電力公司會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強電力公司會計檔案管理，規范會計檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規定，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電力公司總部及所屬各單位的會計檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會計檔案，是指電力公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。具體包括：1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；2.會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿；3.財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；4.其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（四）管理原則會計檔案管理遵循統一領導、分級管理的原則，確保會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。二、會計檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司會計檔案管理制度，并組織實施和監督檢查。2.接收、整理、保管公司各部門移交的會計檔案，建立會計檔案保管清冊。3.按照規定對會計檔案進行分類、編號、裝訂、上架等整理工作，確保會計檔案的整齊、規范。4.負責會計檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，嚴格按照規定辦理相關手續，保證會計檔案的安全。5.定期對會計檔案進行清查、核對，確保會計檔案的賬實相符。6.根據國家有關規定和公司實際情況，提出會計檔案銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，報經批準后組織實施銷毀工作。7.負責會計檔案信息化建設，推進會計檔案的電子化管理，提高會計檔案管理效率和利用水平。（二）財務部門職責1.負責按照國家統一的會計制度和公司財務管理制度的要求，及時、準確地編制和整理會計憑證、賬簿、財務會計報告等會計資料，并定期向檔案管理部門移交。2.協助檔案管理部門做好會計檔案的整理、分類、編號等工作，提供必要的業務指導和支持。3.按照規定的審批程序，辦理會計檔案的查閱、借閱手續，確保會計檔案的合理使用。4.參與會計檔案的鑒定、銷毀等工作，提供財務專業意見。（三）其他部門職責1.各部門應指定專人負責本部門會計資料的收集、整理，并在規定時間內移交檔案管理部門。2.在會計檔案管理過程中，各部門應積極配合檔案管理部門和財務部門的工作，提供必要的協助和支持。三、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.財務部門應按照會計核算的流程和要求，及時收集各類會計憑證、賬簿、財務會計報告等會計資料。2.對于原始憑證，應確保其內容真實、完整、合法，手續齊全，與記賬憑證所記錄的經濟業務相符。3.記賬憑證應按照編號順序整理，所附原始憑證應齊全、合規，并折疊整齊，與記賬憑證一并裝訂。4.會計賬簿應在年度終了后，及時打印并整理成冊，包括總賬、明細賬、日記賬等。對于固定資產卡片，應在固定資產報廢、出售等處置后，及時整理歸檔。5.財務會計報告應按照規定的格式和內容編制，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告，并確保其數據準確、內容完整。（二）整理方法1.會計憑證的整理去除憑證上的金屬物，如回形針、訂書釘等。對憑證進行分類，按照收款憑證、付款憑證、轉賬憑證的順序排列。將同類憑證按編號順序整理，每25張或50張裝訂一冊，不足的單獨裝訂。在憑證封面注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止編號、憑證張數等信息，并由裝訂人員和會計主管人員簽字或蓋章。2.會計賬簿的整理將打印好的賬簿按總賬、明細賬、日記賬等分類。對于活頁式賬簿，應去除空白頁，并按科目順序整理編號，加裝封面和封底，裝訂成冊。在賬簿封面注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等信息，并由記賬人員和會計主管人員簽字或蓋章。3.財務會計報告的整理將月度、季度、半年度、年度財務會計報告按時間順序整理。在報告封面注明單位名稱、報告期間、報告種類等信息，并由單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽字并蓋章。4.其他會計資料的整理銀行存款余額調節表、銀行對賬單應按月或按季整理，與相關會計憑證對應存放。納稅申報表應按年度整理，與相關會計資料一并歸檔。會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應按照規定格式填寫，一式多份，分別由檔案管理部門、財務部門等留存。四、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限如下：1.會計憑證，保管期限為30年。2.會計賬簿，總賬、明細賬、日記賬保管期限為30年，固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務會計報告，月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年，年度財務會計報告保管期限為永久。