徐州激光打印機管理制度總則1.目的本制度旨在規范徐州公司激光打印機的使用、管理與維護，確保設備的正常運行，提高工作效率，節約辦公成本，保障公司業務的順利開展。2.適用范圍本制度適用于徐州公司全體員工。3.職責分工行政部門負責激光打印機的統一采購、選型及配置規劃。制定打印機的使用規范和維護計劃，并監督執行。定期檢查打印機的使用情況，統計耗材使用量，進行成本核算與控制。聯系打印機供應商進行維修、保養及技術支持。使用部門負責本部門打印機的日常使用管理，指定專人負責打印機的操作與維護。教育本部門員工正確使用打印機，遵守相關規定。發現打印機故障及時通知行政部門，并配合維修工作。員工個人嚴格按照本制度及操作規程使用打印機，愛護設備。節約使用打印紙張及耗材，避免浪費。打印機的采購與配置1.采購原則根據公司業務需求和實際工作情況，綜合考慮打印機的性能、價格、品牌、售后服務等因素，選擇性價比高、質量可靠的產品。2.采購流程需求申請：各部門根據工作需要，填寫《打印機采購申請表》，詳細說明采購理由、打印機型號、數量等信息，經部門負責人簽字后提交行政部門。審核評估：行政部門對各部門的采購申請進行審核，結合公司整體辦公設備配置情況，評估申請的合理性與必要性。如需實地考察或咨詢相關人員，應及時進行。選型確定：行政部門根據審核結果，組織相關人員進行市場調研，篩選出合適的打印機型號，提交公司領導審批。采購實施：經領導批準后，行政部門按照公司采購流程進行采購，與供應商簽訂采購合同，明確設備規格、價格、交貨時間、售后服務等條款。3.配置標準根據不同部門的工作性質和打印需求，合理配置打印機。一般辦公部門可配置黑白激光打印機；對打印色彩要求較高的部門，如設計、宣傳等，可配置彩色激光打印機。打印機的數量應根據部門人員數量、業務量等因素綜合確定，確保滿足工作需求且不造成資源浪費。打印機的使用規范1.開機與關機開機順序：先打開打印機電源開關，再開啟與之連接的電腦。關機順序：先關閉電腦，再關閉打印機電源開關。嚴禁直接拔電源插頭關機，以免損壞設備。2.打印操作文件排版：在打印前，應仔細檢查文檔排版，確保格式正確、內容完整，避免出現打印錯誤或重復打印。選擇打印機：根據需要選擇相應的打印機進行打印，不得隨意更換打印機。如需更換，應提前通知行政部門并說明原因。打印設置：合理設置打印參數，如紙張大小、打印份數、打印質量等。對于重要文件或需雙面打印的文檔，應進行相應設置。排隊打印：當有多份打印任務時，應按照先后順序排隊等待打印，不得插隊或強行中斷他人的打印任務。3.紙張使用節約用紙：提倡雙面打印和復印，減少紙張浪費。對于可重復使用的紙張，如非正式文件、草稿等，應盡量使用已打印過一面的紙張。紙張規格：應使用符合打印機要求的標準紙張，避免使用過薄、過厚或潮濕的紙張，以免卡紙或影響打印質量。紙張整理：打印完成后，應及時整理紙張，將廢紙放入指定垃圾桶，不得隨意丟棄在打印機旁或辦公區域。4.耗材使用原裝耗材：優先使用打印機廠商提供的原裝耗材，以確保打印質量和設備正常運行。如使用兼容耗材，應選擇質量可靠、信譽良好的產品，并承擔因使用兼容耗材導致的設備損壞或質量問題的責任。耗材更換：當打印機提示耗材不足時，應及時通知行政部門進行更換。更換耗材時，應按照操作規程進行，避免操作不當造成浪費或損壞。耗材登記：行政部門應建立耗材使用臺賬，記錄打印機型號、耗材名稱、更換時間、使用量等信息，定期統計分析耗材使用情況，進行成本控制。5.禁止行為禁止私自拆卸、改裝打印機，以免損壞設備或影響其正常性能。