物業公司大型采購項目管理制度一、總則（一）目的為規范物業公司大型采購項目的管理，確保采購活動公開、公平、公正、高效，降低采購成本，保證采購質量，滿足公司運營需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業公司各類大型采購項目，包括但不限于物業服務所需的設備設施、辦公用品、維修材料、服務外包等采購金額達到[X]元及以上的項目。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策規定。2.效益原則：在保證采購質量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。3.公開公平公正原則：采購過程應透明，確保所有潛在供應商有平等機會參與競爭，評標標準明確、統一。4.誠實守信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、職責分工（一）采購部門1.負責編制采購計劃，明確采購需求，選擇合適的采購方式，組織實施采購活動。2.建立供應商管理體系，對供應商進行評估、選擇、考核和管理。3.負責采購合同的起草、簽訂、執行和管理，跟進采購進度，協調解決采購過程中的問題。（二）需求部門1.根據公司業務需求，提出采購申請，明確采購物品或服務的規格、數量、質量要求等詳細信息。2.協助采購部門進行供應商考察、評估，參與采購合同的評審。3.負責對采購物品或服務進行驗收，反饋使用過程中的問題和意見。（三）財務部門1.參與采購預算的編制和審核，提供資金支持。2.負責采購資金的支付管理，審核采購發票等報銷憑證，確保資金支付合規。3.對采購項目進行成本核算和效益分析，提供財務數據支持和決策建議。（四）審計部門1.對采購項目進行審計監督，檢查采購活動的合法性、合規性和效益性。2.參與采購合同的審核，對重大采購項目進行專項審計。3.督促相關部門整改審計發現的問題，跟蹤整改落實情況。（五）公司管理層1.審批采購計劃、采購預算和重大采購項目的采購方案。2.對采購決策提供指導和支持，協調解決采購過程中的重大問題。三、采購計劃與預算（一）采購計劃編制1.需求部門應于每年[具體時間]前，根據公司下一年度業務發展規劃和實際需求，編制本部門的采購計劃草案，明確采購項目的名稱、規格、數量、預計采購時間等內容。2.采購部門對各需求部門提交的采購計劃草案進行匯總、審核和平衡，結合公司庫存情況、資金狀況等因素，編制公司年度采購計劃。年度采購計劃應報公司管理層審批后執行。3.對于臨時性、突發性的采購需求，需求部門應及時填寫《臨時采購申請表》，詳細說明采購原因、采購物品或服務的名稱、規格、數量、緊急程度等信息，經部門負責人審批后提交采購部門。采購部門根據實際情況安排采購。（二）采購預算編制1.采購部門應根據年度采購計劃，會同財務部門編制采購預算草案。采購預算應明確各項采購項目的預計金額，包括采購成本、運輸費用、安裝調試費用、售后服務費用等。2.采購預算草案應報公司管理層審批。公司管理層根據公司戰略目標、財務狀況等因素，對采購預算進行審核和調整，確保采購預算合理、可行。3.在采購預算執行過程中，如因特殊情況需要調整采購預算，采購部門應填寫《采購預算調整申請表》，詳細說明調整原因、調整金額等信息，經財務部門審核、公司管理層審批后執行。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，通過多種渠道收集供應商信息，包括供應商自薦、行業推薦、網絡搜索等。2.對潛在供應商進行初步篩選，從企業規模、經營狀況、信譽、產品質量、價格水平、售后服務等方面進行評估，確定符合基本條件的供應商名單。3.采購部門會同需求部門、技術部門等相關人員，對入圍供應商進行實地考察，了解其生產經營情況、質量管理體系、技術能力等，填寫《供應商考察報告》。4.根據考察結果，采購部門組織相關人員對供應商進行綜合評審，采用評分法或投票法等方式確定最終的供應商名單。評審結果應報公司管理層審批。（二）供應商評估與考核1.采購部門應定期對供應商進行評估，評估周期為[具體時間]。評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.采購部門根據評估結果，對供應商進行分類管理。對于表現優秀的供應商，給予優先合作、增加采購份額等獎勵；對于表現不佳的供應商，發出書面警告，要求其限期整改；對于整改后仍不符合要求的供應商，終止合作關系。3.需求部門應及時反饋供應商提供的產品或服務在使用過程中的問題和意見，采購部門將其納入供應商考核范圍。（三）供應商信息管理1.采購部門應建立供應商檔案，對供應商的基本信息、評估考核結果、合作記錄等進行詳細記錄。2.定期更新供應商信息庫，確保信息的準確性和及時性。對于已終止合作的供應商，應及時將其信息從供應商信息庫中刪除。五、采購方式（一）公開招標1.適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目。2.采購部門應在指定的媒體上發布招標公告，明確招標項目的名稱、規格、數量、技術要求、投標截止時間、開標時間和地點等信息。3.組織潛在供應商報名，對報名供應商進行資格預審，確定符合要求的投標人名單。4.發放招標文件，組織投標人進行現場勘查、答疑等活動。5.開標、評標，按照招標文件規定的評標標準進行評審，確定中標候選人名單。6.公示中標候選人，如無異議，發出中標通知書，與中標供應商簽訂采購合同。（二）邀請招標1.適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目；采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。2.