物業公司行政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強物業公司行政檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業公司各部門及全體員工。（三）檔案定義行政檔案是指物業公司在行政管理活動中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：行政檔案由物業公司綜合管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則：檔案內容必須真實、準確地反映公司行政管理活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集公司行政管理活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：優化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司各部門及員工利用檔案。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部門1.負責制定和完善行政檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司行政檔案，包括文件收發、登記、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全與完整。4.指導、監督各部門的檔案管理工作，開展檔案業務培訓。5.負責檔案信息化建設，提高檔案管理的信息化水平。（二）各部門1.設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。2.按照檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交綜合管理部門。3.配合綜合管理部門做好檔案的清查、核對等工作，積極利用檔案為部門工作服務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發的與公司相關的文件、指示、通知等。2.公司制定的各類規章制度、工作計劃、總結、報告、會議紀要等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協議、意向書等。4.公司內部的各類請示、報告、審批文件、人事檔案、財務檔案、工程檔案、客戶檔案等。5.公司組織的各類活動形成的文件、資料、照片、錄像等。6.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應定期對本部門的文件資料進行清理，及時將應歸檔的文件資料收集起來。3.對于重要文件和緊急文件，應及時收集并移交綜合管理部門。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、財務審計類、人事檔案類、客戶檔案類等類別。2.組卷：將具有內在聯系的文件材料組合成案卷，每卷厚度一般不超過20mm。3.排列：按照類別和時間順序對案卷進行排列。4.編號：為每個案卷編制唯一的檔號，檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號為公司代碼，目錄號為檔案類別代碼，案卷號為該類別下的案卷順序號。5.編目：編制案卷目錄、卷內文件目錄等檢索工具，便于查找和利用檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔。2.對于重大活動、重要項目形成的檔案，應在活動結束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應齊全完整、字跡清楚、簽署完備、格式規范。2.歸檔的電子文件應確保內容真實、完整，格式符合長期保存要求，并進行有效的備份。3.各部門應填寫檔案移交清單，詳細注明移交檔案的名稱、數量、日期等信息，雙方簽字確認后，將檔案移交綜合管理部門。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）保管措施1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、溫濕度控制設備等。3.建立檔案庫房管理制度，定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保庫房環境符合要求。4.對電子檔案應進行異地備份，防止數據丟失。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規原則：嚴格遵守國家有關法律法規和公司檔案管理制度，確保檔案利用合法合規。2.服務公司原則：積極為公司各部門及員工提供檔案利用服務，促進公司各項工作的開展。3.確保安全原則：在檔案利用過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。（二）利用方式1.查閱：公司內部人員因工作需要查閱檔案的，可到綜合管理部門檔案查閱室進行查閱。查閱人員應填寫檔案查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、目的、時間等信息。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和綜合管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記綜合管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱或借閱檔案的人員姓名、部門、時間、檔案名稱、利用目的等信息。檔案利用登記應長期保存，以便查詢和統計。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對檔案進行鑒定，準確判定檔案的保存價值，及時剔除失去保存價值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、相關業務部門負責人及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進行審查，根據檔案的內容、來源、時間等因素，確定其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行分析比較，判斷其保存價值的高低。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經公司分管領導批準后，由綜合管理部門負責組織銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底。監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行數據掛接和存儲。2.檔案數據庫建設：建立檔案目錄數據庫和全文數據庫，實現檔案信息的集中管理和共享。3.檔案管理系統應用：利用檔案管理系統進行檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等業務操作，提高檔案管理的自動化程度。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統的安全防護。2.采取數據備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等安全措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.定期對檔案信息化系統進行安全檢查和評估，及時發現和解決安全問題。八、檔案管理人員職責（一）綜合管理部門檔案管理人員職責1.認真貫徹執行檔案管理制度，做好檔案管理的各項工作。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等具體業務操作。3.維護檔案庫房的正常秩序，確保檔案安全。4.積極開展檔案信息化建設，提高檔案管理的信息化水平。5.定期對檔案管理工作進行總結和分析，提出改進意見和建議。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。2.協助綜合管理部門做好檔案的清查、核對等工作。3.積極為本部門員工提供檔案利用服務，促進部門工作開展。九、監督與考核（一）監督檢查1.綜合管理部門定期對各部門的檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對監督檢查中發現的問題，及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，將檔