公司前臺大廳管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司前臺大廳的管理，維護良好的辦公秩序和公司形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及進入公司前臺大廳的外來人員。（三）管理原則1.高效服務原則：前臺工作人員應熱情、周到地為員工和來訪人員提供服務，提高工作效率。2.規(guī)范有序原則：明確前臺大廳各項事務的處理流程和標準，確保大廳秩序井然。3.安全保障原則：加強前臺大廳的安全管理，保障公司財產(chǎn)和人員安全。二、前臺人員職責（一）接待服務1.熱情接待每一位來訪人員，主動詢問來訪事由，并及時通知被訪人員。2.對于預約來訪的客人，需提前做好準備工作，引導客人至相應區(qū)域等候。3.禮貌解答來訪人員的咨詢，對于無法回答的問題，及時聯(lián)系相關(guān)部門或人員給予答復。（二）電話接聽1.及時接聽前臺電話，鈴響三聲內(nèi)必須接聽。2.禮貌問候來電者，自報公司名稱和部門，準確記錄來電內(nèi)容，并及時傳達給相關(guān)人員。3.對于咨詢類電話，應耐心解答；對于投訴或建議類電話，要認真傾聽，做好記錄，并及時反饋給相關(guān)領(lǐng)導或部門。（三）郵件收發(fā)1.負責公司郵件、信件的收發(fā)工作，及時將郵件、信件分類整理，并通知收件人領(lǐng)取。2.對于重要郵件和急件，要優(yōu)先處理，并確保及時送達收件人手中。3.做好郵件收發(fā)記錄，以備查詢。（四）辦公用品管理1.負責前臺辦公用品的領(lǐng)用、發(fā)放和保管工作，建立辦公用品臺賬。2.定期盤點辦公用品庫存，及時補充短缺物品，確保前臺工作的正常開展。3.合理控制辦公用品的使用，避免浪費。（五）大廳環(huán)境維護1.保持前臺大廳的整潔衛(wèi)生，每天定時清掃地面、擦拭桌面、整理文件等。2.及時清理前臺大廳的垃圾和雜物，確保環(huán)境整潔。3.負責前臺大廳綠植的養(yǎng)護，定期澆水、施肥，保持綠植的美觀。（六）設(shè)備設(shè)施管理1.負責前臺大廳設(shè)備設(shè)施的日常檢查和維護，如電腦、打印機、復印機、傳真機等。2.發(fā)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施故障時，及時聯(lián)系相關(guān)維修人員進行維修，并做好記錄。3.妥善保管設(shè)備設(shè)施的相關(guān)資料和鑰匙，確保設(shè)備設(shè)施的安全使用。（七）安全管理1.負責前臺大廳的安全保衛(wèi)工作，禁止無關(guān)人員進入辦公區(qū)域。2.對進入前臺大廳的人員進行登記，核實身份后發(fā)放臨時訪客證。3.關(guān)注前臺大廳的人員動態(tài)，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告相關(guān)部門或人員。4.下班后，關(guān)閉前臺大廳的電器設(shè)備、門窗等，確保安全。三、前臺大廳環(huán)境管理（一）衛(wèi)生管理1.前臺工作人員應每天提前到崗，對前臺大廳進行全面清掃，包括地面、桌面、文件柜、門窗等，確保大廳整潔干凈。2.隨時保持前臺桌面的整潔，文件、辦公用品等擺放整齊有序。3.定期清理前臺大廳的垃圾桶，垃圾應及時傾倒，不得堆積。4.每周對前臺大廳的綠植進行擦拭灰塵、澆水等養(yǎng)護工作，保持綠植的生機和美觀。（二）物品擺放1.前臺大廳應設(shè)置專門的文件架、雜志架、飲水機等設(shè)備，物品擺放應整齊有序，方便使用。2.文件架上的文件應分類存放，并標明類別和日期，便于查找。3.雜志架上的雜志應擺放整齊，定期更新，為員工提供閱讀休閑的便利。4.飲水機應定期清洗消毒，確保飲用水的衛(wèi)生安全。（三）噪音控制1.前臺工作人員在工作期間應保持安靜，避免大聲喧嘩或播放高音量的音樂。2.禁止在前臺大廳進行激烈的爭吵或打鬧行為，維護良好的辦公秩序。3.對于來訪人員的大聲喧嘩，前臺工作人員應及時進行勸阻，提醒其保持安靜。四、前臺大廳設(shè)備設(shè)施管理（一）設(shè)備設(shè)施使用規(guī)定1.