采購部門根據項目特點和供應商信息庫，選擇若干家具備資格的供應商，向其發出投標邀請書。3.后續招標程序與公開招標類似，包括發放招標文件、組織開標、評標、確定中標候選人等環節。（三）競爭性談判1.適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。2.采購部門確定談判小組組成人員，與符合資格條件的供應商分別進行談判。3.在談判過程中，談判小組可以根據談判文件和談判情況實質性變動采購需求中的技術、服務要求以及合同草案條款，但不得變動談判文件中的其他內容。實質性變動的內容，須經公司管理層同意。4.談判結束后，談判小組要求所有參加談判的供應商在規定時間內進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將結果通知所有參加談判的未成交供應商。5.與成交供應商簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用于只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.采購部門應填寫《單一來源采購申請表》，詳細說明采用單一來源采購方式的原因、采購項目的名稱、規格、數量、擬采購供應商等信息，報公司管理層審批。3.審批通過后，與單一供應商進行協商，簽訂采購合同。（五）詢價1.適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.采購部門向不少于三家的供應商發出詢價通知書，要求其在規定時間內報價。3.對供應商的報價進行比較，選擇報價最低且符合要求的供應商作為成交供應商，向其發出成交通知書，并簽訂采購合同。六、采購流程（一）采購申請需求部門根據實際需求填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規格、數量、質量要求、預算金額、采購時間等內容，經部門負責人審核簽字后提交采購部門。（二）采購審批采購部門收到采購申請后，對采購申請進行審核，包括采購需求的合理性、預算金額的合規性等。審核通過后，報公司管理層審批。公司管理層根據公司相關規定和實際情況進行審批，審批通過的采購申請進入采購實施階段。（三）采購實施1.選擇采購方式：采購部門根據采購項目的特點、金額等因素，選擇合適的采購方式，并按照相應的采購程序組織實施。2.編制采購文件：根據選定的采購方式，編制招標文件、談判文件、詢價通知書等采購文件，明確采購項目的各項要求和標準。3.發布采購信息：按照規定的渠道發布采購信息，邀請潛在供應商參與投標或報價。4.組織開標、評標、談判、詢價等活動：采購部門組織相關人員按照采購文件規定的程序進行開標、評標、談判、詢價等活動，確定成交供應商。（四）合同簽訂采購部門與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括采購項目的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。采購合同簽訂后，報公司財務部門、審計部門備案。（五）采購驗收1.采購項目到貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備工作。2.需求部門會同相關技術人員、質量管理人員等組成驗收小組，按照采購合同和相關標準對采購物品或服務進行驗收。驗收內容包括數量、規格、質量、性能等方面。3.驗收合格后，驗收小組填寫《采購驗收報告》，經各方簽字確認后，作為采購項目付款和資產入賬的依據。如驗收不合格，采購部門應及時與供應商協商解決，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施。（六）采購付款1.采購部門根據采購合同約定，在供應商履行交貨義務并提供合格發票后，填寫《付款申請表》，附上采購合同、驗收報告、發票等相關憑證，報財務部門審核。2.財務部門對付款申請進行審核，審核內容包括采購合同的執行情況、發票的真實性和合法性、資金支付的合規性等。審核通過后，報公司管理層審批。3.公司管理層審批通過后，財務部門按照規定的流程辦理付款手續。七、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、供應商壟斷、原材料供應短缺等。2.質量風險：采購的物品或服務不符合質量要求，影響公司運營。3.合同風險：采購合同條款不合理、不完善，導致公司權益受損。4.供應商風險：供應商違約、破產、經營不善等，影響采購項目的順利實施。5.法律風險：采購活動違反法律法規，引發法律糾紛。（二）風險評估1.采購部門會同相關部門對識別出的風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，對風險進行分類分級，確定重點關注的風險領域。（三）風險應對1.針對市場風險，可以通過建立價格預警機制、拓展供應商渠道、簽訂長期合同等方式進行應對。2.對于質量風險，加強采購過程中的質量控制，嚴格驗收標準，要求供應商提供質量保證承諾等。3.合同風險方面，加強合同管理，由專業法律人員審核合同條款，確保合同合法合規、條款清晰明確。4.為應對供應商風險，加強供應商管理，增加備用供應商，定期評估供應商信用狀況等。5.法律風險防范方面，加強對采購人員的法律培訓，確保采購活動依法依規進行。八、監督與檢查（一）內部審計監督審計部門定期對采購項目進行審計，檢查采購活動的合法性、合規性和效益性。審計內容包括采購計劃的執行情況、采購方式的選擇、供應商管理、合同簽訂與執行、采購資金支付等方面。（二）財務監督財務部門對采購資金的使用情況進行監督，審核采購發票等報銷憑證的真實性、合法性和完整性，確保采購資金支付合理、合規。（三）采購