物業運營公司費用管理制度總則目的為加強公司財務管理，規范費用支出行為，提高資金使用效益，保障公司各項工作的順利開展，特制定本費用管理制度。適用范圍本制度適用于物業運營公司及所屬各部門、項目。基本原則1.合法性原則：費用支出必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.合理性原則：各項費用支出應與公司業務活動相關，具有合理的必要性和經濟性。3.預算控制原則：嚴格執行預算管理，確保費用支出在預算范圍內。4.審批規范原則：明確審批流程和權限，確保費用支出經過有效審批。費用分類及管理規定辦公費用1.定義：指公司日常辦公所需的文具、紙張、印刷品、辦公設備耗材等費用。2.管理規定各部門根據實際需求制定月度辦公用品采購計劃，經部門負責人審核后報行政部門匯總。行政部門統一采購辦公用品，建立采購臺賬，記錄采購時間、品種、數量、金額等信息。辦公用品領用實行登記制度，領用人需簽字確認。嚴格控制辦公用品的浪費，鼓勵節約使用。差旅費1.定義：指員工因公務出差所發生的交通、住宿、餐飲等費用。2.管理規定員工出差需填寫出差申請表，注明出差事由、地點、時間等，經部門負責人及分管領導審批后執行。差旅費標準按照公司相關規定執行，具體標準根據地區差異分為不同檔次。員工應選擇經濟實惠的交通方式，住宿應符合公司規定的標準，餐飲費用應合理控制。出差結束后，員工應在規定時間內報銷差旅費，提供相關票據并填寫報銷單，經審批后到財務部門辦理報銷手續。業務招待費1.定義：指公司為開展業務活動需要而發生的宴請、禮品、娛樂等費用。2.管理規定業務招待應遵循必要、適度、從簡的原則，嚴格控制招待費用支出。業務招待需提前填寫業務招待申請表，注明招待對象、事由、預計金額等，經部門負責人及分管領導審批后執行。招待費用應取得合法有效的票據，報銷時應注明招待事由、參與人員等信息。嚴禁以業務招待為名進行公款吃喝、高消費娛樂等違規行為。車輛費用1.定義：指公司車輛發生的燃油費、過路費、停車費、維修保養費、保險費等費用。2.管理規定車輛實行專人管理，駕駛員負責車輛的日常使用和維護。建立車輛費用臺賬，記錄每輛車的費用支出情況。燃油費、過路費、停車費等憑有效票據報銷，維修保養費需提前填寫維修申請單，經審批后到指定維修廠維修，報銷時提供維修清單和發票。車輛保險費由公司統一辦理，按照規定的保險險種和金額進行投保。通訊費用1.定義：指員工因工作需要發生的手機話費、固定電話費等費用。2.管理規定公司根據員工崗位性質制定通訊費用補貼標準，按月發放。員工如需報銷額外的通訊費用，需提供相關票據，并注明與工作相關的通話內容或用途，經部門負責人審批后報銷。嚴禁利用公司通訊費用補貼從事與工作無關的活動。費用審批流程一般費用審批流程1.費用報銷人填寫費用報銷單，詳細注明費用事由、金額、附件張數等信息，并粘貼好相關票據。2.部門負責人對費用的真實性、合理性進行審核，簽字確認。3.財務部門對費用報銷單及相關票據進行審核，檢查票據的合法性、完整性，核對費用是否在預算范圍內，審核無誤后簽字。4.分管領導根據審批權限進行審批，簽字同意報銷。5.總經理對重大費用支出或超出分管領導審批權限的費用進行最終審批。6.財務部門根據審批后的報銷單進行報銷支付。特殊費用審批流程對于預算外費用、大額費用（具體金額標準由公司另行規定）等特殊費用，除按照一般費用審批流程外，還需提交專項報告，詳細說明費用支出的必要性、合理性及資金來源等情況，經公司管理層集體研究決定后方可報銷。費用預算管理預算編制1.各部門應于每年末根據公司年度經營目標和本部門工作計劃，編制下一年度費用預算。2.費用預算應包括各項費用的明細項目、金額、預計發生時間等內容，確保預算的準確性和完整性。3.預算編制過程中，各部門應充分考慮業務發展需求和成本控制要求，進行合理預測和估算。預算審批1.各部門編制的費用預算經部門負責人審核后報財務部門匯總。2.財務部門對各部門預算進行審核和平衡，形成公司年度費用預算草案。3.年度費用預算草案提交公司管理層審批，經批準后下達各部門執行。預算執行與控制1.各部門應嚴格按照預算執行費用支出，不得超預算支出。2.財務部門定期對預算執行情況進行監控和分析，及時發現偏差并提出預警。3.對于預算執行過程中因特殊原因需要調整預算的，應按照規定的程序進行申請和審批。費用報銷管理報銷憑證要求1.費用報銷必須提供合法有效的票據，票據應符合國家稅收法規及公司財務制度的規定。2.票據內容應真實、完整，包括發票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務內容、金額等信息。3.發票應加蓋發票專用章，收據等非發票類票據應加蓋收款單位財務專用章。報銷時間規定1.員工應在費用發生后及時報銷，一般應在一個月內辦理報銷手續。2.對于出差費用等特殊情況，報銷時間可適當延長，但最長不得超過三個月。報銷方式1.員工可通過線上報銷系統或線下填寫報銷單的方式進行費用報銷。2.線上報銷系統應具備費用錄入、審批流程跟蹤、報銷進度查詢等功能，方便員工和財務部門操作。費用監督與檢查內部審計1.公司內部審計部門定期對費用支出情況進行審計，檢查費用支出的合規性、合理性和真實性。2.審計部門應制定審計計劃，明確審計范圍、內容和方法，對發現的問題及時提出整改意見。財務檢查1.財務部門定期對各部門費用支出情況進行檢查，核對費用報銷憑證、賬目記錄等是否準確無誤。2.財務檢查可采用抽查、全面檢查等方式進行，對發現的問題及時督促整改。員工監督1.鼓勵員工對費用支出中的違規行為進行監督和舉報，公司將對舉報屬實的員工給予獎勵。2.員工發現費用支出存在問題時，可向部門負責人、財務部門或公司管理層反映情況。違規處理對于違反本制度規定的費用支出行為，公司將視情節輕重給予以下處理：1.責令改正：要求相關責任人立即停止違規行為，糾正錯誤。2.追回款項：對于已報銷的違規費用，責令責任人退還公司。3.警告處分：對違規責任人給予警告，提醒其遵守公司制度。4.罰款：根據違規情節嚴重程度，對責任人處以一