禁止在打印機上打印、復印與工作無關的文件資料，如私人照片、娛樂內容等。禁止使用打印機進行商業性打印或復印活動，如有特殊需求，應提前向行政部門申請并獲得批準。禁止在打印機旁堆放雜物，保持打印機周圍環境整潔，以利于散熱和維護。打印機的維護與保養1.日常維護清潔：每天工作結束后，使用干凈的軟布擦拭打印機外部，清除灰塵和污漬。定期打開打印機上蓋，清潔內部的紙屑、灰塵等雜物，避免影響打印質量或造成卡紙。檢查：每天開機前，檢查打印機的電源線、數據線是否連接正常，紙張是否充足，墨盒或硒鼓是否安裝到位。如發現問題，應及時處理或通知行政部門。2.定期保養深度清潔：行政部門應定期（每季度一次）對打印機進行深度清潔，包括清潔打印頭、搓紙輪、定影組件等關鍵部件，以確保打印質量。深度清潔工作應由專業維修人員或經過培訓的人員進行操作。設備檢查：行政部門應定期（每半年一次）聯系打印機供應商或專業維修人員對打印機進行全面檢查和維護，包括檢查設備硬件狀況、軟件系統、打印質量等，及時發現并解決潛在問題，延長打印機使用壽命。3.故障處理故障報告：當打印機出現故障時，使用人員應立即停止操作，并及時通知行政部門。行政部門應詳細記錄故障現象、出現時間、涉及打印機型號等信息。故障診斷與維修：行政部門根據故障情況，初步判斷故障原因。如能自行解決，應及時進行維修；如無法解決，應聯系打印機供應商或專業維修人員進行上門維修。維修過程中，應要求維修人員詳細記錄維修情況，包括故障原因、維修方法、更換的零部件等。維修記錄：行政部門應建立打印機維修檔案，記錄每次故障發生時間、維修時間、維修內容、維修費用等信息，以便對打印機的使用狀況和維修歷史進行跟蹤分析。打印機的安全管理1.用電安全打印機應使用獨立的電源插座，避免與大功率電器共用一個插座，防止因電流過載引發安全事故。在插拔打印機電源線時，應確保雙手干燥，避免觸電。2.防火安全打印機在工作過程中會產生一定熱量，周圍應保持通風良好，避免在打印機旁堆放易燃物品。同時，應定期檢查打印機的電線、插頭等部件，如發現老化、破損等情況，應及時更換，防止因短路引發火災。3.信息安全嚴格遵守公司信息安全制度，不得在打印機上存儲、傳輸涉及公司機密的文件資料。如需打印機密文件，應按照公司規定的審批流程進行操作，并采取相應的保密措施，如專人負責打印、打印后及時取走等。對于廢棄的打印文件，應進行粉碎或妥善保管，防止信息泄露。打印機的費用管理1.采購費用打印機的采購費用納入公司固定資產管理，按照公司財務制度進行核算和報銷。采購過程中產生的運輸費、安裝調試費等相關費用，應一并計入打印機成本。2.耗材費用打印機耗材費用由行政部門統一核算和管理，納入公司辦公費用預算。行政部門應根據耗材使用情況，定期與財務部門核對賬目，確保費用支出合理、準確。3.維修費用打印機的維修費用根據維修情況進行核算。屬于正常維護保養范圍內的費用，由公司辦公費用列支；因人為損壞或使用不當導致的維修費用，由責任人承擔。維修費用報銷時，應提供維修發票、維修清單等相關憑證，按照公司財務制度進行審批和報銷。監督與考核1.監督檢查行政部門負責對打印機的使用、管理與維護情況進行定期監督檢查，每月至少進行一次全面檢查，包括打印機的使用規范執行情況、設備維護保養情況、耗材使用情況等。對檢查中發現的問題，應及時督促相關部門或人員進行整改。2.考核機制將打印機的使用管理情況納入員工績效考核體系。對于嚴格遵守本制度，愛護打印機，節約使用耗材，工作表現優秀的員工，給予適當的獎勵；對于違反本制度，造