測繪成果及資料檔案管理制度一、總則1.目的為了加強公司測繪成果及資料檔案的管理，確保測繪成果及資料的安全、完整、有效利用，提高公司測繪工作水平和質量管理效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及測繪成果及資料檔案管理的部門和人員，包括但不限于測繪項目組、資料室、檔案室等。3.定義（1）測繪成果：指通過測繪活動所獲得的各種數據、圖件、報告等資料，包括地形測量成果、工程測量成果、地籍測量成果、地理信息系統數據等。（2）資料檔案：指與測繪項目相關的各類文件、資料、圖表、記錄等，包括測繪合同、技術設計書、原始觀測數據、計算資料、圖件清繪、檢查驗收記錄、成果報告等。二、職責分工1.項目負責人職責（1）負責組織本項目測繪工作的實施，確保測繪成果質量符合相關標準和要求。（2）按照檔案管理規定，及時整理、收集本項目的資料檔案，對資料的完整性、準確性負責。（3）在項目完成后，向資料室提交完整的測繪成果及資料檔案，并辦理交接手續。2.資料室職責（1）負責公司測繪資料檔案的集中統一管理，制定資料檔案管理制度并組織實施。（2）接收、審核各項目提交的測繪成果及資料檔案，進行分類、編號、登記、上架保管。（3）建立資料檔案檢索系統，方便查詢和利用。（4）對資料檔案進行定期檢查、維護，確保資料檔案的安全和完整。3.檔案室職責（1）負責公司測繪成果及資料檔案的長期保存和保密工作。（2）按照國家有關檔案管理的法律法規和公司規定，對檔案進行整理、編目、裝訂、歸檔等工作。（3）提供檔案查閱、借閱服務，嚴格執行檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全。4.公司管理層職責（1）負責審批測繪成果及資料檔案管理制度和重大檔案管理事項。（2）監督檢查測繪成果及資料檔案管理工作的執行情況，對違反制度的行為進行處理。（3）保障測繪成果及資料檔案管理工作所需的資源和條件。三、測繪成果管理1.成果生產（1）測繪項目應按照國家和行業相關標準、規范以及公司制定的技術設計書進行組織實施。項目負責人應嚴格控制測繪過程，確保成果質量。（2）測繪原始數據和資料應及時記錄、整理，做到真實、準確、完整。記錄應使用規定的格式和符號，字跡清晰，數據準確。（3）測繪成果的計算、處理應采用合法、有效的方法和軟件，計算過程和結果應進行嚴格審核，確保成果精度符合要求。2.成果質量檢查（1）測繪成果實行三級檢查制度，即作業員自檢、項目組互檢和質量管理部門專檢。（2）作業員應在完成每一項測繪任務后進行自檢，對發現的問題及時進行修改。（3）項目組在作業員自檢的基礎上，組織互檢。互檢應認真、細致，對發現的問題進行記錄，并要求作業員進行整改。（4）質量管理部門應按照規定的比例和方法對測繪成果進行專檢，專檢合格后方可提交驗收。3.成果驗收（1）測繪成果完成后，應及時提交驗收。驗收工作應由公司質量管理部門組織，邀請相關專家和委托方代表參加。（2）驗收應依據國家和行業相關標準、規范以及合同要求進行，對成果的質量、完整性、準確性等方面進行全面檢查。（3）驗收合格的測繪成果應出具驗收報告，驗收報告應包含成果概況、驗收依據、驗收方法、驗收結論等內容。（4）對驗收不合格的測繪成果，應要求項目組進行整改，整改后重新提交驗收，直至驗收合格為止。4.成果交付（1）測繪成果經驗收合格后，項目負責人應按照合同要求及時向委托方交付成果。交付成果應包括紙質圖件、電子數據、成果報告等，并辦理交付手續。（2）交付成果應確保其準確性、完整性和可讀性，交付的電子數據應符合相關格式要求，并進行備份。（3）在交付成果時，應向委托方提供必要的技術說明和售后服務承諾，解答委托方在使用過程中遇到的問題。四、資料檔案收集與整理1.資料收集范圍（1）測繪項目從立項到成果交付全過程中形成的各類文件、資料、圖表、記錄等，包括測繪合同、技術設計書、原始觀測數據、計算資料、圖件清繪、檢查驗收記錄、成果報告等。（2）與測繪業務相關的法律法規、標準規范、行業動態等文件資料。（3）公司內部關于測繪項目管理、質量管理、技術創新等方面的文件、通知、總結等。2.收集要求（1）項目負責人應在測繪項目實施過程中，及時收集本項目產生的各類資料，確保資料的完整性和準確性。（2）資料應按照類別進行初步整理，同一類資料應集中存放，并標注清楚項目名稱、資料名稱、日期等關鍵信息。（3）對于重要的原始資料和電子數據，應進行備份保存，備份介質應定期進行檢查和更新，確保數據的安全性。3.整理原則（1）資料檔案整理應遵循真實性、系統性、完整性、準確性的原則，確保資料能夠真實反映測繪項目的全過程。（2）按照檔案管理的分類方法，對資料進行分類整理，同一項目的資料應按照一定的邏輯順序排列，便于查閱和管理。（3）對每份資料進行編號，編號應具有唯一性，便于標識和檢索。編號應按照一定的規則編制，體現項目名稱、資料類別、順序號等信息。4.整理方法（1）紙質資料應進行分類裝訂，裝訂應牢固、整齊，頁面應平整。對于圖紙類資料，應折疊成A4紙大小并裝訂成冊。（2）電子資料應按照分類目錄進行存儲，文件命名應規范，體現項目名稱、資料內容、日期等信息。電子資料應定期進行整理和備份，確保數據的可讀性和可用性。（3）對整理好的資料檔案應編制目錄，目錄應包含資料編號、名稱、日期、來源等信息，方便查詢和檢索。五、資料檔案歸檔1.歸檔流程（1）項目完成后，項目負責人應及時將整理好的測繪成果及資料檔案提交給資料室。提交資料時應填寫資料交接清單，注明資料的名稱、數量、交接日期等信息。（2）資料室收到項目提交的資料后，應進行認真審核，檢查資料的完整性、準確性和規范性。對于不符合要求的資料，應退回項目組進行補充或整改。（3）審核通過的資料檔案，資料室應按照檔案管理規定進行分類、編號、登記，并上架保管。同時，應建立資料檔案電子臺賬，記錄資料的基本信息和存放位置。2.歸檔時間測繪項目成果及資料檔案應在項目驗收合格后[X]個工作日內歸檔。