出租車公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本出租車公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平和工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在經營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質文件、電子文件、照片、錄像、錄音等。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.分類管理原則：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。同時，嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司機密的檔案進行保密管理。4.便于利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，為公司各項工作提供及時、有效的檔案支持。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部門1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.負責檔案的收集、歸檔、保管、查閱、借閱、統計等日常管理工作。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經批準后組織銷毀。5.負責檔案信息化建設，建立和維護檔案管理信息系統，實現檔案的數字化管理和遠程查詢利用。6.對各部門檔案管理工作進行指導、監督和檢查，組織檔案管理業務培訓。（二）各部門1.設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向綜合管理部門移交。2.嚴格按照檔案管理制度的要求，規范本部門檔案管理行為，確保檔案的完整、準確和安全。3.積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，為公司各項工作提供檔案支持。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如營業執照、公司章程、股東會決議、變更登記申請書等。2.公司經營管理活動中形成的各類文件，包括但不限于合同協議、業務報表、財務憑證、人事檔案、車輛檔案、運營記錄等。3.公司召開的各類會議形成的文件材料，如會議通知、議程、紀要、決議等。4.公司對外宣傳、交流活動中形成的文件材料，如宣傳資料、新聞報道、合作協議等。5.公司員工在工作中形成的具有保存價值的文件材料，如工作計劃、總結、調研報告、技術資料等。6.其他與公司經營管理活動相關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應按照檔案管理的要求，對收集到的文件材料進行初步整理，剔除無關材料，確保歸檔文件的質量。3.對于重要文件和緊急文件，應及時收集并移交綜合管理部門，不得積壓或延誤。（三）歸檔時間1.當年形成的檔案，一般應在次年上半年完成歸檔。2.對于一些特殊情況或有明確規定歸檔時間的檔案，應按照相關要求及時歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案移交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進行核對、檢查，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.核對無誤后，檔案管理人員按照檔案分類方案對檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，并上架存放。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等文件，公司規章制度、會議文件、工作計劃與總結、行政事務處理文件等。2.人事管理類：包括員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、獎懲、勞動合同等文件。3.財務管理類：包括財務預算、決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等文件。4.業務運營類：包括出租車運營合同、車輛租賃合同、運營調度記錄、乘客投訴處理記錄等文件。5.車輛管理類：包括車輛購置、保險、維修、保養、報廢等文件，車輛檔案（行駛證、駕駛證、營運證等）。6.安全管理類：包括安全管理制度、安全檢查記錄、事故處理報告等文件。7.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理、工會工作、共青團工作等文件。8.其他類：不屬于以上分類的其他文件材料。（二）編號規則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的方式。2.年度：采用公元紀年，取四位數字表示，如“2023”。3.類別代碼：按照分類方案，用兩位字母表示各類檔案，如“XG”表示行政管理類，“RS”表示人事管理類等。4.順序號：按照檔案形成的先后順序，用四位數字表示，如“0001”。5.例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號為“2023XG0001”。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案存放安全。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，確保檔案的完整、準確和安全。如發現檔案有破損、褪色、霉變等情況，應及時采取修復措施。2.對電子檔案應進行定期備份，備份存儲介質應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應辦理登記手續，并由檔案管理人員陪同。（三）檔案密級劃分與管理1.根據檔案內容涉及公司機密的程度，將檔案劃分為絕密、機密、秘密三個密級。2.絕密級檔案：是指涉及公司核心商業秘密、重大決策等，一旦泄露會給公司造成極其嚴重損失的檔案。3.機密級檔案：是指涉及公司重要業務信息、客戶資料等，泄露后會給公司帶來較大損失的檔案。4.秘密級檔案：是指涉及公司一般業務信息、內部管理規定等，泄露后可能對公司造成一定影響的檔案。5.對密級檔案應實行專人專柜保管，嚴格限制查閱和借閱范圍，并采取加密存儲、專人傳遞等保密措施。查閱和借閱密級檔案須經公司主管領導批準，并履行嚴格的登記手續。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內容、用途等，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續。2.綜合管理部門檔案管理人員根據申請表，為查閱人員提供相應的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人員、查閱內容等信息。3.查閱人員應在檔案查閱室內查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并按照規定進行登記。4.查閱重要檔案或密級檔案時，應有檔案管理人員在場監督。（二）借閱規定1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內容、用途、借閱期限等，經所在部門負責人和綜合管理部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。如發現檔案有損壞或丟失情況，應及時向綜合管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后在《檔案借閱登記表》上注明歸還時間，并辦理注銷借閱手續。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應提前向公司提交書面申請，說明查閱或借閱的目的、內容、范圍等，并加蓋單位公章。2.公司綜合管理部門收到申請后，應進行審核，并報公司主管領導批準。經批準后，與外部單位簽訂《檔案查閱（借閱）保密協議》，明確雙方的權利和義務。3.外部單位查閱或借閱檔案時，應按照公司的規定辦理查閱或借閱手續，并由公司檔案管理人員陪同查閱或監督借閱。查閱或借閱結束后，應及時歸還檔案，并對檔案的完整性和保密性負責。七、檔案的統計與鑒定（一）統計工作1.檔案管理人員應建立檔案統計臺賬，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等情況進行統計。2.定期編制檔案統計報表，向上級主管部門和公司領導報告檔案管理工作情況，為公司決策提供數據支持。（二）鑒定工作1.綜合管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。鑒定工作應組成鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關業務部門人員參加。2.鑒定小組根據檔案的形成時間、內容、來源、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.對已失去保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，經公司主管領導批準后，予以銷毀。4.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案管理信息系統，實現檔案的數字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）數字化采集1.對公司現有的紙質檔案進行全面數字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。2.按照檔案分類方案和編號規則，對數字化檔案進行命名和分類存儲，建立準確的索引目錄。（三）系統功能1.檔案錄入與管理：實現檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，對檔案的基本信息、內容摘要、密級等進行詳細記錄。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、關鍵詞、日期、類別等進行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。3.借閱管理：在線辦理檔案借閱手續，記錄借閱人員、借閱時間、歸還時間等信息，實現對借閱流程的全程跟蹤。4.權限管理：根據用戶的角色和職責，設置不同的系統操作權限，確保檔案信息的安全保密。5.統計分析：對檔案的利用情況、保管狀況等進行統計分析，生成各類報表和圖表，為公司檔案管理決策提供數據支持。（四）數據安全與維護1.采取有效的數據安全措施，如數據備份、加密存儲、訪問控制等，防止數據泄露、丟失和損壞。2.定期對檔案管理信息系統進行維護和升級，確保系統的穩定性和可靠性。及時處理系統運行中出現的問題，保障系統的正常運行。九、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在檔案管理工作中表現突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。2.