集團禮品庫管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范集團禮品庫的管理，確保禮品的采購、存儲、發(fā)放等環(huán)節(jié)有序進行，合理控制禮品使用成本，充分發(fā)揮禮品在集團業(yè)務拓展、客戶關(guān)系維護、員工激勵等方面的作用，提升集團整體形象和運營效率。2.適用范圍本制度適用于集團總部及各下屬子公司、分公司。3.基本原則合規(guī)性原則：禮品管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保各項操作合法合規(guī)。預算控制原則：禮品采購及使用應納入年度預算管理，嚴格控制費用支出，不得超預算執(zhí)行。實用性原則：所選擇的禮品應具有一定的實用性和適用性，能夠滿足不同場景和對象的需求。公平性原則：禮品發(fā)放應遵循公平、公正、公開的原則，避免出現(xiàn)不公平對待的情況。保密性原則：涉及禮品庫管理的相關(guān)信息應嚴格保密，防止信息泄露。二、禮品庫管理職責分工1.人事行政部門負責制定和完善禮品庫管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。匯總各部門禮品需求，結(jié)合公司預算，制定年度禮品采購計劃。負責禮品的采購、驗收、入庫、存儲、發(fā)放等日常管理工作。定期盤點禮品庫存，確保賬實相符，并及時清理過期、損壞等不符合要求的禮品。建立禮品使用臺賬，記錄禮品的領(lǐng)取、發(fā)放對象、用途等信息。對禮品庫管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議和措施。2.財務部門負責審核禮品采購預算及費用報銷，確保資金使用合理合規(guī)。對禮品采購、發(fā)放等環(huán)節(jié)涉及的財務數(shù)據(jù)進行核算和監(jiān)督。3.各需求部門根據(jù)業(yè)務需要，提前向人事行政部門提交禮品需求申請，明確禮品用途、對象、數(shù)量等信息。配合人事行政部門做好禮品的發(fā)放和使用效果反饋工作。三、禮品采購管理1.采購計劃制定每年末，人事行政部門應收集各部門下一年度禮品需求，結(jié)合公司業(yè)務發(fā)展規(guī)劃、客戶關(guān)系維護重點、員工激勵計劃等因素，編制年度禮品采購計劃。采購計劃應明確禮品的種類、規(guī)格、數(shù)量、預算金額等詳細信息，并報公司領(lǐng)導審批。2.供應商選擇與管理人事行政部門應建立禮品供應商名錄，通過招標、詢價、比選等方式選擇優(yōu)質(zhì)供應商。對供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等進行評估和審核，定期更新供應商名錄。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括禮品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。3.采購流程禮品采購應嚴格按照審批后的采購計劃執(zhí)行。采購人員根據(jù)需求向供應商發(fā)送采購訂單，明確采購的禮品種類、數(shù)量、規(guī)格、交貨時間等要求。供應商應按照采購訂單要求及時組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并提供相應的發(fā)票、送貨單等憑證。采購人員收到貨物后，應會同相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合采購合同要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與供應商溝通協(xié)商解決。驗收合格的禮品，采購人員應及時辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的禮品，應及時通知供應商退換貨或采取其他補救措施。四、禮品入庫管理1.入庫流程禮品到貨后，采購人員應填寫《禮品入庫單》，詳細記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商名稱、采購日期等信息。將《禮品入庫單》連同禮品一起送交倉庫管理人員。倉庫管理人員根據(jù)入庫單對禮品進行核對和清點，確認無誤后在入庫單上簽字確認，并將禮品存放至指定的倉庫區(qū)域。2.庫存管理倉庫管理人員應按照禮品的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，建立清晰的庫存臺賬，記錄禮品的出入庫情況。定期對禮品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為季度或年度盤點。對于庫存數(shù)量不足的禮品，倉庫管理人員應及時通知人事行政部門進行補貨；對于長期積壓、過期、損壞等不符合要求的禮品，應及時清理，并填寫《禮品報廢申請表》，報人事行政部門審核后進行處理。五、禮品發(fā)放管理1.發(fā)放原則禮品發(fā)放應嚴格按照公司規(guī)定的適用范圍、發(fā)放標準和審批流程進行，確保公平、公正、公開。嚴禁擅自擴大禮品發(fā)放范圍或提高發(fā)放標準。2.發(fā)放流程各需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《禮品領(lǐng)用申請表》，詳細說明禮品的用途、發(fā)放對象、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交至人事行政部門。人事行政部門對禮品領(lǐng)用申請進行審核，審核內(nèi)容包括申請的合理性、是否符合發(fā)放標準、庫存是否充足等。審核通過后，報公司領(lǐng)導審批。經(jīng)審批同意后，人事行政部門根據(jù)《禮品領(lǐng)用申請表》開具《禮品發(fā)放單》，倉庫管理人員憑發(fā)放單發(fā)放禮品，并在發(fā)放單上簽字確認。領(lǐng)取禮品的人員應在《禮品發(fā)放單》上簽字確認，如因特殊原因無法本人簽字的，可由他人代簽，但需注明代簽原因。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要臨時發(fā)放禮品，需求部門可先口頭向人事行政部門提出申請，經(jīng)同意后先行發(fā)放，但事后應及時補辦相關(guān)手續(xù)。對于因各種原因退回的禮品，人事行政部門應及時辦理入庫手續(xù)，并在庫存臺賬中進行記錄。六、禮品使用監(jiān)督與評估1.使用監(jiān)督人事行政部門應定期對禮品的使用情況進行檢查和監(jiān)督，確保禮品按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。各需求部門應配合人事行政部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供禮品使用情況的相關(guān)信息。2.效果評估人事行政部門應建立禮品使用效果評估機制，定期對禮品的使用效果進行評估。評估內(nèi)容包括禮品是否達到預期目的、客戶或員工的滿意度等。根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，及時調(diào)整禮品采購計劃和發(fā)放策略，提高禮品使用的針對性和有效性。各需求部門應在禮品使用后及時向人事行政部門反饋使用效果，提供相關(guān)意見和建議。七、禮品庫安全管理1.倉庫安全倉庫應配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設施設備，確保禮品存儲安全。倉庫管理人員應定期對設施設備進行檢查和維護，確保其正常運行。倉庫內(nèi)嚴禁吸煙、明火作業(yè)等，保持倉庫環(huán)境整潔，通道暢通。2.數(shù)據(jù)安全禮品庫管理涉及的各類數(shù)據(jù)應妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露等情況發(fā)生。對禮品庫管理系統(tǒng)的操作權(quán)限應進行嚴格控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。定期對禮品庫數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全的位置，并做好標識和管理。八、禮品庫信息化管理1.建立禮品庫管理系統(tǒng)人事行政部門應建立禮品庫管理系統(tǒng)，實現(xiàn)禮品采購、入庫、存儲、發(fā)放、庫存盤點等環(huán)節(jié)的信息化管理。禮品庫管理系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，方便管理人員實時掌握禮品庫存及使用情況。2.系統(tǒng)操作與維護禮品庫管理系統(tǒng)的操作人員應經(jīng)過專門培訓，熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能。定期對禮品庫管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)