公司前臺收發管理制度一、總則1.目的為規范公司前臺收發工作流程，確保公司文件、信函、包裹等收發工作的準確、及時、安全，提高工作效率，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司前臺工作人員及涉及收發工作的相關部門和人員。3.職責前臺人員負責公司各類郵件、包裹、信函等的接收、登記、分發、保管及相關信息的記錄和反饋工作。各部門指定專人負責本部門郵件、文件的領取，并對所領取物品的完整性和準確性負責。行政部門負責對前臺收發工作進行監督、指導和定期檢查，確保收發工作符合公司規定和要求。二、收文管理1.郵件接收前臺人員應每日定時查看公司郵箱，及時接收各類郵件。對于重要郵件，如含有緊急事項或機密信息的郵件，應優先處理。接收郵件時，需仔細核對郵件的發件人、收件人、主題、附件等信息，確保郵件準確無誤。如發現郵件信息不完整或有疑問，應及時與發件人聯系核實。對于收到的紙質信件，應在郵件到達時立即進行登記，記錄信件的來源、日期、主題、數量等信息。2.郵件登記使用專門的郵件登記表，詳細記錄每封郵件的相關信息。登記表應包括郵件編號、日期、發件人、收件部門/人、主題、附件、處理狀態等字段。對于重要郵件，應在登記時標注“重要”字樣，并及時通知相關部門或人員。前臺人員應確保郵件登記信息的準確性和完整性，每日下班前對當天的郵件登記情況進行核對和整理。3.郵件分發根據郵件的收件部門或人員，及時將郵件進行分類整理。對于內部郵件，按照公司內部部門架構進行分發；對于外部郵件，按照收件人信息進行準確投遞。在郵件分發過程中，應填寫郵件交接清單，注明郵件編號、日期、收件部門/人、交接時間、交接人等信息。交接清單一式兩份，前臺人員和收件人各執一份，以備查詢。對于緊急郵件或重要文件，應優先安排專人送達收件人手中，并要求收件人在郵件交接清單上簽字確認。如收件人不在公司，前臺人員應及時與收件人取得聯系，確定郵件的暫存方式或重新投遞時間。對于需暫存的郵件，應妥善保管在專門的郵件存放區域，并做好記錄。4.郵件保管設立專門的郵件存放區域，確保郵件存放安全、有序。郵件存放區域應保持干燥、通風，防止郵件受潮、損壞或丟失。對于機密文件或重要資料，應按照公司保密制度的要求進行單獨存放和保管，嚴格限制查閱權限。定期對郵件存放區域進行清理和盤點，核對郵件數量與登記記錄是否一致，發現問題及時查找原因并進行處理。三、發文管理1.文件起草與審核各部門如需對外發文，應指定專人負責文件的起草工作。文件內容應符合國家法律法規和公司相關規定，表述清晰、準確、規范。起草完成的文件需經部門負責人審核簽字，確保文件內容的準確性和合規性。對于涉及重要事項或多部門協作的文件，還需經過相關部門會簽審核。審核通過后的文件，由起草人將文件電子版提交至行政部門進行編號登記。2.文件編號與登記行政部門按照公司文件編號規則對發文進行統一編號，編號應具有唯一性和連貫性。文件編號格式為：[公司簡稱][年份][部門代碼][文件序號]。在文件編號登記時，應詳細記錄文件的編號、日期、發文部門、文件名稱、文件類型、文件份數、附件等信息，并填寫發文登記表。行政部門應建立發文臺賬，對所有發文進行詳細記錄，以便于查詢和統計。3.文件打印與蓋章根據文件的份數要求，行政部門安排專人進行文件打印。打印文件應使用公司統一的紙張和格式，確保文件質量清晰、規范。文件打印完成后，需經發文部門負責人再次審核確認，無誤后提交至行政部門進行蓋章。蓋章人員應嚴格按照公司印章管理制度的規定，對文件進行蓋章操作。蓋章位置應準確、清晰，確保印章完整、有效。4.文件分發與存檔行政部門按照文件的發送對象和份數要求，將文件進行封裝和分發。對于紙質文件，應使用專用信封或文件袋進行封裝，并在封口處加蓋騎縫章；對于電子文件，應通過公司內部郵件系統或指定的共享平臺進行發送。