大學檔案館數(shù)字化制度?

一、總則1.為適應信息化時代發(fā)展需求，有效推進大學檔案館數(shù)字化建設(shè)，規(guī)范數(shù)字化檔案管理工作，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及檔案管理標準，結(jié)合本校實際情況，特制定本制度。2.本制度適用于大學檔案館數(shù)字化工作的全過程，包括數(shù)字化檔案的收集、整理、存儲、利用等各個環(huán)節(jié)。3.大學檔案館數(shù)字化工作應遵循真實性、完整性、安全性、便捷性的原則，確保數(shù)字化檔案信息的質(zhì)量和有效利用。二、組織與職責1.成立數(shù)字化工作領(lǐng)導小組：由檔案館館長擔任組長，副館長擔任副組長，各科室負責人為成員。負責統(tǒng)籌規(guī)劃檔案館數(shù)字化建設(shè)工作，制定數(shù)字化發(fā)展戰(zhàn)略和年度計劃，協(xié)調(diào)解決數(shù)字化工作中的重大問題。2.明確相關(guān)部門職責-技術(shù)部門：負責提供數(shù)字化工作所需的技術(shù)支持，包括硬件設(shè)備的選型與維護、軟件系統(tǒng)的開發(fā)與升級、網(wǎng)絡(luò)安全保障等。確保數(shù)字化工作的技術(shù)環(huán)境穩(wěn)定可靠，滿足檔案數(shù)字化處理和存儲的需求。-檔案業(yè)務(wù)部門：負責制定檔案數(shù)字化處理流程和標準規(guī)范，對檔案進行整理、編目、數(shù)字化加工等具體操作，并對數(shù)字化成果進行質(zhì)量審核。確保數(shù)字化檔案的內(nèi)容準確、完整，符合檔案管理要求。-信息服務(wù)部門：負責數(shù)字化檔案信息的發(fā)布與利用服務(wù)，建立檔案信息檢索平臺，為校內(nèi)各部門和師生提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)。同時，收集用戶反饋，不斷優(yōu)化服務(wù)功能。三、數(shù)字化檔案收集1.收集范圍：涵蓋學校在教學、科研、管理等各項活動中形成的具有保存價值的電子文件、紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本等。包括但不限于各類公文、科研報告、教學成果、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.收集方式-電子文件收集：建立電子文件歸檔接口，與學校各部門的辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等進行對接，實現(xiàn)電子文件的實時或定期自動歸檔。同時，要求各部門按照規(guī)定的格式和存儲位置，將電子文件及時移交至檔案館。-紙質(zhì)檔案數(shù)字化收集：對于需要數(shù)字化處理的紙質(zhì)檔案，由檔案業(yè)務(wù)部門按照一定的順序進行整理、編目，記錄檔案的基本信息，如檔號、題名、日期、來源等。然后組織專業(yè)人員或委托有資質(zhì)的數(shù)字化加工企業(yè)進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化加工工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像和文本數(shù)據(jù)。四、數(shù)字化檔案整理1.分類與編號：依據(jù)學校檔案分類方案，對數(shù)字化檔案進行科學分類，賦予唯一的檔號。檔號應遵循一定的編碼規(guī)則，確保其系統(tǒng)性、唯一性和穩(wěn)定性，便于檔案的管理和查詢。2.著錄與標引：按照國家和學校規(guī)定的檔案著錄標準，對數(shù)字化檔案進行詳細的著錄，準確記錄檔案的各項特征信息。同時，根據(jù)檔案內(nèi)容進行主題標引，提取關(guān)鍵詞，提高檔案信息的檢索效率。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化加工過程中形成的圖像文件、文本數(shù)據(jù)與相應的檔案目錄信息進行準確掛接，確保檔案信息的完整性和關(guān)聯(lián)性。通過數(shù)據(jù)掛接，實現(xiàn)檔案目錄與原文的快速檢索和查閱。五、數(shù)字化檔案存儲1.存儲系統(tǒng)建設(shè)：構(gòu)建安全可靠的數(shù)字化檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備，結(jié)合數(shù)據(jù)備份和恢復技術(shù)，確保檔案數(shù)據(jù)的長期保存。存儲系統(tǒng)應具備足夠的存儲空間，滿足檔案數(shù)字化不斷增長的需求。2.