4.其他會計資料，銀行存款余額調節表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書保管期限為永久。（二）保管地點1.公司應設立專門的會計檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設施，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案保管庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合國家有關規定。3.電子會計檔案應存儲在磁性介質或光盤等存儲設備上，并定期進行備份，異地存放。備份存儲設備應與原存儲設備分開保管，存放地點應具備安全防護措施。（三）保管要求1.檔案管理部門應按照會計檔案的類別、保管期限等進行分類存放，并建立會計檔案保管清冊，詳細記錄會計檔案的名稱、數量、起止日期、保管期限等信息。2.對于紙質會計檔案，應按照編號順序上架存放，便于查閱和管理。同時，應在檔案盒或檔案袋上注明檔案名稱、年度、月份等信息。3.對于電子會計檔案，應按照存儲設備的編號順序存放，并建立電子會計檔案目錄，注明檔案名稱、存儲位置、存儲時間等信息。電子會計檔案應定期進行檢查，確保數據的完整性和可讀性。4.會計檔案管理人員應定期對會計檔案進行清查、核對，如發現會計檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施進行處理。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱規定1.本公司內部人員因工作需要查閱會計檔案時，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。2.檔案管理部門應根據審批意見，安排專人陪同查閱，并在指定地點進行查閱。查閱人員不得擅自將會計檔案帶出指定地點，不得在會計檔案上涂畫、標記、拆封和抽換。3.查閱會計檔案時，應使用專門的查閱工具，如復印件、摘抄等，不得直接在會計檔案原件上進行操作。如需復印會計檔案，應經檔案管理部門負責人批準，并在復印件上加蓋檔案管理部門公章。4.查閱人員對查閱過程中知悉的會計檔案內容負有保密義務，不得泄露給無關人員。（二）借閱規定1.外單位因工作需要借閱本公司會計檔案時，應持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，經本公司檔案管理部門負責人和財務部門負責人審批同意后，方可辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱會計檔案時，應填寫《會計檔案借閱登記表》，注明借閱單位名稱、借閱人姓名、借閱時間、歸還時間等信息，并由借閱人和檔案管理人員簽字確認。4.借閱人員應妥善保管所借閱的會計檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播會計檔案內容。如發現會計檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并承擔相應責任。5.借閱人員歸還會計檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后在《會計檔案借閱登記表》上注明歸還時間，并由借閱人員簽字確認。六、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.公司應定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定。鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織財務部門及相關業務部門的人員共同進行。2.鑒定小組應根據國家有關規定和公司實際情況，對會計檔案的保管期限、價值等進行全面審查，提出鑒定意見。3.對于仍有保存價值的會計檔案，應重新確定保管期限，并繼續保管；對于確無保存價值的會計檔案，應提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.經鑒定可以銷毀的會計檔案，應編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細記錄會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.《會計檔案銷毀清冊》應經單位負責人、檔案管理部門負責人、財務部門負責人簽字同意后，報上級主管部門備案。3.銷毀會計檔案時，應由檔案管理部門、財務部門等共同派員監銷。監銷人員應認真核對會計檔案銷毀清冊與實際銷毀的會計檔案是否一致，確保銷毀工作的合規性。4.銷毀完畢后，監銷人員應在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監銷情況報告單位負責人。七、會計檔案信息化管理（一）信息化建設要求1.公司應積極推進會計檔案信息化建設，采用先進的信息技術手段，實現會計檔案的電子化管理。2.會計檔案信息化系統應具備會計檔案的收集、整理、存儲、查閱、借閱、鑒定、銷毀等功能，確保會計檔案管理工作的規范化、自動化和高效化。3.電子會計檔案應符合國家有關電子文件管理的規定，具備可讀性、完整性、真實性和安全性。電子會計檔案應采用加密存儲、備份等技術手段，防止數據丟失、篡改和泄露。（二）電子會計檔案的管理1.財務部門應按照規定及時將電子會計檔案移交檔案管理部門，并確保電子會計檔案的格式規范、內容完整。2.檔案管理部門應將接收的電子會計檔案進行分類、編號、存儲，并建立電子會計檔案目錄，便于查