對于重大項目或有特殊要求的項目，應按照公司規定的時間節點及時歸檔。3.歸檔要求（1）歸檔的資料檔案應確保其真實性、完整性和準確性，不得隨意篡改或缺失。（2）歸檔的資料檔案應按照規定的格式和要求進行整理，紙質資料應裝訂整齊、規范，電子資料應存儲在規定的介質上，并確保數據的可讀性。（3）歸檔的資料檔案應進行分類存放，不同項目、不同類別的資料應分開存放，便于管理和查詢。同時，應建立相應的索引和標識，方便快速定位和查找資料。六、資料檔案保管1.保管環境要求（1）資料室和檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管的要求。溫度一般控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。（2）資料室和檔案室應配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防塵等設備，確保檔案的安全保管。消防設備應定期進行檢查和維護，確保其性能良好。（3）資料檔案應存放在專用的檔案柜或貨架上，檔案柜和貨架應牢固、整潔，便于分類存放和查找。對于電子檔案，應存儲在專用的存儲設備上，并定期進行備份和檢查。2.保管期限規定（1）測繪成果及資料檔案的保管期限應根據國家有關規定和公司實際情況確定。一般分為短期、中期和長期保管。（2）短期保管期限為[X]年，主要包括一般性的測繪項目資料、臨時使用的技術文件等。（3）中期保管期限為[X]年，主要包括重要的測繪項目資料、涉及一定保密內容的文件等。（4）長期保管期限為[X]年以上，主要包括具有長期保存價值的測繪成果、基礎性測繪資料、涉及公司核心技術和商業秘密的文件等。3.保管期間維護（1）資料室和檔案室應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。檢查內容包括檔案的存放位置、數量、狀態等，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理。（2）對于紙質檔案，應定期進行翻曬、除塵等維護工作，防止紙張發黃、變脆、蟲蛀等。對于電子檔案，應定期進行數據備份和設備維護，確保數據的安全性和可用性。（3）檔案管理人員應嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自涂改、銷毀、出借檔案。如需查閱、借閱檔案，應按照規定辦理相關手續。七、資料檔案查閱與借閱1.查閱規定（1）公司內部人員因工作需要查閱測繪成果及資料檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經部門負責人審批后，到資料室查閱。（2）資料室應按照規定的范圍和要求提供查閱服務，查閱人員應在指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出資料室。查閱時應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、污損。（3）查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還資料室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。資料室管理人員應檢查檔案的完整性和準確性，如有問題應及時記錄并報告。2.借閱規定（1）公司內部人員因工作需要借閱測繪成果及資料檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、預計歸還時間等信息，經部門負責人和公司管理層審批后，到資料室辦理借閱手續。（2）借閱人員應按照審批的借閱期限及時歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。逾期未還的，資料室應及時催還，并按照規定進行處理。（3）借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的責任。3.保密要求（1）查閱和借閱測繪成果及資料檔案時，查閱和借閱人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案中的機密信息。（2）對于涉及公司商業秘密、技術秘密等重要檔案，應采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、簽訂保密協議等。（3）檔案管理人員應對查閱和借閱情況進行記錄，對違反保密規定的行為應及時報告公司管理層，并采取相應的措施進行處理。八、資料檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則（1）測繪成果及資料檔案鑒定應遵循全面審查、準確判斷、及時處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（2）鑒定工作應依據國家有關規定和公司制定的檔案保管期限表進行，結合檔案的實際價值和公司的發展需求，確定檔案的存毀。2.鑒定組織與程序（1）公司應成立檔案鑒定小組，由公司管理層、資料室、檔案室等相關人員組成。檔案鑒定小組負責組織和實施檔案鑒定工作。（2）檔案鑒定小組應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，逐卷逐件地審查檔案的內容和價值。鑒定過程中應充分聽取各方面的意見，確保鑒定結果的公正性和客觀性。（3）經鑒定確定為無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數量、銷毀原因等信息，經公司管理層審批后進行銷毀。3.銷毀方式與要求（1）檔案銷毀應采取安全、有效的方式進行，確保檔案信息無法恢