招標公司檔案倉庫管理制度一、總則（一）目的為加強招標公司檔案倉庫的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于招標公司檔案倉庫的所有檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、歸還及銷毀等環節。（三）基本原則1.集中統一管理原則：檔案倉庫的檔案由公司統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露和篡改。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，提供便捷的檔案查閱和借閱服務，滿足公司業務和管理的需要。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案倉庫管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、編目、上架、保管等日常管理工作。3.負責建立檔案檢索系統，為檔案的查閱和借閱提供便利。4.負責對檔案管理人員進行培訓和考核，提高其業務水平和工作能力。5.負責定期對檔案倉庫進行檢查和盤點，確保檔案的安全和完整。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并按規定時間移交檔案管理部門。2.負責對本部門形成的檔案進行分類、編號和編目，確保檔案的準確性和規范性。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱和借閱工作，提供必要的協助和支持。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案倉庫管理制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、歸還及銷毀等環節。3.負責對檔案進行分類、編號、編目和上架，確保檔案的存放有序和便于查找。4.負責建立檔案檢索系統，及時更新檔案信息，為檔案的查閱和借閱提供準確的索引。5.負責對檔案的安全保密工作進行監督和檢查，發現問題及時報告并采取措施加以解決。6.負責定期對檔案進行盤點和清查，確保檔案的數量和質量與檔案賬目相符。7.積極參加檔案管理業務培訓，不斷提高自身的業務水平和工作能力。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應按照檔案歸檔范圍和保管期限的要求，及時收集本部門形成的各類檔案，并進行整理和分類。2.檔案形成部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案的齊全、完整。3.對于重要的、具有保存價值的檔案，檔案形成部門應在形成后及時移交檔案管理部門，不得擅自留存。（二）檔案整理1.檔案管理部門對接收的檔案進行統一整理，按照檔案的形成時間、來源、內容等進行分類、編號和編目。2.檔案整理應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。3.檔案整理應做到分類科學、編號統一、編目規范、裝訂整齊，確保檔案的質量。四、檔案存儲與保管（一）檔案存儲1.檔案倉庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件，確保檔案的安全。2.檔案應存放在專用的檔案柜或檔案架上，按照分類和編號順序排列，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，確保數據的安全和完整。（二）檔案保管1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時報告并采取措施加以解決。2.對于破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性。3.對于超過保管期限或失去保存價值的檔案，應按照規定的程序進行鑒定和銷毀。4.檔案倉庫應保持清潔衛生，嚴禁在檔案倉庫內吸煙、用火、存放易燃易爆物品等。五、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內容、目的等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據查閱申請，提供必要的協助和支持，確保查閱工作的順利進行。3.查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱登記薄上登記查閱時間、查閱內容、查閱人員等信息，并嚴格遵守檔案查閱規定，不得擅自涂改、抽取、復制、轉借檔案。（二）檔案借閱1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內容、目的、借閱期限等，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。2.檔案管理部門負責人根據借閱申請，進行嚴格審核，對于涉及重要機密或不宜借閱的檔案，不予批準借閱。3.經批準借閱的檔案，借閱人員應到檔案管理部門辦理借閱手續，領取檔案，并在檔案借閱登記薄上登記借閱時間、借閱內容、借閱人員等信息。4.借閱人員應嚴格遵守檔案借閱規定，妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉借、復印、摘錄、傳播檔案內容，不得在借閱的檔案上涂改、抽取、損壞。5.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。6.檔案管理部門應對歸還的檔案進行認真檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。六、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，對檔案的內容和信息嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.查閱和借閱檔案時，查閱人員和借閱人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自傳播檔案內容。3.對于涉及公司機密的檔案，應采取特殊的保密措施，如限制查閱范圍、專人保管等。4.檔案管理人員應定期對檔案保密制度的執行情況進行檢查和監督，發現問題及時報告并采取措施加以解決。（二）檔案安全1.檔案倉庫應配備必要的安全設施，如消防器材、防盜報警裝置、溫濕度控制設備等，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應定期對檔案倉庫的安全設施進行檢查和維護，確保其正常運行。3.檔案倉庫應制定安全應急預案，如火災、水災、盜竊等突發事件的應急處理措施，定期進行演練，提高應急處理能力。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案倉庫的安全管理制度，不得擅自進入檔案倉庫，不得在檔案倉庫內從事與檔案管理無關的活動。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員等組成，對檔案進行全面審查和評估。3.檔案鑒定小組應根據檔案的形成時間、來源、內容、重要性等因素，綜合考慮檔案的保管期限和價值，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對于超過保管期限或失去保存價值的檔案，經鑒定小組鑒定后，報公司領導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，嚴格按照規定的程序進行操作，確保檔案銷毀的徹底性和安全性。3.檔案銷毀時，應填寫《