擔(dān)保公司痕跡化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)擔(dān)保公司內(nèi)部管理，規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程，確保各項工作有跡可循，提高風(fēng)險防控能力，保障公司穩(wěn)健運(yùn)營，特制定本痕跡化管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括但不限于業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險管理部門、財務(wù)部門、行政部門等。（三）基本原則1.真實性原則：痕跡記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確地反映業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋業(yè)務(wù)操作的各個環(huán)節(jié)，確保記錄無遺漏，全面反映業(yè)務(wù)全貌。3.及時性原則：在業(yè)務(wù)活動發(fā)生后及時進(jìn)行痕跡記錄，不得拖延。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等痕跡資料嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、痕跡化管理的內(nèi)容與要求（一）業(yè)務(wù)受理階段1.客戶資料收集業(yè)務(wù)人員應(yīng)要求客戶提供真實、完整的基礎(chǔ)資料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、法定代表人身份證明、財務(wù)報表、貸款卡信息等。資料收集過程需填寫《客戶資料收集清單》，詳細(xì)記錄資料名稱、提供時間、提供人等信息，并由客戶簽字確認(rèn)。對于重要資料，如原件，應(yīng)進(jìn)行復(fù)印留存，并在復(fù)印件上注明“與原件核對一致”字樣，由業(yè)務(wù)人員和客戶簽字確認(rèn)。2.項目初審業(yè)務(wù)人員對收集的客戶資料進(jìn)行初步審查，填寫《項目初審意見表》，記錄審查情況，包括客戶基本情況、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、項目背景及可行性等方面的分析和結(jié)論。初審過程中發(fā)現(xiàn)的問題及需要進(jìn)一步核實的事項，應(yīng)詳細(xì)記錄，并明確后續(xù)跟進(jìn)措施和責(zé)任人。（二）項目調(diào)查階段1.實地調(diào)查業(yè)務(wù)人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行實地調(diào)查，了解客戶的生產(chǎn)經(jīng)營場所、設(shè)備設(shè)施、人員情況等實際狀況。調(diào)查過程中需制作《實地調(diào)查報告》，詳細(xì)描述調(diào)查所見所聞，包括現(xiàn)場照片、視頻等資料。與客戶相關(guān)人員（如法定代表人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、生產(chǎn)負(fù)責(zé)人等）進(jìn)行訪談，記錄訪談內(nèi)容，包括訪談時間、地點、訪談人、被訪談人及訪談要點等，并要求被訪談人簽字確認(rèn)。2.市場及行業(yè)調(diào)查收集客戶所處行業(yè)的市場信息、行業(yè)動態(tài)、政策法規(guī)等資料，分析行業(yè)前景和客戶在行業(yè)中的競爭力。調(diào)查結(jié)果應(yīng)形成《市場及行業(yè)調(diào)查報告》，并附上相關(guān)資料來源。關(guān)注宏觀經(jīng)濟(jì)形勢對客戶業(yè)務(wù)的影響，記錄相關(guān)分析過程和結(jié)論。（三）風(fēng)險評估階段1.風(fēng)險識別與分析風(fēng)險管理部門對項目進(jìn)行風(fēng)險識別和分析，填寫《風(fēng)險評估報告》，明確項目存在的各類風(fēng)險，如信用風(fēng)險、市場風(fēng)險、操作風(fēng)險等，并對風(fēng)險程度進(jìn)行評估。針對識別出的風(fēng)險，提出具體的風(fēng)險防控措施建議，包括風(fēng)險緩釋措施、監(jiān)控要點等。2.風(fēng)險評級根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，按照公司制定的風(fēng)險評級標(biāo)準(zhǔn)對項目進(jìn)行評級，分為高、中、低三個等級。評級過程需詳細(xì)記錄，包括評級依據(jù)、參與評級人員等信息。風(fēng)險評級結(jié)果應(yīng)及時反饋給業(yè)務(wù)部門，作為項目決策的重要參考依據(jù)。（四）項目審批階段1.審批流程記錄項目提交審批后，應(yīng)詳細(xì)記錄審批流程，包括審批環(huán)節(jié)、審批時間、審批意見等。每個審批環(huán)節(jié)需由審批人簽字確認(rèn)，形成完整的審批鏈條記錄。