公司紀念品采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司紀念品采購管理工作，確保紀念品采購過程的公正、透明、高效，滿足公司業務需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門因業務往來、活動舉辦、員工表彰等需要進行的紀念品采購活動。（三）基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定，確保采購行為合法合規。2.預算控制原則：所有紀念品采購應在預算范圍內進行，不得超支。3.質量優先原則：優先選擇質量可靠、工藝精良、具有一定紀念意義和實用價值的紀念品。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，杜絕不正當競爭和利益輸送。二、采購流程（一）需求提出1.各部門根據業務需要，填寫《紀念品采購申請表》，詳細說明采購紀念品的用途、數量、規格、預算等信息，并經部門負責人簽字確認。2.對于涉及重大活動或重要業務往來的紀念品采購，需提前提交書面報告，闡述采購的必要性、預期效果等，報公司領導審批。（二）預算審核1.申請表提交至財務部門，財務人員根據公司預算安排及相關規定，對采購預算進行審核。2.如預算超出部門可用額度或公司整體預算范圍，財務人員應及時與申請部門溝通，調整預算或修改采購申請。（三）采購審批1.經財務審核通過的采購申請，按照公司審批權限規定，依次提交至各級領導審批。2.一般情況下，采購金額在[X]元以下的，由部門分管領導審批；采購金額在[X]元至[X]元之間的，由公司分管財務領導審批；采購金額超過[X]元的，需經公司總經理審批。（四）采購實施1.采購部門根據審批通過的采購申請，制定采購計劃，明確采購方式、采購渠道、采購時間等。2.對于批量采購或金額較大的紀念品，應采用招標、詢價、競爭性談判等方式進行采購，確保采購價格合理、質量有保障。3.在采購過程中，采購人員應與供應商保持密切溝通，及時了解采購進度和質量情況，協調解決采購過程中出現的問題。4.采購完成后，采購人員應及時收集整理采購相關資料，包括采購合同、發票、驗收報告等，并按照公司檔案管理規定進行歸檔保存。（五）驗收1.采購的紀念品到貨后，由申請部門、采購部門及相關專業人員組成驗收小組進行驗收。2.驗收小組應依據采購合同及相關標準，對紀念品的數量、規格、質量、外觀等進行仔細檢查，確保符合要求。3.如發現紀念品存在質量問題或與合同約定不符，驗收小組應及時與供應商協商解決，要求供應商更換、補貨或退款等。4.驗收合格后，驗收人員應填寫《紀念品驗收報告》，經各方簽字確認后存檔。（六）報銷1.采購人員憑采購發票、驗收報告、采購申請表等相關憑證，按照公司財務報銷制度辦理報銷手續。2.財務部門在審核報銷憑證時，應嚴格把關，確保報銷內容真實、合規、完整。對于不符合要求的報銷憑證，財務人員有權拒絕報銷。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，收集、整理供應商的基本信息、資質證明、產品質量、價格水平、售后服務等資料。2.在選擇供應商時，優先考慮具有良好信譽、生產能力強、產品質量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商。3.對于新供應商，采購部門應進行實地考察或要求供應商提供樣品進行測試，評估其是否符合公司采購要求。（二）供應商評估1.采購部門定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等方面。2.根據評估結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優秀供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；對于不合格供應商，及時淘汰并從供應商信息庫中刪除。3.建立供應商獎懲機制，對表現優秀的供應商給予表彰和獎勵，對違反合同約定或出現質量問題的供應商進行警告、罰款、暫停合作或終止合作等處罰。（三）供應商溝通與合作1.采購部門應與供應商保持密切溝通，定期召開供應商會議，及時傳達公司采購需求和質量要求，了解供應商的生產經營情況和市場動態。2.在合作過程中，如出現問題或糾紛，采購部門應及時與供應商協商解決，維護公司合法權益。對于重大問題，應及時向上級領導匯報。四、采購風險管理（一）市場風險1.關注市場動態，及時了解紀念品市場價格波動、原材料價格變化等信息，評估市場風險對采購成本的影響。2.根據市場變化情況，合理調整采購計劃和采購策略，采取適當的套期保值、簽訂長期合同等措施，降低市場風險。（二）質量風險1.加強對采購紀念品質量的控制，在采購合同中明確質量標準和驗收條款，要求供應商提供質量保證文件。2.嚴格執行驗收程序，確保采購的紀念品符合質量要求。對于質量不合格的紀念品，及時采取措施進行處理，避免給公司帶來損失。（三）合同風險1.簽訂采購合同前，仔細審查合同條款，確保合同內容完整、明確、合法，避免出現模糊不清或存在歧義的條款。2.加強對合同執行情況的跟蹤和監督，及時發現并解決合同履行過程中出現的問題。如遇合同變更或解除，應按照法律法規和合同約定辦理相關手續。（四）廉潔風險1.加強對采購人員的廉潔教育，提高采購人員的廉潔意識和職業道德水平，防止采購過程中出現貪污受賄、謀取私利等違法違紀行為。2.建立健全采購監督機制，加強對采購全過程的監督檢查，對發現的違規行為嚴肅處理，追究相關人員的責任。五、監督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對紀念品采購業務進行審計，檢查采購流程是否合規、采購行為是否規范、采購成本是否合理、采購質量是否達標等。2.審計人員應查閱相關文件、資料、賬目，與采購人員、供應商、驗收人員等進行訪談，核實采購業務的真實性、合法性和效益性。3.對于審計發現的問題，審計部門應及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）紀檢監察1.公司紀檢監察部門負責對紀念品采購過程中的廉潔自律情況進行監督檢查，嚴肅查處采購過程中的違規違紀行為。2.建立舉報機制，鼓勵員工對采購過程中的違法違紀行為進行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵，并對被舉報的違規違紀人員進行嚴肅處理。（三）定期檢查1.采購部門應定期對紀念品采購工作進行自查，總結經驗教訓，發現問題及時整改。2.公司定期召開紀念品采購管理工作會議，通報采購工作情況，分析存在的問題，研究改進措施，不斷完善采購管理制度。六、附則（一）