公司員工工作證證件管理制度一、總則（一）目的為規范公司員工工作證的管理，確保員工工作證的正確使用和有效管理，維護公司正常的辦公秩序和形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）工作證定義員工工作證是公司員工身份的證明，用于證明員工在公司的工作身份和權限，便于公司內部管理及對外業務往來。二、工作證的樣式與內容（一）樣式設計1.工作證采用[具體材質]制作，尺寸為[具體尺寸]，整體顏色為[主色調]，配以公司標志[標志圖案]等元素，體現公司特色。2.工作證正面上方為公司名稱全稱，中間為員工照片（照片要求近期免冠一寸彩色照片），照片下方為員工姓名、部門、職務，證件底部為工作證編號。3.工作證背面印有公司的簡要介紹、企業文化標語以及注意事項等內容。（二）內容說明1.員工姓名：使用員工在公司登記的正式姓名，確保與人事檔案一致。2.部門：填寫員工所在的具體部門名稱。3.職務：明確員工擔任的崗位職務。4.工作證編號：工作證編號為每位員工唯一標識，編號規則如下：編號共[X]位數字，前[X1]位代表入職年份，如[年份示例]取后兩位。接下來[X2]位代表部門代碼，具體部門代碼如下表所示：|部門名稱|部門代碼|||||[部門1名稱]|[代碼1]||[部門2名稱]|[代碼2]||……|……|最后[X3]位為員工在本部門內的順序號，從001開始依次編排。三、工作證的領取與發放（一）新員工入職1.新員工入職時，所在部門應在其報到當天告知人力資源部。人力資源部負責為新員工辦理工作證相關手續，并進行信息錄入。2.新員工需提供近期免冠一寸彩色照片[X]張（照片規格應符合工作證制作要求），用于制作工作證。3.人力資源部根據新員工提供的信息，按照工作證編號規則為其生成唯一編號，并將編號及其他相關信息錄入公司工作證管理系統。4.工作證制作完成后，由人力資源部通知新員工所在部門領取。部門指定專人統一領取工作證，并負責發放給新員工本人。（二）工作證補發1.員工工作證如有遺失、損壞等情況，應及時向所在部門負責人報告，并填寫《工作證補發申請表》。2.《工作證補發申請表》應注明員工姓名、部門、職務、工作證遺失或損壞原因等信息。部門負責人審核簽字后，將申請表提交至人力資源部。3.人力資源部收到申請表后，核實員工信息，確認無誤后重新為員工制作工作證。工作證制作費用由員工個人承擔，費用標準為[X]元/證。4.新工作證制作完成后，按照新員工工作證領取流程通知部門領取并發放給員工。（三）工作證更換1.員工因職務變動、部門調整等原因需要更換工作證信息時，應由所在部門填寫《工作證信息變更申請表》，注明變更原因及變更后的信息（如姓名、部門、職務等）。2.《工作證信息變更申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至人力資源部。人力資源部審核通過后，在工作證管理系統中更新員工信息，并通知部門領取新的工作證。3.員工需在規定時間內到部門領取新工作證，并交回舊工作證。人力資源部負責對交回的舊工作證進行妥善保管，定期銷毀。四、工作證的使用規定（一）佩戴要求1.員工在公司辦公區域內必須佩戴工作證，且應將工作證佩戴在胸前明顯位置，不得轉借他人或故意遮擋、污損。2.如有特殊工作需要（如參加會議、外出辦公等），需在工作證外佩戴專用標識牌的，應將標識牌佩戴在工作證上方，并確保標識清晰、完整。（二）使用范圍1.工作證作為員工在公司的身份標識，主要用于公司內部考勤、門禁出入、會議簽到、辦公用品領用、食堂就餐等場景。2.員工在辦理與公司相關的業務時，如對外聯系工作、參加商務活動等，應主動出示工作證，以證明其身份和公司授權。（三）禁止行為1.嚴禁員工偽造、涂改、冒用他人工作證，一經發現，將視情節輕重給予嚴肅處理，直至解除勞動合同，并追究相關法律責任。2.不得私自更換工作證上的任何信息，如照片、姓名、部門、職務等。如有違反，公司將責令其改正，并給予相應紀律處分。3.禁止利用工作證從事與公司業務無關的活動，如謀取私利、損害公司利益等。五、工作證的日常管理與檢查（一）日常管理1.人力資源部負責工作證的整體管理工作，包括信息錄入、制作、發放、回收、銷毀等環節，并建立完善的工作證管理檔案，記錄員工工作證的領取、使用、變更等情況。2.各部門應指定專人負責本部門員工工作證的日常管理工作，如工作證發放、回收、信息收集等，并督促員工正確佩戴和使用工作證。（二）檢查制度1.公司將不定期對員工工作證佩戴情況進行檢查。檢查方式包括現場抽查、門禁系統數據統計等。2.對于未按規定佩戴工作證的員工，第一次發現時，由檢查人員進行口頭提醒；第二次發現時，給予書面警告，并在公司內部通報批評；第三次及以上發現時，將按照公司績效考核相關規定進行扣分處理。3.各部門應積極配合公司的工作證檢查工作，對于不配合檢查或故意阻撓檢查人員執行公務的員工，將視情節輕重給予嚴肅處理。六、工作證的遺失與注銷（一）遺失報備員工發現工作證遺失后，應立即向所在部門報告，并填寫《工作證遺失聲明》。聲明內容應包括員工姓名、部門、職務、工作證編號等信息。（二）遺失公示部門收到員工的《工作證遺失聲明》后，應在公司內部公告欄發布遺失公告，公告期為[X]個工作日。公告期間，如有員工發現遺失的工作證并主動歸還，人力資源部將予以核實，并通知遺失員工領取工作證；如公告期滿后無人歸還遺失的工作證，人力資源部將按照本制度相關規定為員工辦理工作證補發手續。（三）注銷規定1.員工離職時，所在部門應收回其工作證，并及時交至人力資源部。人力資源部在員工離職手續辦理完畢后，對收回的工作證進行注銷處理，并在工作證管理檔案中注明注銷原因及日期。2.員工因退休、辭退、開除等原因離開公司時，工作證必須立即收回注銷。嚴禁離職員工繼續持有公司工作證，否則將追究相關部門負責人及離職員工的責任。3.工作證如有損壞無法正常使用的，應及時收回注銷。人力資源部負責統計損壞的工作證數量，并定期