數(shù)據(jù)存儲格式：數(shù)字化檔案應采用通用、開放的存儲格式，如PDF/A、TIFF、JPEG等，以保證數(shù)據(jù)的長期可讀性和兼容性。對于特殊格式的電子文件，應同時保存相關(guān)的讀取軟件或轉(zhuǎn)換工具。3.數(shù)據(jù)備份策略：制定完善的數(shù)據(jù)備份策略，定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在異地，采用多種備份方式相結(jié)合，如全量備份、增量備份、差異備份等，確保在發(fā)生災難或數(shù)據(jù)丟失時能夠快速恢復數(shù)據(jù)。同時，定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復測試，保證備份數(shù)據(jù)的可用性。六、數(shù)字化檔案安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全：建立健全網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法訪問。對數(shù)字化檔案存儲系統(tǒng)和傳輸網(wǎng)絡(luò)進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.數(shù)據(jù)安全：對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行嚴格的權(quán)限管理，根據(jù)用戶的角色和職責分配不同的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性。對涉及國家機密、學校敏感信息的檔案數(shù)據(jù)，應采取加密存儲和傳輸措施，防止數(shù)據(jù)泄露。3.人員安全：加強對參與數(shù)字化工作的人員進行安全培訓，提高其安全意識和操作技能。簽訂保密協(xié)議，明確其在數(shù)字化工作中的安全責任和義務(wù)，防止因人為因素導致的安全事故。七、數(shù)字化檔案利用1.利用方式：通過學校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和檔案信息檢索平臺，為校內(nèi)各部門和師生提供數(shù)字化檔案的在線查詢和利用服務(wù)。對于校外人員的利用需求，按照學校相關(guān)規(guī)定辦理申請手續(xù)，經(jīng)審核批準后提供相應的檔案信息服務(wù)。2.利用權(quán)限：根據(jù)檔案的密級和利用目的，設(shè)定不同的利用權(quán)限。對于開放檔案，用戶可直接查詢和瀏覽；對于限制利用的檔案，需經(jīng)過嚴格的審批流程，在規(guī)定的范圍內(nèi)進行查閱和使用。嚴禁任何單位和個人未經(jīng)授權(quán)擅自復制、傳播數(shù)字化檔案信息。3.利用記錄與統(tǒng)計：建立數(shù)字化檔案利用記錄系統(tǒng)，詳細記錄用戶的利用行為，包括利用時間、利用內(nèi)容、利用目的等信息。定期對利用記錄進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用情況和需求趨勢，為檔案管理和服務(wù)提供決策依據(jù)。八、數(shù)字化檔案質(zhì)量控制1.建立質(zhì)量控制體系：制定數(shù)字化檔案質(zhì)量控制標準和流程，明確各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量要求和檢驗方法。在數(shù)字化加工過程中，實行全過程質(zhì)量監(jiān)控，對檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)進行定期抽檢和驗收，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量符合標準。2.質(zhì)量問題處理：對于質(zhì)量抽檢中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋給相關(guān)責任人進行整改。整改完成后，重新進行質(zhì)量檢驗，直至達到質(zhì)量標準。對質(zhì)量問題嚴重的數(shù)字化加工項目，應追究相關(guān)責任單位和人員的責任。九、培訓與考核1.培訓計劃：定期組織檔案館工作人員參加數(shù)字化業(yè)務(wù)培訓，包括檔案數(shù)字化技術(shù)、信息技術(shù)、安全管理等方面的培訓內(nèi)容。同時，鼓勵工作人員自主學習和參加相關(guān)學術(shù)交流活動，不斷提高其數(shù)字化業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.考核機制：建