外貿(mào)公司進出口管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司進出口業(yè)務(wù)流程，加強進出口業(yè)務(wù)管理，提高工作效率，降低經(jīng)營風(fēng)險，確保公司進出口業(yè)務(wù)的順利開展，實現(xiàn)公司的經(jīng)營目標(biāo)。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及進出口業(yè)務(wù)的各部門及全體員工。3.基本原則合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)進出口的法律法規(guī)、政策及相關(guān)規(guī)定。風(fēng)險防控原則：建立健全風(fēng)險預(yù)警和防控機制，有效識別、評估和應(yīng)對進出口業(yè)務(wù)中的各類風(fēng)險。效率優(yōu)先原則：優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，確保進出口業(yè)務(wù)快速、準(zhǔn)確地完成。分工協(xié)作原則：明確各部門職責(zé)，加強部門間的溝通與協(xié)作，形成工作合力。二、進出口業(yè)務(wù)流程（一）業(yè)務(wù)洽談與訂單獲取1.市場調(diào)研業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期收集、分析國際市場動態(tài)、行業(yè)信息及競爭對手情況，為業(yè)務(wù)洽談提供依據(jù)。2.客戶開發(fā)與溝通通過多種渠道積極開發(fā)潛在客戶，建立客戶檔案。與客戶進行初步溝通，了解客戶需求、產(chǎn)品規(guī)格、價格要求、交貨期等信息。3.業(yè)務(wù)洽談與客戶就合作細(xì)節(jié)進行深入洽談，爭取達(dá)成合作意向。制作形式發(fā)票或報價單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后發(fā)送給客戶。4.訂單確認(rèn)收到客戶訂單后，仔細(xì)審核訂單內(nèi)容，確保訂單信息準(zhǔn)確無誤。如訂單存在疑問或不合理之處，及時與客戶溝通協(xié)商解決。訂單確認(rèn)無誤后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并將訂單信息傳遞給相關(guān)部門。（二）合同簽訂1.合同起草根據(jù)訂單內(nèi)容，由業(yè)務(wù)部門起草進出口合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同審核合同初稿完成后，依次提交法務(wù)部門、財務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門重點審核合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險。財務(wù)部門審核合同的付款方式、結(jié)算周期等財務(wù)條款是否合理，是否符合公司財務(wù)政策。3.合同簽訂經(jīng)審核無誤的合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司公章。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。（三）備貨1.生產(chǎn)安排根據(jù)合同交貨期，業(yè)務(wù)部門與生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，制定生產(chǎn)計劃，確保按時完成生產(chǎn)任務(wù)。2.原材料采購生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃，核算所需原材料數(shù)量，向采購部門提交采購申請。采購部門負(fù)責(zé)原材料的采購工作，確保原材料的質(zhì)量和供應(yīng)及時性。3.質(zhì)量檢驗在生產(chǎn)過程中，質(zhì)量控制部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求對產(chǎn)品進行檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同要求。產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，進行成品檢驗，合格后方可進入下一環(huán)節(jié)。（四）出口報關(guān)1.報關(guān)資料準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集、整理出口報關(guān)所需的資料，包括合同、發(fā)票、裝箱單、報關(guān)委托書、核銷單等。2.報關(guān)申報將準(zhǔn)備好的報關(guān)資料提交給報關(guān)行，由報關(guān)行向海關(guān)進行報關(guān)申報。報關(guān)行應(yīng)確保報關(guān)信息的準(zhǔn)確性和完整性，如因報關(guān)信息錯誤導(dǎo)致的一切后果由報關(guān)行承擔(dān)。3.海關(guān)查驗海關(guān)根據(jù)規(guī)定對貨物進行查驗，如遇查驗，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合海關(guān)工作，提供必要的協(xié)助。（五）貨運代理1.貨代選擇業(yè)務(wù)部門根據(jù)貨物情況和客戶要求，選擇合適的貨運代理公司。選擇時應(yīng)綜合考慮貨代公司的信譽、服務(wù)質(zhì)量、價格等因素。2.訂艙貨運代理公司根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息，向船公司或航空公司訂艙。訂艙成功后，貨代公司應(yīng)及時將提單號、船期、航班號等信息反饋給業(yè)務(wù)部門。3.貨物運輸業(yè)務(wù)部門安排貨物按時送到指定的貨代倉庫或港口。貨代公司負(fù)責(zé)貨物的裝箱、運輸、報關(guān)等工作，確保貨物安全、及時地運抵目的地。（六）出口收匯1.收匯方式選擇根據(jù)合同約定和客戶情況，選擇合適的出口收匯方式，如電匯（T/T）、信用證（L/C）等。2.收匯跟蹤財務(wù)部門負(fù)責(zé)出口收匯的跟蹤工作，及時掌握貨款到賬情況。如遇收匯異常情況，應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門與客戶溝通協(xié)商解決。3.結(jié)匯收到外匯后，按照國家外匯管理規(guī)定及時辦理結(jié)匯手續(xù)，將外匯兌換成人民幣。（七）進口業(yè)務(wù)流程1.開證申請根據(jù)進口合同，業(yè)務(wù)部門向銀行提交開證申請，申請開立信用證。開證申請應(yīng)明確信用證的條款、金額、有效期等內(nèi)容。2.