項目部采購管理制度一、總則（一）目的為加強項目部采購管理，規范采購行為，降低采購成本，保證采購質量，提高采購效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司項目部所有采購活動，包括工程物資、設備、辦公用品、服務等各類采購。（三）基本原則1.按需采購原則：根據項目實際需求進行采購，避免盲目采購和重復采購。2.質量優先原則：確保所采購的物資和服務符合項目要求和相關標準。3.成本控制原則：在保證質量的前提下，努力降低采購成本，提高資金使用效益。4.公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，杜絕腐敗行為。二、采購組織與職責（一）采購決策機構項目部成立采購領導小組，由項目經理擔任組長，項目技術負責人、商務經理等相關人員為成員。采購領導小組負責審議采購計劃、采購方式、采購合同等重大采購事項，做出決策。（二）采購執行部門項目部設采購部門，負責具體采購工作的實施。采購部門應配備專業的采購人員，明確其職責和分工。采購人員應具備良好的業務素質、溝通能力和職業道德。（三）各部門職責1.采購部門負責制定采購計劃，組織采購活動，選擇合格供應商，簽訂采購合同。負責采購物資和服務的催交、驗收、付款等工作。建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。收集市場信息，掌握物資價格動態，為采購決策提供依據。2.需求部門提出采購需求，明確采購物資和服務的規格、型號、數量、質量等要求。參與采購計劃的制定和供應商的選擇。負責采購物資和服務的驗收工作，對驗收結果負責。3.財務部門負責審核采購預算，安排采購資金。參與采購合同的審核，監督采購款項的支付。負責采購成本的核算和分析。4.技術部門提供采購物資和服務的技術標準和要求。參與供應商的技術評審，協助采購部門解決技術問題。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.需求部門應根據項目進度計劃和實際需求，提前編制采購需求清單，并提交給采購部門。2.采購部門根據需求部門提交的采購需求清單，結合庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應包括采購物資和服務的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間、采購預算等內容。3.采購計劃應經采購領導小組審議通過后實施。（二）采購計劃的調整1.在采購計劃執行過程中，如因項目變更、設計調整、市場變化等原因需要調整采購計劃，需求部門應及時通知采購部門。2.采購部門根據需求部門的通知，對采購計劃進行調整，并重新提交采購領導小組審議。四、采購方式選擇（一）公開招標1.適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目。2.采購部門應按照相關法律法規和公司規定，編制招標文件，發布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。3.公開招標應邀請至少三家符合條件的供應商參加投標。（二）邀請招標1.適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占項目采購價值比例過大的項目。2.采購部門應根據項目特點和供應商情況，選擇不少于三家符合條件的供應商，向其發出投標邀請書，并組織開標、評標、定標等工作。（三）競爭性談判1.適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，或者技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的項目，或者采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，或者不能事先計算出價格總額的項目。2.采購部門應成立談判小組，與不少于三家供應商進行談判，確定成交供應商。（四）單一來源采購1.適用于只能從唯一供應商處采購的項目，或者發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目，或者必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。2.采購部門應填寫單一來源采購審批表，說明采購理由，經采購領導小組批準后實施。（五）詢價1.適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.采購部門應向不少于三家供應商發出詢價通知書，要求其報價，根據報價情況確定成交供應商。五、供應商管理（一）供應商的選擇1.采購部門應建立供應商選擇標準，包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、服務等方面。2.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，并對供應商進行調查和評估。3.采購部門應組織相關部門對供應商進行評審，選擇合格的供應商列入供應商名錄。（二）供應商的評價與考核1.采購部門應定期對供應商進行評價和考核，評價內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格等方面。2.采購部門應根據供應商的評價和考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。（三）供應商的維護與溝通1.采購部門應與供應商保持良好的溝通，及時了解供應商的生產經營情況和市場動態，協調解決采購過程中出現的問題。2.采購部門應定期向供應商反饋采購需求和使用情況，幫助供應商改進產品和服務質量。六、采購合同管理（一）合同的簽訂1.采購部門應在確定成交供應商后，及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資和服務的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等內容。2.采購合同應經采購部門負責人審核，財務部門會簽，采購領導小組批準后簽訂。（二）合同的執行1.采購部門應按照采購合同的約定，及時通知供應商組織生產和發貨，并跟蹤采購進度。2.供應商應按照采購合同的約定，按時、按質、按量交付采購物資和服務。采購部門應組織相關部門對采購物資和服務進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續。（三）合同的變更與解除1.在采購合同執行過程中，如因項目變更、設計調整、市場變化等原因需要變更或解除采購合同，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂變更或解除協議。2.變更或解除采購合同應經采購部門負責人審核，財務部門會簽，采購領導小組批準后實施。（四）合同的歸檔與保管1.采購部門應建立采購合同檔案，對采購合同進行分類整理、編號登記，并妥善保管。2.采購合同檔案應包括采購合同文本、招標文件、投標文件、評標報告、驗收報告、付款憑證等相關資料。七、采購驗收管理（一）驗收標準1.采購物資和服務的驗收應按照采購合同約定的質量標準和相關國家標準、行業標準進行。2.需求部門應根據采購物資和服務的特點，制定具體的驗收方案，明確驗收流程和驗收方法。（二）驗收程序1.采購物資和服務到貨后，采購部門應及時通知需求部門組織驗收。2.需求部門應組織相關人員按照驗收方案進行驗收，驗收合格后填寫驗收報告。3.驗收報告應包括采購物資和服務的名稱、規格、型號、數量、質量狀況、驗收結論等內容，并由驗收人員簽字確認。（三）驗收結果處理1.驗收合格的采購物資和服務，采購部門應辦理入庫手續，并按照采購合同的約定支付貨款。2.驗收不合格的采購物資和服務，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商采取整改措施或退換貨等處理方式。如供應商拒絕處理或處理后仍不符合要求，采購部門應按照采購合同的約定追究供應商的違約責任。八、采購付款管理（一）付款申請1.采購部門應在采購物資和服務驗收合格后，及時填寫付款申請單，并附上采購合同、驗收報告、發票等相關資料。2.付款申請單應包括采購物資和服務的名稱、規格、型號、數量、金額、付款方式、付款期限等內容。（二）付款審批1.付款申請單應經采購部門負責人審核，財務部門會簽，采購領導小組批準后支付。2.財務部門應按照采購合同的約定和公司財務制度的規定，對付款申請進行審核，確保付款金額準確無誤，付款方式符合規定。（三）付款方式1.采購付款方式應根據采購合同的約定和公司財務制度的規定執行，一般包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。2.對于金額較大的采購項目，應盡量采用銀行承兌匯票等延期付款方式，以降低資金成本。九、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險等。2.采購部門應根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，降低采購風險。（二）風險應對措施1.市場風險應對措施：采購部門應密切關注市場動態，及時掌握物資價格變化情況，合理安排采購時間，避免因市場價格波動導致采購成本增加。2.供應商風險應對措施：采購部門應加強對供應商的管理，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商，建立供應商評價和考核機制，及時淘汰不合格供應商。3.質量風險應對措施：采購部門應嚴格按照采購合同約定的質量標準進行驗收，加強對采購物資和服務的質量檢驗，確保所采購的物資和服務符合項目要求。4.合同風險應對措施：采購部門應加強對采購合同的管理，嚴格按照合同簽訂流程簽訂合同，明確雙方的權利和義務，加強對合同執行情況的跟蹤和監督，及時處理合同糾紛。十、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對項目部采購活動進行審計監督，檢查采購制度的執行情況、采購程序的合規性