在文件分發過程中，應填寫文件分發清單，注明文件編號、日期、收件部門/人、文件名稱、文件份數、分發時間、分發人等信息。分發清單一式兩份，行政部門和收件人各執一份。發文部門應留存一份文件原件或復印件作為存檔資料，以備后續查閱。行政部門應定期對發文進行整理和歸檔，按照公司檔案管理制度的要求進行分類存放，確保文件資料的完整性和可追溯性。四、包裹管理1.包裹接收前臺人員負責公司包裹的接收工作。收到包裹時，應仔細核對包裹的外觀是否完好，包裹單上的收件人、寄件人、地址、聯系電話等信息是否準確無誤。對于有破損或異常的包裹，應及時與快遞公司聯系，核實情況并做好記錄。如因包裹問題導致公司損失，應按照相關規定追究快遞公司責任。在包裹接收后，前臺人員應立即對包裹進行登記，記錄包裹單號、日期、寄件人、收件部門/人、包裹內容、重量、體積等信息。2.包裹暫存與通知對于收件人不在公司的包裹，前臺人員應將包裹暫存于專門的包裹存放區域，并在包裹登記本上注明暫存信息。及時通過郵件、短信或電話等方式通知收件人領取包裹，并告知包裹的相關信息和領取地點。通知內容應清晰、準確，確保收件人能夠及時了解包裹情況。3.包裹領取收件人領取包裹時，應出示有效身份證件，并在包裹領取登記表上簽字確認。前臺人員應核對簽字與收件人信息是否一致，確保包裹領取的準確性和安全性。對于貴重物品或重要文件的包裹，收件人領取時應進行詳細登記，記錄領取時間、領取人、包裹內容等信息。如有必要，可要求收件人提供簽收證明或授權委托書。如收件人委托他人代領包裹，代領人應出示收件人的授權委托書和本人有效身份證件，前臺人員核實無誤后，方可辦理代領手續。五、信函管理1.信函收發流程信函的收發流程與郵件基本相同，前臺人員應按照收文管理和發文管理的相關規定進行操作。對于掛號信、特快專遞等重要信函，應在收到時及時進行登記，并按照規定的投遞方式進行處理。如需要簽收的信函，應確保收件人本人或授權人員簽字確認。2.信函跟蹤與反饋對于重要信函或有特殊要求的信函，前臺人員應進行跟蹤，及時了解信函的投遞情況和收件人反饋信息。如信函在投遞過程中出現延誤、丟失等問題，前臺人員應及時與快遞公司或郵政部門聯系，查詢原因并要求其采取相應的解決措施。同時，應將信函的跟蹤情況和處理結果及時反饋給相關部門或人員。六、保密規定1.收發人員保密責任前臺收發人員應嚴格遵守公司保密制度，對在收發工作中接觸到的公司機密文件、信息、包裹等內容予以保密，不得泄露給任何無關人員。在郵件、包裹、信函的處理過程中，應注意保護文件的保密性，避免在公共場所或未授權的情況下談論文件內容。對于涉及公司機密的文件，應按照規定的保密級別進行處理，嚴格控制查閱權限和傳遞范圍。2.保密措施設立專門的保密文件存放區域，對機密文件進行單獨存放和保管。存放區域應安裝必要的安全防護設施，如門禁系統、監控設備等，確保文件安全。在文件登記、分發、傳遞、回收等環節，應嚴格執行保密程序，對涉及機密的文件進行加密處理或采取其他保密措施。定期對前臺收發人員進行保密培訓，提高其保密意識和業務水平，確保保密制度的有效執行。七、工作紀律與考核1.工作紀律前臺收發人員應嚴格遵守公司的工作時間和考勤制度，按時上下班，不得遲到、早退或曠工。在工作期間，應保持工作區域整潔、有序，不得從事與工作無關的事情。遵守職業道德規范，誠實守信，認真負責地做好每一項收發工作，不得敷衍塞責、推諉扯皮。嚴格遵守公司的各項規章制度，服從工作安排，積極配合其他部門完成相關工作任務。2.考核標準行政部門將定期對前臺收發工作進行檢查和考核，考核內容包括郵件、包裹、信函的收發準確性、及時性、完整性，文件保管情況，保密工作執行情況，工作紀律遵守情況等方面。對于在收發工作中表現優秀的前臺人員，將給予適當的獎勵，如績效加分、表彰獎勵等；對于違反本制度規定或工作