電話的配置與管理1.分機電話的配置根據公司各部門工作需要，由行政部門統一規劃和配置分機電話。新員工入職時，由所在部門提出申請，行政部門負責為其開通相應的分機號碼。2.分機電話的管理行政部門負責分機電話的日常維護和管理，包括線路檢查、設備維修等。定期對分機電話進行清查，確保設備完好、通訊正常。對損壞或故障的分機電話，使用部門應及時通知行政部門進行維修或更換。三、分機電話的使用規定1.工作時間使用規定員工應在正常工作時間內使用分機電話進行業務聯系，不得利用工作電話處理私人事務。接聽電話應及時、禮貌，使用規范的問候語和結束語。如遇重要電話或緊急事務，應優先處理，確保不延誤工作。2.非工作時間使用規定因工作需要在非工作時間使用分機電話的，應提前向部門負責人申請，并說明使用目的和預計時長。非工作時間使用分機電話應盡量簡短，避免影響他人休息。3.禁止行為禁止利用分機電話撥打與工作無關的長途電話、聲訊電話等。禁止私自轉接分機電話，或將分機電話轉借他人使用。禁止在分機電話上進行任何形式的騷擾、詐騙等違法違規行為。四、分機電話費用管理1.費用標準公司根據分機電話的使用情況制定相應的費用標準，包括本地通話費、長途通話費等。費用標準如有調整，行政部門應及時通知各部門。2.費用核算行政部門每月對分機電話的費用進行核算，統計各部門的通話費用明細。費用核算結果將作為公司成本控制和績效考核的依據之一。3.費用報銷員工因工作需要產生的分機電話費用，按照公司財務制度進行報銷。報銷時應提供有效的通話記錄或發票等憑證。五、信息安全管理1.保密要求員工在使用分機電話過程中，應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露公司機密信息。涉及公司重要業務、客戶信息等內容的通話，應注意保密，防止信息被竊取或泄露。2.密碼管理分機電話如需設置密碼，員工應妥善保管密碼，不得將密碼告知他人。如密碼遺忘或泄露，應及時通知行政部門進行重置。3.防范措施行政部門應定期對分機電話系統進行安全檢查，及時發現和處理安全隱患。員工如發現分機電話存在異常情況，應立即通知行政部門進行處理。六、故障處理與應急措施1.故障報告員工在使用分機電話過程中如發現故障，應及時向行政部門報告故障現象和所在位置。行政部門接到故障報告后，應詳細記錄故障信息，并及時安排維修人員進行處理。2.維修流程維修人員接到維修任務后，應盡快到達現場進行故障排查和修復。對于簡單故障，應立即進行修復；對于復雜故障，應在規定時間內完成修復，并及時向行政部門反饋維修情況。3.應急措施在分機電話出現重大故障無法及時修復時，行政部門應啟動應急通訊預案，確保公司通訊不受影響。應急通訊預案包括備用通訊設備的啟用、臨時通訊方式的確定等。七、培訓與考核1.培訓行政部門定期組織分機電話使用培訓，提高員工的通訊技能和安全意識。培訓內容包括分機電話的基本操作、使用規定、信息安全等方面。新員工入職時，應接受分機電話使用的專項培訓。2.考核公司將分機電話的使用情況納入員工績效考核體系。考核內容包括電話接聽及時性、禮貌用語使用、工作電話費用控制、信息安全等方面。對于違反分機電話管理制度的員工，將