對于審批過程中提出的問題和要求，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行回復(fù)和整改，并記錄整改情況及結(jié)果。2.決策文件留存項目審批通過或否決后，相關(guān)決策文件（如審批會議紀(jì)要、審批意見書等）應(yīng)妥善留存，作為項目決策的重要依據(jù)。決策文件應(yīng)明確項目審批結(jié)論、決策理由及后續(xù)工作要求等內(nèi)容。（五）擔(dān)保合同簽訂階段1.合同文本審核法律合規(guī)部門對擔(dān)保合同文本進(jìn)行審核，填寫《合同審核意見書》，記錄審核發(fā)現(xiàn)的問題及修改建議。審核意見應(yīng)明確具體條款的合法性、合規(guī)性及風(fēng)險防范要點。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善，并記錄修改過程和最終確定的合同文本內(nèi)容。2.合同簽訂過程合同簽訂時，應(yīng)確保雙方當(dāng)事人在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同。簽訂現(xiàn)場需有見證人員（如有），記錄簽訂時間、地點、雙方當(dāng)事人簽字蓋章情況等信息，并留存合同原件及相關(guān)附件。對合同簽訂過程中的重要事項，如雙方對合同條款的協(xié)商、修改等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成《合同簽訂備忘錄》。（六）擔(dān)保項目跟蹤管理階段1.定期檢查業(yè)務(wù)人員定期對擔(dān)保項目進(jìn)行檢查，填寫《擔(dān)保項目定期檢查表》，記錄檢查時間、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。檢查內(nèi)容包括客戶經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、資金使用情況、反擔(dān)保措施落實情況等。對于檢查發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)《整改通知書》，要求客戶限期整改，并跟蹤整改結(jié)果，記錄在案。2.重大事項報告如擔(dān)保項目出現(xiàn)重大事項（如客戶經(jīng)營惡化、財務(wù)危機(jī)、涉及重大訴訟等），業(yè)務(wù)人員應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人和風(fēng)險管理部門報告，并填寫《重大事項報告表》，詳細(xì)描述重大事項的情況、可能對擔(dān)保項目造成的影響及已采取的措施等。相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)重大事項的性質(zhì)和影響程度，及時研究制定應(yīng)對措施，并跟蹤措施執(zhí)行情況，記錄全過程。（七）代償與追償階段1.代償管理當(dāng)擔(dān)保項目出現(xiàn)代償情況時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時啟動代償程序，填寫《代償申請表》，詳細(xì)說明代償原因、代償金額、代償時間等信息，并附上相關(guān)證明材料。財務(wù)部門按照規(guī)定進(jìn)行代償資金的支付，并記錄代償資金的流向和支付憑證等信息。同時，應(yīng)建立代償臺賬，對代償項目進(jìn)行動態(tài)跟蹤管理。2.追償工作成立追償工作小組，制定追償方案，明確追償目標(biāo)、追償措施、責(zé)任人及時間節(jié)點等。追償過程中的各項工作記錄，如與債務(wù)人及反擔(dān)保人的溝通記錄、催收函件、訴訟文件等，應(yīng)妥善留存。定期對追償工作進(jìn)展情況進(jìn)行總結(jié)分析，填寫《追償工作進(jìn)展報告》，根據(jù)實際情況調(diào)整追償策略，并記錄調(diào)整過程和結(jié)果。（八）檔案管理1.檔案分類與整理按照業(yè)務(wù)流程和資料性質(zhì)，對擔(dān)保項目相關(guān)資料進(jìn)行分類整理，包括客戶資料、項目調(diào)查資料、風(fēng)險評估資料、審批文件、擔(dān)保合同及附件、跟蹤管理資料、代償與追償資料等。每類資料應(yīng)建立相應(yīng)的檔案目錄，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和管理。2.檔案保管與借閱設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)施，確保檔案資料的安全存放。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查、清點和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并記錄相關(guān)情況。嚴(yán)格檔案借閱制度，因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。檔案借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。