鄉鎮衛生院后勤物資采購申請管理制度?

一、目的為加強鄉鎮衛生院后勤物資采購申請管理，規范采購申請流程，確保后勤物資的及時供應、合理使用，保障衛生院各項工作的正常運轉，結合本院實際情況，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于鄉鎮衛生院各科室后勤物資的采購申請活動。后勤物資包括但不限于辦公用品、清潔用品、維修材料、被服、醫療設備配件等非醫療藥品類物資。三、職責分工1.使用科室：負責根據實際工作需求，提出后勤物資采購申請，并詳細說明物資的名稱、規格、型號、數量、用途等信息。2.后勤管理部門：-負責對各科室提交的采購申請進行初步審核，檢查申請內容的完整性、合理性。-根據審核結果，結合庫存情況，制定采購計劃，并提交分管領導審批。-負責采購申請的跟蹤落實，及時與供應商溝通，確保物資按時、按質、按量供應。3.財務部門：參與采購申請的審核，從預算控制、資金安排等方面進行審查，確保采購申請符合財務規定和醫院預算安排。4.分管領導：負責對采購計劃進行最終審批，確保采購申請符合醫院整體發展和工作需要。四、采購申請流程1.需求提出：-各科室應根據實際工作需要，定期或不定期提出后勤物資采購申請。對于常用物資，可按照以往使用量和庫存情況，制定定期采購計劃；對于臨時性、突發性的物資需求，應及時提交采購申請。-科室填寫《后勤物資采購申請表》，詳細列出物資名稱、規格、型號、數量、用途、預計使用時間等信息。申請表由科室負責人簽字確認。2.初步審核：-各科室將填寫完整的《后勤物資采購申請表》提交至后勤管理部門。-后勤管理部門收到申請后，對申請內容進行初步審核。審核內容包括：物資名稱、規格、型號等信息是否準確清晰；數量是否合理，是否與科室實際需求相符；用途是否明確；是否有可替代物資等。-后勤管理部門結合庫存情況，對采購申請進行調整。如庫存充足，可直接調配使用，不再進行采購申請；如庫存不足，根據庫存預警標準和實際需求，確定最終的采購數量。-初步審核通過后，后勤管理部門在《后勤物資采購申請表》上簽署審核意見，并將申請表提交至財務部門。3.財務審核：-財務部門收到后勤管理部門提交的《后勤物資采購申請表》后，從預算控制、資金安排等方面進行審核。-檢查采購申請是否在科室預算范圍內，是否符合醫院整體財務規劃。對于超出預算的采購申請，財務部門應注明情況，并要求申請科室說明原因，必要時提交院長辦公會審議。-財務審核通過后，在《后勤物資采購申請表》上簽署審核意見，將申請表返回后勤管理部門。4.審批決策：-后勤管理部門將經過財務審核的《后勤物資采購申請表》匯總整理，形成采購計劃，提交分管領導審批。-分管領導根據醫院整體工作安排、物資需求情況以及預算執行情況等，對采購計劃進行最終審批。對于重大采購項目或特殊物資采購申請，分管領導可組織相關部門進行論證后再做出審批決定。-審批通過后，分管領導在采購計劃和《后勤物資采購申請表》上簽字確認。5.采購執行：-后勤管理部門根據審批通過的采購計劃，按照醫院采購管理相關規定，選擇合適的采購方式（如招標采購、詢價采購、定點采購等）進行采購。-后勤管理部門與供應商簽訂采購合同，明確物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。-后勤管理部門負責跟蹤采購進度，確保供應商按時、按質、按量供應物資。如遇特殊情況導致物資不能按時供應，后勤管理部門應及時與供應商溝通協調，并向相關科室說明情況。6.驗收入庫：-物資到貨后，后勤管理部門組織相關人員（如使用科室代表、質量管理人員等）按照采購合同和質量標準進行驗收。-驗收內容包括物資的名稱、規格、型號、數量、質量等方面。驗收合格后，驗收人員在《物資驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續。-對于驗收不合格的物資，后勤管理部門應及時與供應商聯系，要求其更換、補貨或采取其他處理措施。五、特殊情況處理1.緊急采購：-對于因突發事件、緊急醫療任務等特殊情況導致的緊急物資需求，使用科室可填寫《緊急后勤物資采購申請表》，說明緊急采購的原因、物資名稱、規格、型號、數量等信息，并直接提交分管領導審批。-分管領導審批通過后，后勤管理部門應立即啟動緊急采購程序，優先保障物資供應。-緊急采購完成后，后勤管理部門應及時補辦相關手續，將采購情況補充記錄到采購檔案中。2.采購變更：-采購申請提交后，如因特殊原因需要變更物資的名稱、規格、型號、數量等信息，申請科室應填寫《后勤物資采購申請變更申請表》，說明變更原因及變更內容，并按照原審批流程重新進行審批。-后勤管理部門根據變更后的采購申請，及時與供應商溝通協調，辦理相關變更手續。六、監督與考核1.監督機制：-醫院內部審計部門負責對后勤物資采購申請過程進行監督檢查，定期或不定期對采購申請的流程執行情況、審批情況、物資使用情況等進行審計。-接受職工和患者的監督，對于發現的違規行為，任何人均有權向醫院相關部門舉報。2.考核評價：-建立采購申請考核評價制度，對各科室和后勤管理部門的采購申請工作進行考核評價。考核內容包括采購申請的準確性、及時性、合理性，采購計劃的執行情況，物資的使用效益等方面。-將考核結果與科室和個人的績效掛鉤，對在采購申請工作中表現優秀的科室和個人給予表彰和獎勵；對違反本制度規定的科室和個人，按照醫院相關規定進行處理。七、培訓與宣傳1.培訓：-后勤管理部門定期組織各科室相關人員進行后勤物資采購申請管理制度培訓，詳細講解采購申請流程、表格填寫規范、注意事項等內容，提高各科室人員對制度的理解和執行能力。-針對新入職員工，開展專門的采購申請制度培訓，使其盡快熟悉采購申請流程和要求。2.宣傳：-通過醫院內部宣傳欄、辦公系統、微信公眾號等渠道，廣泛宣傳后勤物資采購申請管理制度，提高制度的知曉率和透明度。