學術會議組織舉辦管理制度?

學術會議組織舉辦管理制度一、總則1.為規范我院學術會議的組織與舉辦工作，提高學術交流質量，促進醫院學科發展和學術水平提升，特制定本制度。2.本制度適用于以我院名義主辦或承辦的各類學術會議，包括國內、國際學術會議，學術研討會、學術講座等。3.學術會議的組織舉辦應遵循科學性、創新性、實用性原則，符合國家法律法規和醫院相關規定。二、組織管理機構1.學術會議領導小組成立由醫院主管領導、各學科帶頭人組成的學術會議領導小組，負責統籌規劃醫院學術會議工作，審批重大學術會議的舉辦方案，協調解決會議籌備和舉辦過程中的重大問題。2.學術會議工作小組由科研處牽頭，聯合醫院辦公室、財務處、后勤保障處等相關部門組成學術會議工作小組。負責具體落實學術會議的策劃、組織、實施和總結等工作。-科研處：負責學術會議的主題策劃、學術內容審核、專家邀請、會議資料整理等工作；-醫院辦公室：負責會議的對外聯絡、文件起草與發布、會議通知、參會人員登記等工作；-財務處：負責會議經費的預算編制、經費管理和報銷審核等工作；-后勤保障處：負責會議場地安排、設備設施保障、餐飲住宿安排、安全保衛等工作。三、會議籌備1.會議申請-擬舉辦學術會議的科室或部門應提前[X]個月向科研處提交《學術會議舉辦申請表》，詳細說明會議的主題、目的、時間、地點、規模、主要議程、經費預算等內容。-科研處對申請進行初步審核，符合條件的提交學術會議領導小組審批。2.會議策劃-會議申請獲批后，由科研處組織相關人員制定詳細的會議策劃方案，包括會議主題、日程安排、演講嘉賓邀請、參會人員范圍、宣傳推廣計劃、經費預算等內容。-策劃方案應明確各工作小組的職責和任務，確保會議籌備工作有序進行。3.嘉賓邀請-根據會議主題和內容，由科研處負責邀請國內外知名專家學者擔任演講嘉賓或會議主持。邀請嘉賓應提前[X]周發出正式邀請函，明確會議時間、地點、主題、演講要求等信息。-對于重要嘉賓，應安排專人負責接待，確保嘉賓的行程安排和生活需求得到妥善照顧。4.會議宣傳-醫院辦公室負責制定會議宣傳推廣計劃，通過醫院官網、微信公眾號、學術期刊、行業網站等多種渠道發布會議信息，吸引相關領域的專業人員參會。-宣傳內容應包括會議主題、時間、地點、演講嘉賓、會議議程、報名方式等詳細信息，同時制作會議宣傳海報、宣傳冊等資料，提高會議的知名度和影響力。5.會議報名-設立專門的會議報名渠道，如在線報名系統、電子郵箱、電話等，方便參會人員報名。報名截止日期應提前[X]天確定，并在宣傳資料中明確告知。-醫院辦公室負責對報名信息進行整理和統計，及時掌握參會人員情況，為會議的后續安排提供依據。6.經費預算與管理-財務處根據會議策劃方案，會同科研處編制詳細的會議經費預算，包括場地租賃、設備租賃、專家酬金、餐飲住宿、宣傳推廣、資料印刷等各項費用。-會議經費應專款專用，嚴格按照預算執行。經費報銷應符合醫院財務管理制度，憑有效票據經相關負責人審批后報銷。四、會議舉辦1.會議報到-后勤保障處負責在會議報到地點設置接待臺，安排專人負責接待參會人員，發放會議資料、證件等物品。-會議資料應包括會議手冊、論文集、參會指南等，確保參會人員能夠及時了解會議安排和相關信息。2.會議組織-會議期間，各工作小組應按照職責分工，密切配合，確保會議的順利進行。科研處負責會議學術內容的組織和協調，保證演講環節的質量和秩序；醫院辦公室負責會議現場的簽到、攝影攝像、會議記錄等工作；后勤保障處負責場地設備的正常運行、餐飲供應、安全保衛等工作。-會議主持人應嚴格按照會議議程掌控時間，確保各項議程按時完成。同時，要積極引導參會人員參與互動交流，營造良好的學術氛圍。3.會議安全-后勤保障處負責制定會議安全應急預案，確保會議期間參會人員的人身安全和財產安全。加強對會議場地的安全檢查，配備必要的消防設備和安全設施，做好突發事件的應急準備工作。-會議期間，要加強對參會人員的安全教育，提醒注意個人財物安全和交通安全。五、會議總結1.會議評估-會議結束后，由科研處負責組織參會人員對會議進行評估，通過問卷調查、現場訪談等方式收集參會人員對會議主題、學術內容、組織安排、服務保障等方面的意見和建議。-對會議評估結果進行分析總結，找出存在的問題和不足之處，為今后的會議舉辦提供參考。2.資料歸檔-醫院辦公室負責收集會議相關資料，包括會議策劃方案、邀請函、會議通知、報名信息、會議資料、演講課件、會議照片、視頻等，進行整理歸檔，妥善保存。-科研處負責整理會議論文集，如有需要，可推薦優秀論文在相關學術期刊發表，擴大會議的學術影響力。3.經費結算-財務處負責對會議經費進行結算，核對各項費用支出是否符合預算和財務制度規定。對經費使用情況進行總結