三、痕跡化管理的實施與監(jiān)督（一）實施部門與職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)受理、項目調(diào)查、跟蹤管理等環(huán)節(jié)的痕跡記錄工作，確保業(yè)務(wù)操作過程真實、完整、及時記錄。按照公司要求，整理、歸檔本部門涉及的擔(dān)保項目相關(guān)資料，并配合其他部門進(jìn)行資料查詢和核對工作。2.風(fēng)險管理部門承擔(dān)風(fēng)險評估環(huán)節(jié)的痕跡記錄職責(zé)，對項目風(fēng)險狀況進(jìn)行準(zhǔn)確分析和評估，并記錄相關(guān)過程和結(jié)果。參與擔(dān)保項目審批過程，提供風(fēng)險評估意見，對項目審批后的風(fēng)險監(jiān)控工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)代償資金支付及相關(guān)財務(wù)記錄工作，確保代償資金的準(zhǔn)確核算和支付合規(guī)。協(xié)助業(yè)務(wù)部門和其他部門進(jìn)行財務(wù)數(shù)據(jù)查詢和分析，提供財務(wù)相關(guān)的痕跡資料。4.法律合規(guī)部門對擔(dān)保合同等法律文件進(jìn)行審核，記錄審核意見和修改情況，確保公司業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)。為公司業(yè)務(wù)操作提供法律咨詢和支持，參與重大業(yè)務(wù)事項的法律風(fēng)險評估和防控。5.行政部門（檔案管理）負(fù)責(zé)擔(dān)保項目檔案的統(tǒng)一管理，包括檔案的分類整理、保管、借閱登記等工作。建立健全檔案管理制度，確保檔案資料的安全、完整和有效利用。（二）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對痕跡化管理工作進(jìn)行審計檢查，重點檢查痕跡記錄的真實性、完整性、及時性以及管理制度的執(zhí)行情況。審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)審計整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改結(jié)果。審計報告應(yīng)提交公司管理層，作為決策參考依據(jù)。2.風(fēng)險管理監(jiān)督風(fēng)險管理部門對擔(dān)保項目全過程的風(fēng)險防控措施落實情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，結(jié)合痕跡記錄資料，評估項目風(fēng)險狀況及變化趨勢。對發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險隱患和違規(guī)操作行為，及時提出整改意見，并督促業(yè)務(wù)部門采取有效措施進(jìn)行防范和糾正。3.日常檢查監(jiān)督各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門痕跡化管理工作的日常檢查，確保本部門員工按照制度要求進(jìn)行痕跡記錄和資料整理。公司定期召開痕跡化管理工作會議，通報各部門工作進(jìn)展情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，研究解決存在的問題，不斷完善痕跡化管理工作。四、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因故意或重大過失導(dǎo)致痕跡記錄不真實、不完整、不及時，影響公司業(yè)務(wù)決策或風(fēng)險防控的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.違反保密規(guī)定，泄露痕跡資料中涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等內(nèi)容的，按照公司保密制度追究責(zé)任人責(zé)任。3.在檔案管理過程中，因保管不善導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞的，追究檔案管理人員責(zé)任。4.對于未按照規(guī)定流程進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，導(dǎo)致痕跡化管理出現(xiàn)漏洞或問題的，相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.批評教育：對情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予責(zé)任人批評教育，責(zé)令其改正錯誤。2.績效扣分：根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)重程度，扣減責(zé)任人相應(yīng)的績效分?jǐn)?shù)，影響其績效獎金和薪酬待遇。3.經(jīng)濟(jì)賠償：因責(zé)任人過錯給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相