信用證審核銀行開立信用證后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時對信用證條款進行審核，確保信用證條款與合同一致，不存在不合理或無法履行的條款。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與銀行溝通修改。3.國外采購與發(fā)貨業(yè)務(wù)部門根據(jù)信用證要求，與國外供應(yīng)商聯(lián)系采購貨物，并督促供應(yīng)商按時發(fā)貨。4.進口報關(guān)與報檢貨物到達(dá)目的港前，業(yè)務(wù)部門準(zhǔn)備進口報關(guān)和報檢所需的資料，如合同、發(fā)票、裝箱單、提單、報關(guān)委托書、報檢委托書等。向報關(guān)行和報檢機構(gòu)辦理報關(guān)報檢手續(xù)，繳納相關(guān)稅費。5.提貨與驗收報關(guān)報檢手續(xù)完成后，憑提貨單到港口提貨。組織相關(guān)部門對貨物進行驗收，如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商解決。6.進口付匯財務(wù)部門根據(jù)進口合同和信用證規(guī)定，審核相關(guān)單據(jù)后辦理進口付匯手續(xù)。三、部門職責(zé)（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)進出口業(yè)務(wù)的市場開拓、客戶開發(fā)與維護。2.組織業(yè)務(wù)洽談，簽訂進出口合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。3.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作，確保進出口業(yè)務(wù)順利進行。4.收集、整理進出口業(yè)務(wù)相關(guān)資料，辦理進出口報關(guān)、報檢、貨運代理等手續(xù)。5.負(fù)責(zé)出口收匯和進口付匯的跟蹤與協(xié)調(diào)工作。（二）法務(wù)部門1.審核進出口合同及相關(guān)業(yè)務(wù)文件，確保其符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險。2.為公司進出口業(yè)務(wù)提供法律咨詢和建議，處理涉法事務(wù)。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)進出口業(yè)務(wù)的財務(wù)管理和核算工作，制定合理的財務(wù)政策。2.審核進出口合同的財務(wù)條款，參與合同談判。3.辦理出口收匯和進口付匯的結(jié)算手續(xù)，監(jiān)督外匯資金的收付情況。4.編制進出口業(yè)務(wù)財務(wù)報表，進行財務(wù)分析，為公司決策提供依據(jù)。（四）采購部門1.根據(jù)生產(chǎn)計劃，負(fù)責(zé)原材料的采購工作，確保原材料的質(zhì)量和供應(yīng)及時性。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，與供應(yīng)商保持良好的合作關(guān)系。3.參與采購合同的簽訂與執(zhí)行，跟蹤采購進度，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（五）生產(chǎn)部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)部門下達(dá)的生產(chǎn)任務(wù)，制定生產(chǎn)計劃并組織實施。2.合理安排生產(chǎn)資源，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量完成生產(chǎn)。3.加強生產(chǎn)過程管理，控制生產(chǎn)成本，提高生產(chǎn)效率。（六）質(zhì)量控制部門1.制定產(chǎn)品質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和流程，負(fù)責(zé)進出口產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗工作。2.對原材料、半成品和成品進行檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.對檢驗過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題進行分析和處理，提出改進措施，防止問題再次發(fā)生。（七）物流部門1.負(fù)責(zé)貨物的運輸、倉儲、裝卸等物流環(huán)節(jié)的管理工作。2.選擇合適的貨運代理公司，安排貨物的運輸和配送，確保貨物安全、及時送達(dá)目的地。3.建立物流信息跟蹤系統(tǒng)，及時反饋貨物運輸狀態(tài)。四、風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估定期對進出口業(yè)務(wù)進行風(fēng)險識別和評估，重點關(guān)注市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、匯率風(fēng)險、政策風(fēng)險等。2.風(fēng)險應(yīng)對措施針對識別出的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。如加強市場調(diào)研，優(yōu)化客戶選擇，合理選擇收匯方式，關(guān)注匯率波動并采取套期保值等措施，及時了解政策變化并調(diào)整業(yè)務(wù)策略等。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警建立風(fēng)險監(jiān)控機制，對進出口業(yè)務(wù)風(fēng)險進行實時監(jiān)控。當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的風(fēng)險控制措施。五、文檔管理1.進出口業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、發(fā)票、裝箱單、提單、報關(guān)單、報檢單等文件資料應(yīng)妥善保管，按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號、歸檔。2.建立電子文檔管理系統(tǒng)，將重要文件資料進行電子存檔，方便查詢和使用。3.文檔保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，期滿后按照規(guī)定進行銷毀或存檔。六、績效考核1.建立進出口業(yè)務(wù)績效考核制度，對業(yè)務(wù)部門及相關(guān)人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、團隊協(xié)作等方面進行考核。2.績效考核指標(biāo)應(yīng)包括業(yè)務(wù)量、銷售額、利潤、客戶滿意度、合同執(zhí)行率、風(fēng)險