擔保公司檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強擔保公司檔案室的科學管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于擔保公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案由檔案室集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則：檔案內容必須真實、準確地反映公司各項業務活動和歷史面貌。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分發揮檔案的作用，為公司各項工作提供便利。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統計和銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，積極開發檔案信息資源，為公司提供檔案利用服務。4.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.對公司各部門的檔案管理工作進行業務指導和監督檢查，定期組織檔案業務培訓，提高檔案管理人員的業務水平。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和保管工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案室歸檔。3.協助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，及時提供所需檔案資料。4.接受檔案室的業務指導和監督檢查，積極參加檔案業務培訓，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設立、變更、注銷等相關文件材料，包括營業執照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司擔保業務相關材料，如擔保申請書、項目評估報告、擔保合同、反擔保合同、抵押物清單、抵押物評估報告等。3.公司財務管理文件材料，如財務報表、審計報告、稅務申報資料、資金往來憑證等。4.公司人力資源管理文件材料，如員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利等方面的資料。5.公司行政管理文件材料，如會議紀要、工作計劃、工作總結、規章制度、合同協議等。6.公司業務拓展與市場營銷文件材料，如市場調研報告、客戶資料、業務推廣活動方案等。7.公司風險管理文件材料，如風險評估報告、風險監控記錄、風險處置方案等。8.公司對外投資、合作等相關文件材料，如投資協議、合作合同、項目可行性研究報告等。9.其他與公司經營管理活動有關的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案資料及時、準確地收集齊全。2.檔案形成部門應在文件材料產生后的[X]個工作日內，將整理好的檔案移交本部門兼職檔案員。3.兼職檔案員應認真核對檔案資料的完整性和準確性，對不符合要求的檔案及時退回形成部門補充完善。4.對于重要文件材料的原件，應盡量收集歸檔；如原件需留存其他部門或單位的，應在復印件上注明原件保存地點和去向，并由原件保存單位或部門簽字蓋章確認。（三）檔案整理1.檔案整理應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理應按照分類方案進行，一般分為文書檔案、業務檔案、財務檔案、人事檔案等類別。每個類別下再根據檔案內容的性質和時間順序進行細分。3.文書檔案應按照年度保管期限機構（問題）進行分類整理，保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。4.業務檔案應按照業務類型進行分類整理，如擔保業務檔案可分為項目前期檔案、項目執行檔案、項目后期檔案等。5.財務檔案應按照會計年度進行分類整理，包括會計憑證、會計賬簿、財務報表等。6.人事檔案應按照員工個人信息進行分類整理，包括員工基本情況、工作經歷、學歷學位、培訓記錄、考核評價等。7.檔案整理過程中，應編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容，確保檔案檢索的準確性和便捷性。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門兼職檔案員應在每年[X]月底前，將上一年度整理好的檔案移交檔案室歸檔。2.檔案室應對接收的檔案進行認真核對和檢查，對不符合歸檔要求的檔案，應及時與移交部門溝通，要求其限期整改。3.檔案歸檔時，應填寫檔案移交清單，清單一式兩份，雙方簽字確認后各執一份。4.檔案室應按照檔案分類方案，將歸檔檔案進行上架排列，確保檔案存放有序。（二）檔案保管1.檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應按照類別、保管期限、年度等進行分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找和利用。4.對電子檔案，應進行定期備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。同時，應建立電子檔案管理制度，確保電子檔案的安全和有效利用。5.檔案室應定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數量、質量和存放位置準確無誤。如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案室查閱。2.涉及公司重要機密的檔案，需經公司分管領導簽字批準后方可查閱。3.外部單位或個人查閱公司檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，經公司總經理簽字批準后，由檔案室安排專人陪同查閱，并嚴格限制查閱范圍。（二）查閱登記1.檔案室應建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員、時間、內容、用途等進行詳細記錄。2.查閱人員應在查閱登記本上簽字確認，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘抄檔案內容，應經檔案室同意，并在規定范圍內進行。3.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案室，檔案室管理人員應對歸還的檔案進行認真核對，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）檔案利用1.檔案室應積極為公司各項工作提供檔案利用服務，根據查閱人員的需求，及時準確地提供所需檔案資料。2.對于利用檔案形成的各類文件、資料等，應按照檔案管理要求進行整理歸檔，確保檔案信息的連續性和完整性。3.鼓勵公司員工充分利用檔案資源，開展業務研究、經驗總結等活動，為公司發展提供有益的參考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案室應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，鑒定工作由檔案室會同相關部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應根據檔案的保管期限、重要程度、歷史價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值的檔案，應重新劃定保管期限；對確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清冊》應經公司分管領導審核，總經理批準后，方可進行檔案銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當的方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應有兩人以上在場監銷，并在銷毀記錄上簽字確認。銷毀記錄應包括檔案名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式、監銷人員等內容。4.銷毀后的檔案應在《檔案銷毀清冊》上注明“已銷毀”字樣，并將《檔案銷毀清冊》永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數字化檔案采集1.對紙質檔案進行數字化掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。2.數字化檔案應按照檔案整理要求進行分類命名和存儲，建立與紙質檔案相對應的電子目錄。3.對電子檔案的元數據進行采集和錄入，元數據應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、來源等信息，確保電子檔案的完整性和準確性。（三）檔案信息化系統管理1.建立檔案信息化管理系統的用戶權限管理制度，明確不同人員的操作