前臺工作人員應熟悉前臺大廳設(shè)備設(shè)施的使用方法，嚴格按照操作規(guī)程進行操作。2.禁止隨意拆卸、改裝設(shè)備設(shè)施，如需維修或更換部件，應及時聯(lián)系相關(guān)維修人員。3.設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)故障時，前臺工作人員應立即停止使用，并及時報告相關(guān)部門或人員進行維修。4.在使用設(shè)備設(shè)施過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時關(guān)閉設(shè)備設(shè)施，并報告相關(guān)部門或人員。（二）設(shè)備設(shè)施維護保養(yǎng)1.定期對前臺大廳設(shè)備設(shè)施進行維護保養(yǎng)，如電腦、打印機、復印機、傳真機等，確保設(shè)備設(shè)施的正常運行。2.按照設(shè)備設(shè)施的使用說明書和維護保養(yǎng)要求，進行清潔、潤滑、調(diào)試等工作。3.定期檢查設(shè)備設(shè)施的電源線、數(shù)據(jù)線等連接情況，確保連接牢固，無松動現(xiàn)象。4.對設(shè)備設(shè)施的耗材進行定期檢查和更換，如打印機墨盒、復印機硒鼓等，確保設(shè)備設(shè)施的正常使用。（三）設(shè)備設(shè)施故障處理1.當設(shè)備設(shè)施出現(xiàn)故障時，前臺工作人員應及時填寫《設(shè)備設(shè)施故障報修單》，詳細記錄故障現(xiàn)象、發(fā)生時間等信息，并提交給相關(guān)維修人員。2.維修人員接到報修單后，應及時進行維修，并在規(guī)定時間內(nèi)完成維修工作。3.對于緊急故障，維修人員應優(yōu)先處理，確保設(shè)備設(shè)施盡快恢復正常使用。4.維修完成后，維修人員應在《設(shè)備設(shè)施故障報修單》上填寫維修情況和結(jié)果，并由前臺工作人員簽字確認。五、前臺大廳安全管理（一）人員出入管理1.公司員工應佩戴工作牌進入前臺大廳，未佩戴工作牌的員工，前臺工作人員應進行詢問并登記。2.外來人員進入公司前臺大廳，必須先在前臺進行登記，說明來訪事由、被訪人員姓名和部門等信息，并出示有效身份證件。3.前臺工作人員核實身份后，為來訪人員發(fā)放臨時訪客證，并告知其注意事項。4.來訪人員離開時，應將臨時訪客證交回前臺，前臺工作人員進行登記后予以放行。（二）物品出入管理1.員工攜帶物品離開公司時，應主動接受前臺工作人員的檢查，如有疑問，前臺工作人員有權(quán)要求員工出示相關(guān)證明。2.外來人員攜帶物品進入公司前臺大廳，如物品較大或有特殊情況，前臺工作人員應進行登記，并通知相關(guān)部門或人員確認。3.禁止攜帶易燃易爆、有毒有害等危險物品進入公司前臺大廳。（三）安全檢查1.前臺工作人員應定期對前臺大廳進行安全檢查，包括電器設(shè)備、門窗、消防設(shè)施等，確保安全無隱患。2.每天下班后，前臺工作人員應關(guān)閉前臺大廳的電器設(shè)備、門窗等，并檢查是否存在安全漏洞。3.發(fā)現(xiàn)安全隱患時，前臺工作人員應及時報告相關(guān)部門或人員，并采取相應的措施進行處理。（四）消防安全1.前臺大廳應配備必要的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓等，并確保其處于良好的備用狀態(tài)。2.前臺工作人員應熟悉消防設(shè)施和器材的使用方法，定期參加消防安全培訓和演練。3.禁止在前臺大廳內(nèi)吸煙、使用明火或違規(guī)使用電器設(shè)備，確保消防安全。六、前臺大廳接待流程（一）預約來訪接待1.來訪人員提前與被訪人員預約來訪時間，并將預約信息告知前臺工作人員。2.前臺工作人員在預約時間前15分鐘，再次與被訪人員確認來訪信息，并做好接待準備工作。3.來訪人員到達時，前臺工作人員熱情接待，引導來訪人員至接待區(qū)域就座，并為其提供茶水等飲品。4.及時通知被訪人員來訪人員已到達，被訪人員應在接到通知后5分鐘內(nèi)到達接待區(qū)域。