公司用印及報銷管理制度一、總則（一）目的為規范公司用印及報銷行為，加強公司印章管理，嚴格控制費用報銷，確保公司各項工作合法、有序開展，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.合法合規原則：用印及報銷行為必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.審批規范原則：嚴格執行用印及報銷審批流程，未經審批不得用印或報銷。3.責任明確原則：明確用印及報銷各環節的責任人員，確保責任落實到人。4.風險防控原則：有效防范因用印及報銷不當引發的各類風險。二、用印管理制度（一）印章種類及保管1.公司公章：由行政部指定專人保管，保管人員須具備高度責任心，確保公章安全。2.合同專用章：用于簽訂各類合同，由法務部或相關業務部門指定專人保管。3.財務專用章：由財務部指定專人保管，嚴格按照財務規定使用。4.法定代表人章：由法定代表人指定專人保管或法定代表人自行保管。5.部門印章：各部門根據工作需要刻制的印章，由各部門指定專人保管，并報行政部備案。（二）用印審批流程1.常規用印用印申請人填寫《用印申請表》，詳細注明用印事項、文件名稱、份數、用印日期等信息。將《用印申請表》提交至部門負責人審批，部門負責人需對用印事項的真實性、必要性進行審核，并簽署意見。經部門負責人審批通過后，將申請表提交至相關審批領導審批。審批領導根據公司規定及實際情況進行審批。審批通過后，用印申請人將申請表交至印章保管人處，印章保管人核對申請表內容與用印文件一致后，方可蓋章。2.重要文件用印對于涉及重大事項、合同協議等重要文件的用印，除按照常規用印流程審批外，還需經法務部審核，確保文件內容合法合規。（三）用印要求1.印章保管人應嚴格按照審批后的《用印申請表》用印，不得擅自更改用印內容或擴大用印范圍。2.用印應清晰、端正，確保印跡完整、準確。3.用印完畢后，印章保管人應及時將印章歸位，并對用印情況進行登記，包括用印日期、文件名稱、用印人等信息。（四）禁止用印情況1.未經審批的文件、材料不得用印。2.涉及違法違規、損害公司利益的文件不得用印。3.空白紙張、空白介紹信等不得用印。（五）印章遺失、損壞處理1.如印章遺失，印章保管人應立即向行政部報告，并采取必要措施防止印章被冒用。行政部應及時向公司領導匯報，并根據情況決定是否登報聲明作廢。2.如印章損壞，印章保管人應及時更換新章，并將損壞印章交回行政部妥善保管。三、報銷管理制度（一）報銷范圍1.差旅費：員工因公務出差發生的交通、住宿、餐飲等費用。2.業務招待費：公司因業務需要發生的招待客戶的費用。3.辦公用品費：公司日常辦公所需的文具、紙張、電腦耗材等費用。4.通訊費：員工因工作需要發生的手機話費、固定電話費等費用。5.車輛費用：公司車輛的加油費、過路費、保養費、修理費等。6.培訓費：員工參加與工作相關的培訓課程所發生的費用。7.會議費：公司召開會議所發生的場地租賃、會議資料、餐飲等費用。8.其他費用：經公司領導批準的其他與工作相關的合理費用。（二）報銷標準1.差旅費交通費用：根據職級和實際出差情況，規定不同的乘坐交通工具標準，如飛機經濟艙、高鐵二等座等。住宿費用：按照出差地區的不同，劃分不同的住宿標準，如一線城市、二線城市等。餐飲補貼：根據出差天數和地區給予相應的餐飲補貼。2.業務招待費：嚴格控制業務招待費支出，根據招待對象和業務性質制定不同的標準，并需提前經領導審批。3.辦公用品費：根據實際工作需要，合理采購辦公用品，嚴格控制費用支出。4.通訊費：按照員工職級給予不同額度的通訊補貼。5.車輛費用：按照公司車輛管理規定，合理報銷車輛相關費用。6.培訓費：憑培訓發票及相關證明報銷，報銷金額不得超過實際發生費用。7.會議費：憑會議通知、發票等相關憑證報銷，確保費用真實合理。（三）報銷流程1.費用發生：員工在費用發生后，應及時取得合法有效的發票及相關憑證，并在發票背面注明費用明細、發生日期、用途等信息。2.填寫報銷單：員工根據費用類型填寫相應的《費用報銷單》，詳細注明報銷事項、金額、附件張數等內容，并簽字確認。3.部門負責人審核：部門負責人對本部門員工的報銷事項進行審核，核實費用的真實性、合理性及是否符合公司規定，并簽署意見。4.財務審核：財務部對報銷單進行財務審核，重點審核發票的真實性、合法性、報銷金額是否符合標準等。如發現問題，及時與報銷人溝通并要求補充或更正相關資料。5.審批領導審批：經部門負責人和財務審核通過的報銷單，提交至審批領導進行最終審批。審批領導根據公司財務狀況、業務情況等綜合因素進行審批。6.報銷支付：審批通過后，財務部根據公司財務流程進行報銷支付，將款項支付至報銷人指定的銀行賬戶。（四）報銷憑證要求1.報銷憑證必須是合法有效的發票或財政監制的收據，發票應具備開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、商品或服務名稱、金額、稅率、稅額等完整信息，并加蓋發票專用章。2.除發票外，還需提供與報銷事項相關的其他證明材料，如出差審批單、會議通知、合同協議等，以證明費用發生的真實性和合理性。3.報銷憑證應保持整潔、完整，不得隨意涂改、挖補。如有錯誤，應由開票單位重新開具或在原發票上更正并加蓋印章。（五）報銷時間規定1.員工應在費用發生后的規定時間內進行報銷，一般不得超過[X]個工作日。2.對于跨年度的費用報銷，應在次年[X]月[X]日前辦理完畢，逾期不予報銷（特殊情況經領導批準除外）。四、監督與檢查（一）內部審計監督公司內部審計部門定期對公司用印及報銷情況進行審計檢查，重點檢查用印審批流程的執行情況、報銷憑證的真實性和合規性、報銷標準的執行情況等。（二）違規處理1.對于違反本制度用印或報銷規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.如因用印或報銷不當給公司造成經濟損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