5.接待結(jié)束后，前臺工作人員送別來訪人員，并清理接待區(qū)域。（二）臨時來訪接待1.來訪人員直接來到公司前臺大廳，前臺工作人員主動詢問來訪事由，并通知被訪人員。2.如被訪人員在公司內(nèi)，前臺工作人員告知來訪人員稍等，并及時聯(lián)系被訪人員。3.如被訪人員不在公司內(nèi)，前臺工作人員應禮貌地向來訪人員說明情況，并請來訪人員留下聯(lián)系方式，待被訪人員回來后及時與其聯(lián)系。4.對于重要來訪人員或緊急事務，前臺工作人員應及時向相關(guān)領(lǐng)導報告，并按照領(lǐng)導的指示進行處理。（三）電話來訪接待1.前臺電話鈴響三聲內(nèi)接聽，禮貌問候來電者，自報公司名稱和部門。2.準確記錄來電內(nèi)容，包括來電者姓名、單位、聯(lián)系電話、來訪事由等信息。3.根據(jù)來電內(nèi)容，及時聯(lián)系相關(guān)人員或部門，并將電話轉(zhuǎn)接給相應人員。4.如相關(guān)人員不在，前臺工作人員應告知來電者，并請其留下聯(lián)系方式，待相關(guān)人員回來后及時與其聯(lián)系。5.對于重要電話或緊急事務，前臺工作人員應及時向相關(guān)領(lǐng)導報告，并按照領(lǐng)導的指示進行處理。七、前臺大廳辦公用品管理（一）辦公用品領(lǐng)用1.前臺工作人員應建立辦公用品臺賬，詳細記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人等信息。2.員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時，應填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交給前臺工作人員。3.前臺工作人員根據(jù)辦公用品臺賬和庫存情況，對領(lǐng)用申請進行審核，如庫存充足，予以發(fā)放；如庫存不足，應告知員工等待補充或提供替代用品。4.員工領(lǐng)用辦公用品后，應在《辦公用品領(lǐng)用申請表》上簽字確認，前臺工作人員同時在辦公用品臺賬上記錄領(lǐng)用情況。（二）辦公用品發(fā)放1.前臺工作人員應按照規(guī)定的標準和數(shù)量為員工發(fā)放辦公用品，確保公平、公正。2.對于常用辦公用品，如筆、筆記本、文件夾等，應定期發(fā)放；對于特殊辦公用品，如打印機墨盒、復印機硒鼓等，應根據(jù)實際使用情況進行發(fā)放。3.發(fā)放辦公用品時，前臺工作人員應認真核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保發(fā)放準確無誤。4.如員工對發(fā)放的辦公用品有疑問或異議，前臺工作人員應及時進行核實和處理。（三）辦公用品保管1.前臺工作人員應妥善保管辦公用品，將其存放在專門的辦公用品柜或倉庫內(nèi)，確保辦公用品不受潮、損壞或丟失。2.定期對辦公用品進行盤點，核對實際庫存與辦公用品臺賬是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異，應及時查找原因并進行處理。3.對于即將過期或損壞的辦公用品，應及時清理并報告相關(guān)部門或人員，以便進行處理。八、前臺大廳會議管理（一）會議室使用預約1.員工如需使用前臺大廳會議室，應提前填寫《會議室使用申請表》，注明使用時間、會議主題、參會人數(shù)等信息，并提交給前臺工作人員。2.前臺工作人員根據(jù)會議室的使用情況，對預約申請進行審核，如會議室可用，予以批準，并在《會議室使用申請表》上簽字確認；如會議室已被占用，應告知申請人另行選擇時間或調(diào)整會議地點。3.申請人應按照預約時間使用會議室，如需變更使用時間，應提前通知前臺工作人員，并重新辦理預約手續(xù)。（二）會議室布置1.根據(jù)會議的主題和參會人數(shù)，前臺工作人員協(xié)助相關(guān)人員進行會議室的布置，如擺放桌椅、調(diào)整投影儀、準備會議資料等。2.會議室布置應簡潔、整齊、美觀，確保會議的順利進行。3.會議結(jié)束后，前臺工作人員應及